检务档案电子管理模式的探索

肖玲

[摘 要]现在的档案管理工作日趋规范和完善，同时明确了档案工作职能和任务以及归档范围及整理要求，使各种文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，逐步走上了科学化、规范化、制度化轨道。

[关键词]检务 档案 管理

档案管理，是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动，其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度，防止不必要的或无用文件信息的干扰，简化文件制作、传递、处理以及利用的程序，改进文件工作的组织、控制方法，保证文件完成现行效用后得到适当的处置，并通过经济地保管和利用文件信息，最大限度地提高组织管理的质量和效率。

一、电子管理模式的特点和分类

1.电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则和方法对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还有其特有的原则和方法。

2.档案馆电子文件的管理模式

（1）集中式保管模式，是指将具有永久保存价值的文件（纸质或电子）送至国家指定或授权的机构、组织（通常为国家档案部门）集中保存，该类机构对其职能范围内的归档单位的档案工作进行领导、指导和监督，对其入馆档案进行实体和信息的双重控制。

（2）分布式保管模式，又称分散式保管，是指各组织、机构中产生的文件（纸质或电子）不统一移交给特定部门，而将其留存于本机构内部（库房或信息系统），加以保管和利用，该模式的代表就是“匹兹堡大学方案”。

二、检验检疫业务档案的介绍

1.检验检疫业务档案（以下简称检务档案）包括报检单及所附单证、检验检疫工作记录单、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据或其组合。归档是检验检疫工作流程的最后一个环节，即归档人员对通过CIQ2000出入境检验检疫综合业务计算机管理系统（以下简称CIQ2000系统）报检的检验检疫业务，根据报检类别和归档规则在CIQ2000系统中对符合归档条件的报检号逐批进行电子数据归档，并将报检单等纸质资料装订后按归档顺序号分类立卷存档。由于CIQ2000系统自动将归档号与报检号一一对应，通过报检号即可根据归档号所在的卷宗来快速调阅需要查询的报检单档案，所以，大多数检务部门都采用上述归档方式。

2.由于纸质检务档案记述并反映了检验检疫工作的全过程，为检验检疫机构内部查阅出入境货物检验检疫原始记录、了解检验检疫签证流程、确认检验检疫证单的更改/重发/核查计收费情况、检查工作质量，以及出境货物理赔案件的调查、入境货物重大索赔案件的处理、司法部门的诉讼调查举证、国内外有关部门的来函查询等发挥了一定的参考凭据作用。但是，随着检验检疫业务量的成倍增长，检务档案管理中归档过程较繁锁、归档工作量较大、档案库房占用量较多以及档案利用率较低等方面的问题日渐突出。

三、目前检验检疫部门检务档案管理的做法

1.参照企业分类管理方式，对企业进行分类建档。结合电子监管工作，对信誉好、进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理，在CIQ2000系统中电子数据归档不需逐份录入报检号而实行批量归档。检务部门对这类报检单在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门、单位注册号等条件进行待归档查询后，对符合归档条件的报检号进行批量归档；对这类报检单的纸质档案只需按企业名称、报检日期简单地建档立卷。在条件成熟时，逐步取消部分纸质档案，这样不仅有利于检验检疫部门和企业双方既节省人力、物力和财力，又提高工作效率，更充分发挥了企业分类管理与电子监管有机结合的优势，使资源得到合理配置和利用。

2.根据出入境货物的报检类别，货物的不同特性、不同风险度对不同货物进行分类建档。例如：对电子转单换证凭条到口岸换发通关单的“验证”出境货物，在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门等条件将其电子数据批量归档，其换证凭条可随通关单存档联一并存档，需要时可根据报检号查找通关单流水号及对应的换证凭条。而对涉及安全、卫生、环保的进出口敏感货物，实施卫生注册登记、质量许可管理等凭证报检的货物，或检验周期较长的大型成套设备，根据需要可较详细地按货物分类或主施检部门分类建立档案。

3.适当缩短普通纸质检务档案保存期限。《出入境检验检疫签证管理办法》（国检法[1999]386号）规定“检务档案保管期限：一般出境检验检疫档案为3年；入境检验检疫档案为4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现一类有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存。”在实际工作中，我们发现档案室90%以上的检务档案都是原封不动地存放3-4年后销毁，档案利用率较低。

四、检务档案电子管理模式的可行性分析

1.据粗略统计，调阅纸质档案的主要用途在于办理更改手续、工作质量检查、业务部门查阅资料和有关执法部门的来函查询等几个方面。如果在不违反检务档案管理原则和不影响检务档案利用的前提下，及时修订检务档案管理规章制度，适当缩短普通纸质检务档案保存期限，一定程度上可以解决档案库房占用量较多的问题。

2.由于检验检疫流程都经过CIQ2000系统进行处理的情况下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存外，普通纸质档案的角色有必要逐步向短期、精简的方向转变，通过分类管理的方式、利用CIQ2000系统的批量归档功能及修订现行的检务档案管理规章制度等措施，或许是加强检务档案的规范有效管理、合理利用资源和提高工作效率的有效途径之一。

3.目前电子档案管理系统，为档案现代化管理提供完整的解决方案，电子档案管理系统可以自成系统，提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化设计过程管理，形成更加完善的现代化信息管理网络。如果CIQ2000系统可以搭载《电子档案管理系统》，建立具有系统设置、权限管理、数据载入、整编组卷、检索利用、借阅管理、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块的检务档案管理系统。并对档案数据库进行备份，设定档案密级，按部门按专业按用户级别设定访问权限，日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作，同时在系统中持续管理档案文件，提供借阅、归还、催还等功能，实现全电子化的档案管理和检索查询，电子智能化处理与纸质档案管理有机结合，既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。

参考文献：

《出入境检验检疫签证管理办法》 国检法[1999]386号