高职院校二级学院行政秘书工作探微

安婧

［摘要］ 环顾当下校院两级管理新的形势，高职院校二级学院成为了一个相对独立开来，集教学、科研和管理于一身教学单位，为了更好地执行学院办公室行政事务，高校二级学院行政秘书的作用不可或缺。本文主首先简单阐述二级学院行政秘书工作的职责、特点及其自身应具备的素质与能力，然后分析当前二级学院行政秘书工作存在着哪些问题，最后提出相应的改进建议。

［关键词］ 高职院校； 二级学院； 行政秘书； 工作； 素质； 问题

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 055

［中图分类号］G64［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）20- 0090- 02

高职院校二级学院办公室是学院的主要行政事务的管理机构，行政秘书在办公室中的作用不可忽视，行政秘书是学院领导的智囊和助手，是学院行政事务最为主要的执行者，具有多桥梁性，通过行政秘书实现学院领导、学校其他部门、师生等多方的有效链接，是协调各个部门、保证学院正常稳定运转的关键所在。所以，行政秘书对自身工作的职责和特点、自身的工作存在问题和如何应对有所了解，只有切实提升自身素质，才能更好地提高学院管理水平，并通过工作效率的提升，促进学校更为健康的发展。

１二级学院行政秘书工作职责分析

二级学院行政秘书的学院办公室工作中涉及到学院工作的方方面面，通常情况下分为以下5个方面工作。

１．１日常工作

高职院校二级学院办公室管理工作每天都在正常进行，日常工作是二级学院行政秘书工作职责的重点所在，日常工作中行政秘书负责以下3个方面：

（１） 文件管理：学院办公室时常有需要上报的文件，行政秘书必须做好本院各类需要上报文件的文字校对、文件呈送及其存档管理工作；每天都有来自于上级或院内各个部门传输过来的各类文件，行政秘书必须做好这些文件登记、精神传达、阅读反馈及文件归档工作。

（２） 信息管理：行政秘书在信息管理中应做好学院的教职工个人详细信息的收集、维护和整理工作。

（３） 资产管理：资产是学院最值得管理和维护的部分，涉及到开源节流，关系到学院的可持续发展，日常办公用品的保管、领取和发放工作需要行政秘书做到位，认真负责好自己所在部门固定资产如办公设备、家具等资产的采购申请、日常管理及账务存档工作，积极地配合资产管理职能部门定期对所在部门进行固定资产盘点清查工作，根据部门资产使用实际提出合理的维护、报废和更新建议。

１．２人事工作

人事管理是二级学院又一个管理重点，在具体的人事工作中，行政秘书应协助分管领导做好包括对教职工招聘、考核、考勤、奖惩工作、职称评定、岗位聘任、人事调动等等工作。同时应将院校的各项规章制度传达给新教职员工，如果有必要安排好事务性培训帮助新员工尽快地适应工作。

１．３文字工作

在学院工作中，行政秘书应在领导的指示下负责起草、校对下发通知、文件和相关上报材料等等，还要做好学院各类、各级会议的文字准备工作，为了学院工作更为有序，行政秘书应协助好学院领导做好工作规划的制订工作，完成学院有关的规章制度的起草和制订文字工作等等。

１．４外联工作

学院是一个流动、开放的系统，尤其是每年的毕业和招生阶段会有学生家长来院进行相关问题的咨询，平时还有其他外单位人员尤其是兄弟院校来学院进行调研和交流，遇到这些情况，行政秘书要代表学院办公室做好相关的接待工作，维持学院良好的外在形象。

１．５突发工作

在学院工作中，总有一些突然发生的事情，例如，领导临时性的工作安排，或办公室其他人员因特殊情况缺岗，行政秘书要处理好这种临时性的突发替岗到来的份外工作，有时是教职工突然请假，要及时协调好其他教职工维持日常教学工作的稳定性。

２二级学院行政秘书工作特点分析

从行政秘书的工作职责来看，其工作具有如下几个特点。

２．１服务性的特点

服务性是行政秘书的重要工作特点。

（１） 服务于师生，行政秘书岗位的设置就是为了更好地为师生营造一个和谐教学及工作环境，保证师生有一种主人翁的感觉，体验到学院工作生活的舒适感。

（２） 服务于教学与科研，对于一个学院而言，教学与科研是基本职责所在，因此，行政秘书的工作特点要为教学与科研服务好，将学校的教学科研信息及时地传达到每一个教职工手上，为教职工的工作尽可能地提供方便。

（３） 服务于学院决策，这个工作特点包括了及时准确地为领导提供诸如调查、统计、通知等信息，确保领导的决策科学合理。在一些具体的决策形成过程中，行政秘书还要为了决策的准确性去收集合理化的依据，包括收集与整理相关资料，根据自己的调查给领导的决策提供合理化的建议，收集并集中师生关于某一个决策的观点等等。

２．２辅助性的特点

从二级学院的工作实际来看，院领导除了行政工作以外，还有着较为繁重的教学和科研任务，因此行政工作难以面面俱到，此时，行政秘书的作用就显得尤为重要了，学院领导起到宏观指挥和调控作用，具体的工作要求行政秘书辅助完成，行政秘书在具体的工作中充当助手这一重要角色，及时地完成领导布置的工作，并跟踪和督促直至工作完满完成。由于领导的工作繁忙，有些重要的事项和工作安排，行政秘书要及时进行汇报和提醒，对于工作出现的问题要及时地反馈给相关领导，以便及时地予以处理和解决。

２．３重复性的特点

由于院内的工作具有周期性和日重复性，所以行政秘书的工作亦是在反复出现、反复办理的过程中完成的。

２．４繁琐性的特点

从行政秘书的工作种类和接触的人员来看，其工作可谓是千头百绪、纷繁复杂，每天大多是见了这个人来了那个人，做完一件事又来一件事，有时是几件事情一起干，从实际工作量来看，其繁琐程度使得实际工作任务远远超过了其岗位职责要求。

３二级学院行政秘书必备素质能力分析

虽然看起来二级学院行政秘书工作属于基层工作，但是其烦琐而且对领导的决策有一定的影响，所以为了确保工作能够很好地完成，行政秘书必须拥有以下几项素质。

３．１政治思想素质要过硬

政治思想素质是一个人素质的核心所在。过硬的政治思想素质是保证行政秘书工作方向正确的前提，在这一素质的指引下，行政秘书才能自觉地站在正确的、先进的世界观角度抓住事物的本质，运用正确的途径来处理问题。

３．２科学文化素质要广博

在高职院校里各类人才聚集，要想与这些人才有效地沟通，行政秘书自身科学文化素质一定要广博，如若不然，其工作实践势必阻碍重重。具体而言二级学院的行政秘书要具备的科学文化素质有行政管理学知识、计算机知识、心理学知识、所在学院的一般专业知识、档案学知识，其他的如外语、文学、经济学、法律、美学等等知识。

３．３心理素质要健康

二级学院行政秘书要理顺错综复杂的人际关系，要面对繁杂琐碎的事务，因此健康的心理品质很重要。

（１） 行政秘书应对自己的职业充满兴趣，要乐观自信，在工作中要始终保持正确的自我意识和价值判断；

（２） 行政秘书应该热情坦率，热情坦率是一种积极的、主动的工作态度，是营造和谐的人际关系的必备素质；

（３） 工作上的挫折和困难是不可避免的，行政秘书要能从容面对，同时要能正确分析局势，锐意进取。

３．４个人能力素质要足够强

个人能力素质是工作完成质量的保证，具体而言为了更好地完成工作职责，行政秘书的个人能力素质必须较强，

（１） 行政秘书要从事各种文书的起草，所以文字功底要强；又要接触到各种各样的人，所以口头表达能力也要强。要确保在文件的起草和与他人交流过程中快速并准确地将自己的思想表达出来。

（２） 行政秘书有一大部分工作就是与他人交往，包括与领导、同事和校外人士的交往，而且有些交往涉及到具体的麻烦和矛盾，这就要求行政秘书具有较强的组织协调能力，要能够巧妙地解决来自于各个方面的矛盾。

（３） 从行政秘书的工作特点来看，繁琐且杂乱，但是事情又都是要做完并做好的，所以就要求行政秘书有很强的安排时间能力，结合自己可用时间和工作任务的重要程度合理地安排工作次序，确保工作的效率和质量。

（４） 社会是发展的，学院更是在不断地进步和发展的过程之中，为了更好地适应行政秘书这一工作，我们还应该提高学习新知识的能力，而且不断地拓宽学习的领域和途经来丰富自身的知识结构适应社会和学院的发展。

４二级学院行政秘书工作存在的问题

４．１社会对行政秘书工作重视程度的缺失，造成队伍的不稳定性

长期以来，社会各界对行政秘书这一工作缺乏正确的认识和合理的评价，没有重视行政秘书在行政管理中作用的重要性，甚至连行政秘书自己也认为自己只是个打打杂的人，缺乏合理的定位，导致在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面，都缺少必要的重视，在干部聘任、职称评定和利益分配等等权利方面都存在相对而言的不公正性，导致行政秘书在沉重的工作压力和责任压力下，感觉到付出的劳动与获取不成比例，工作繁忙，失去了进一步学习的时间和机会，在高学历人才集中的高职院校环境中行政秘书晋升的机会很小，加上很多高职院校当前实行的是“定岗定编”岗位设置，行政人员被紧紧地绑定在工作岗位上，所以，行政秘书的提升机会就更小了，由于个人发展空间的限制，加上职称晋升的困难重重，导致职业认同感的缺失，严重影响着行政秘书的工作积极性，其中有很多人不能安心从事行政秘书工作，离岗、转岗人员相比较其他岗位而言比较多，导致行政秘书队伍呈现出不稳定性。

４．２工作活力的缺失，大大制约了行政管理能力

行政秘书的工作看似简单，其实千头万绪、繁重且细致，处于学院行政管理工作的纽带桥梁位置，承上启下，上听命于学院各行政部门领导，下服务于广大师生，纠缠于具体且繁杂的事务之中，多靠经验办事，按照指令和文件精神处理工作，缺乏工作活力，更别谈主动参与性和科学预见性了。从高职院校对行政秘书的态度来看，大多为重使用、轻培养，很少送出去培训学习、交流进修，导致行政秘书的知识缺乏及时的更新，现代信息意识薄弱，大大制约了行政管理能力的提高。

５做好二级学院行政秘书工作的两点建议

５．１加强培训，提高行政秘书的工作效率

行政秘书从事的是管理工作管理是一门科学，也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍，卓有成效。

加强行政秘书的继续教育在行政秘书培训和知识更新方面，学校要加大投入，并在政策和经费上保证落实。制订切实可行的中、长期培训计划，多渠道、多形式加强行政秘书的培养，提高其专业素质和理论水平。经常组织行政秘书参加校内外行政管理研讨会和经验交流会，学习先进的管理经验，改进管理方法，提高管理水平；定期不定期组织岗位培训，尤其是对计算机的运用和操作技能的培训，提高工作效率。除此之外，还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作相关的学科知识，多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

５．２提高待遇，激发其工作积极性和主动性

行政管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持，学校各级领导要主动关心行政秘书的工作、学习和生活，在奖金发放、职务晋升、职称评定方面，要建立相应的激励机制，通过多种渠道解决行政秘书的后顾之忧。同时，要充分肯定行政秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的行政秘书，学校要在适当的时候，给予一定的物质奖励和精神激励，激发行政秘书的工作热情，充分调动其工作积极性和主动性，促使其开拓进取，大胆创新，为高等教育事业的改革和发展，奉献自己的聪明才智。

总的来说，行政秘书高职院校二级学院办公室行政事务管理中的作用不可忽视，行政秘书是学院领导的智囊和助手，是学院行政事务最为主要的执行者，具有多桥梁性，通过行政秘书实现学院领导、学校其他部门、师生等多方的有效链接，是协调各个部门、保证学院正常稳定运转的关键所在。本文限于版面仅仅探讨行政秘书工作的一角而已，以期达到抛砖引玉的作用，通过大家的努力，切实提升行政秘书的工作效率，促进行业更为健康地发展。

主要参考文献

［１］ 易丽丽，杨云芳，楼笑梅． 高校二级学院科研秘书应具备的素质［Ｊ］． 文教资料，２００６（１０）．

［２］ 胡虹． 谈高校院系行政秘书执行力的提升［Ｊ］． 秘书之友，２００７（１）：４４．

［３］ 唐镭． 新形势下高校院系办公室工作的思考［Ｊ］． 科技信息，２００９（３０）．

［４］ 储爱霞． 高校行政秘书工作探讨［Ｊ］． 管理观察，２００８（１８）．

［５］ 苏志兰． 提高高校院系行政秘书工作效率的对策［Ｊ］． 湖北函授大学学报，２０１０（１）．