高校公务卡与POS机联用推广的实践与建议

韩朋吉 赵芷馨

【摘 要】 现今POS机被广泛应用于商业领域并得到政府及企事业单位的认可，而高校也较早与POS结算系统接轨，利用公务主卡和子卡进行相关的划拨和报销结算，实现公务卡和POS机联用成为未来高校财务结算的趋势。基于这种情势，从公务卡和POS机自身的特点和联系上分析两者的兼容性，分析现阶段公务卡和POS机联用存在的接受程度、使用机制及套现的风险，据此来提出高校公务卡和POS机联用推广的合理化建议。

【关键词】 高校； 公务卡； POS机； 推广

近年来，随着我国财政国库收付制度改革的推进，为了实现对资金的有效监控和管理，国家加快了财政性资金纳入统一账户体系的步伐。现阶段，高校的预算从零余额中提现后，财政部门对这部分资金的监控失力现象显现，为解决这种监管的真空状态，国家推行公务卡制度。在实践中，高校在日常的核算和报销上基本还是以提现为主，公务卡的优势无法真正地发挥出来。随着POS机的推广和使用，现金支取部分的透明度低的问题虽然有所改变，但是漏洞明显，现阶段实现透明消费仍有困难。公务卡的推广和建立能够有效弥补POS机上支出透明消费的问题。因此，如何解决运用POS机结算系统有效地实现公务卡的推广和使用，成为了将公务支出置于阳光下的重点，这也会更有效地发挥公务卡在结算方式上便捷性、支付透明、便于消费监控的特点。

一、高校公务卡与POS机之间的联系

公务卡作为一种结算支付方式，主要是向单位客户发行的，以卡片为介质，凭密码为客户办理相关联账户支付结算及法人理财业务的账户，是集合管理、使用的工具，具有身份识别、转账汇兑、现金存取、信息报告、投资理财等功能。公务卡的一张卡片可同时关联客户名下多个账户，实行统一管理，并可根据客户内部资金管理不同级别、不同权限的使用需求，配发主卡、子卡。

公务卡在实际结算中同普通信用卡的用途相类似，针对其主要用于公务日常支出和财务核算报销的特点，在实际的消费使用中具有授信消费和财务监管的功能，并依据统一的电子支付转账系统实现结算效率的提升。对于高校日常发生的差旅费、会议费、招待费和零星采购支出等费用的报销，要积极地推广使用公务主卡进行划拨结算，子卡进行报销的制度。

POS（Point Of Sales）机作为现今流行于商业的支付结算方式，在个人金融领域发挥着重要的作用，但在高校的应用上目前还处于探索阶段。究其本源即是一种在单位主卡与子卡之间的现金转账业务，通过网上银行及电子商务的一系列金融管理的优势平台，充分地利用银行的强大网络功能实现公务现金划拨。在高校财务向信息化普及的趋势下，利用POS机在结算上的优势可以更加方便单位与个人之间，单位主卡与子卡之间的业务结算，并在其实际运行中将单位与教职工个人间债权债务关系转变为银行与客户间的债权债务关系，与传统的现金结算相比，使用POS机结算系统的公务卡在与其的配合中具有如下优势，如表1所示。

目前，高校公务卡支取结算的范围主要是基层单位中使用现金结算的科研、教学、行政和后勤等公用经费支出，主要包括差旅费、加班费、会议费、稿酬、招待费、奖励及其他的零星购买支出等。公务卡分为主卡和子卡，主卡主要针对某一个科研、教学、行政和后勤部门的财务划拨收支，子卡主要是针对报销时使用的卡片，两者都要使用财务POS报销系统进行结算，两者的主要功能一样具备了签到、签退、双向转账、查问交易明细以及打印等，客观上提高了会计核算中从审核到复核的工作效率。

二、公务卡在POS结算系统中的应用

公务卡在实际的操作中，一直以来坚持采取“银行授信额度，个人先行支付，单位审核报销，财政实时监控”等的操作管理机制。因此，在高校推行公务卡的过程当中为实现经济业务的真实性、透明性，要围绕着POS机的结算功能，设立相应会计科目来进行核算，并在使用机制上设计基于POS机结算系统的报销流程。由于公务卡在POS机的报销流程与过去现金报销的流程上有很大的不同，对于公务卡主卡中的金额拨付到子卡进行公务经费转账，经办人在购买后要上交银行卡POS付款凭条，并与相应的发票等报销原始凭证进行对账并核销，按照高校规定的财务报销程序审批办法，在与批发零售商对账后，确保银行信息核对无误后用子卡进行报销，将发票和POS付款凭条一并作为原始凭证，并将报销金额从主卡划入相应的公务子卡内。

工作时，将POS结算系统主卡在POS机上刷卡并输入有关结算金额、使用密码等业务信息，在此期间，由POS机结算系统将获得的消费信息通过网络传送到银行对账的主机，再刷报账经办人员的子卡，接受POS机系统返回的处理结果，实现主卡与子卡之间资金的实时划转。经办人员按规定使用公务卡刷卡后，取得相应的报销原始凭证和POS机消费凭条，解决了以往实拨资金使用后拖延报销的问题，到财务部门报销，财务部门将金额从主卡划拨到子卡上，也减少了报销人携带和管理现金的风险。同时也可对公务人员的消费清单进行详查，在不同程度上解决了“坐支”和“虚报冒领”等现金使用问题，减少了传统为报销出现的凑票、多开、虚开发票的现象。基于公务卡的及时性、低风险、透明化和低成本的特性，推广公务卡与POS机联用优势更加显性。

三、高校公务卡与POS机联用机制上的制约因素

公务卡作为未来各单位结算的主要媒介，POS机作为消费的接受手段，已成为货币交易的新生事物，虽然在使用过程中快捷、方便，在交易过程中降低了风险，但在公务的报销推广中还存在一定的难度，有以下制约因素：

（一）公务卡与POS机联用的认同度较低

受传统报销方式的影响，领取现金的结算方式一直是报销的主要手段，特别是对于一些年纪大的教职员工很不适应持公务卡消费的习惯，对公务卡的认识不到位，且有些教职员工完全不清楚公务消费的便利特点，“一手交钱一手交货”的陈旧落后主流的消费模式根深蒂固，对公务卡的信用消费方式存在认识误区，对手续费、罚息、滞纳金等费用的产生不甚了解，认为还是报销后拿到现金比较可靠，限制了在公务卡进行各项教学、科研、行政和后勤等结算上的使用。同时，在教职工下乡调研时，许多中小城市公务卡刷卡网络系统建设较为落后，POS机覆盖率低，在调研与考察过程中不是所有的场所都提供刷卡消费，使公务卡的消费受到限制，而且商家出于逃税、减少银行手续费等各种目的不愿刷卡结账，“吃回扣”、利用POS机套现等犯罪行为，也威胁着公务卡的使用频度，这也无形中限制了公务卡的推广使用。

（二）POS机使用机制的不健全，影响公务卡使用的安全性

在现阶段，银行对公务卡的使用也处于推广阶段，办理、注销、查询等业务没有统一的管理办法和服务指南，对于出现的问题不能及时处理，也没有有效的处理机制。大多数教学、科研支出的经办人在消费后没有留POS机凭条的习惯，在报销时就不能提供相关刷卡消费凭据，而对于这种情况，高校多用白条抵付，无法正确地反映会计信息，违反了会计的真实性原则。同时教职员工现有的各种银行卡太多，每年要缴纳银行卡的年费，无形中产生了大量的费用，而且在实际购买付款过程中不能使用公务卡的情况下，在无POS机消费的地区，需要在就近银行提取一定量现金的消费，无形之中增加了大量的交易费用，提取现金需要手续费也多数无法在报销中实现核销，在报销过程中也容易使教职工产生抵触情绪，与财务人员产生冲突。因此POS机和公务卡的使用机制急需健全。

（三）POS机消费存在利用公务卡套现的风险

当前，我国公办高校的收入以财政拨款（预算资金）和预算外资金为主，财政拨款纳入国库单一账户体系管理，公务卡具有财政监管的独特属性，授信额度一般高于普通信用卡，具有取现、转账、消费等普通信用卡的共同属性。基于这种信用功能，持公务卡的教职员工可以在一定的消费场所进行套现，将原本用于公务的消费用于个人消费，如果个人消费没有按时偿还，高校不仅要协助银行追偿欠款，甚至有可能要承担一部分连带责任。银行要向高校按照刷卡金额的一定比例，收取一定的POS机使用费，致使高校无形中增加了大量的财务费用，如对教职员工进行费用的转移，这就增加了购买者的采购成本。这在一定程度上增加了高校相关部门的工作负担，也间接影响高校在银行系统的信用。这为以后高校获取银行贷款的难度埋下了伏笔，还会导致筹资成本增加，不利于高校教学科研事业的发展。

四、公务卡与POS机联用推广使用的合理性建议

在公务卡的使用中，高校在会计核算中可以通过银行凭条等会计记录来真实地反映公务卡的划拨和报销过程中的信息，根据POS机的运用实现消费信息的有效跟踪，以实现相互牵制各单位消费比例的情况来保障经济业务的真实性、合法性和完整性。基于此，可以看出在实际使用中公务卡的推广利大于弊，因此，财务部门要加强单位内部预算划拨和报销流程的设置以保证公务卡进一步的使用和推广。

（一）严格界定POS机和现金支出的使用范围

为确保POS机结算系统的科学规范使用，应从制度上界定公务卡结算和现金的使用范围，高校要按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定，根据不同的情况来区分使用POS机和现金支取，针对POS机和现金结算制定使用范围，同时根据内控会计制度的规定，学校教职员工实行公务卡后将现金结算最小化，并且强制规定不得用于个人的消费结算。在公务卡推广的过渡阶段，除特殊情况，经单位领导与财务审核同意后，严格限制在教学科研等经费支出上的现金的使用。

（二）核定主卡的转入金额和子卡报销金额进行合理预算

高校应结合本单位的财务制度，明确主卡的预算及转入金额数量，建立健全子卡报销制度，建立一套明确合理的用卡范围和报销程序。高校在保证日常报账业务运行的情况下，建立一定的现金需求量制度，财务部门要编制相关预算，严格根据预算指标来实现分配，确定授信额度，对主卡的转入金额应有明确的规定，如果超过预算规定的限额，则需要报财务部门领导批准后，方可办理相关转入手续。同时按照银行核算的有关规定，子卡只能使用专用POS机进行操作，对报销的时间性差异所造成的损失由报账人个人承担责任。在明确公务卡的使用范围上，严格执行“一人一卡”的实名制子卡管理制度，对于借调、调离、聘用、离职、离退休人员不得开设公务卡，并将相关信息录入国库集中支付系统，锁定公务卡在POS机上的透支能力。将公务卡结余作为下年度的预算，并且在会计账务上，重新在借方列到“银行存款——基本户”上。

（三）进一步完善高校内部财务控制制度

高校在进一步深化预算改革过程中，应该根据单位的合理情况编制预算，完善关于在使用公务主卡过程中发生的转账结算、公务卡结算和公务卡结算后的库存现金使用规定，充分发挥预算在资源配置中的主导作用，合理估计现金库存，强化预算执行，严格控制支出。通过公务主卡与子卡之间的划拨关系，监督公款使用提升专款专用的效率，防止公款私用。对于超限的现金支出应增加公务卡使用的弹性机制建设并统一规范，在POS机上明确其消费范围，加强现金提取的审批制度，控制现金使用范围和额度，对公务卡消费行为进行合法性、合规性、合理性审核，充分利用POS机的追踪特点，监督公务卡的使用范围，将公务卡的使用和管理纳入年度财务检查和审计范围，检查核实公务消费的真实性、合理性。

（四）加大对公务卡和POS机联用推广的优点宣传

强化高校财务管理，结合本单位的实际和业务特点，宣传和推广公务卡，完善POS机结算系统网络，将两者有效地结合联用。加强财政部门、高校和代理银行之间的合作，充分利用网络来宣传和推广公务卡在POS机结算系统上的应用，加强公务卡的管理制度、完善POS机操作流程。对财务人员、教职工进行相关的系统培训，对高校教职员工所遇到的问题能够及时地解决，让持卡的教职员工充分理解公务卡的管理要求，POS机实现便利的同时，规范其用卡行为，对于借款可以明确其归还期限，对于超过借款期限的，财务应减少下一阶段的预算额度，将借款额扣除并列入个人年度考评项目中，约束持卡人的借款额度，提高其信用意识，为更好地推广公务卡和POS机的联用做准备。

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