对加强高校财政专项经费管理的思考

陈慧仪

专项经费是高校预算经费的重要组成部分。近年来，财政对教育的投入逐渐增大，高等学校从上级有关部门取得的有指定项目和用途的财政专项资金逐年增加，上级部门将会对高校专项资金的管理提出更高要求，但目前很多高校对此类专项经费的管理方面并没有给予足够的重视，使得高校财政专项经费的管理存在不少问题，对学校的资金需求和未来发展产生巨大影响，加强专项经费的管理势在必行。

一、高校财政专项经费的定义和种类

高校财政专项从性质来分，主要有两大类，一类是科研类；另一类是非科研类。高校财政专项经费是指高等学校从上级有关部门取得的有指定项目和用途的非科研的专项资金，如各种修购专项、“千百十”专项、新世纪优秀人才、学生夏令营专项等。高校财政专项经费既有以国库形式下达的，也有以非国库形式下达的。一个专项经费既可以用于一个项目，也可以用于多个项目。科研类的专项经费由科研部门管理，本文主要讨论非科研经费类的专项资金管理。

二、目前高校财政专项经费管理现状和问题

（一）专项经费申报和管理分散

目前不少高校的专项经费都是由经费相关的部门分散申报和管理，但所谓的管理就是负责把经费分配下去，用完为止。如某些高校教务处只负责与本科教学经费有关的项目立项和分配经费工作，人事处只负责师资队伍方面的专项经费的分配方案，至于怎么用，如何用，很多部门把责任推到财务部门，因为财务部门是经费的最后一个报销环节。专项经费管理部门的缺失容易导致管理失控，造成立项统筹规划缺失、挤占挪用专项经费、设备重复购置、甚至违规使用专项资金等严重后果。

（二）管理办法细则缺失或不够细化

有关部门经常只会下达一个大文件，但文件上并没有对经费支出范围、审批权限等做详细规定，只有一个笼统大概的范围。各职能部门重申报环节轻管理的现象比较突出，对专项经费管理细则的制定不大关注。主要有以下问题：

1.管理办法细则缺失：本来管理办法应该在专项经费批复后拨款前就应该制定好的，待资金到位就可以付诸使用，但目前不少专项经费没有相关的管理办法，而是把球踢给了财务部门，让财务部门来判断决定经费如何使用，大大影响了经费的使用效率和效益，资金即使拨付了核算管理上也会引起很大争议。

2.财务管理办法不够明细：职能部门工作人员因不了解财务制度，为方便起见，很多管理办法都对财务报销范围写得很笼统，未做明确规定，给经费最后的报销环节带来麻烦，很多人不知道什么费用能支出，什么费用不能支出。

3.很多管理办法目前都是由职能部门起草，并未经财务会签就开始执行，财务部门一般都是最后一个知情者，很多规定与国家或学校财务制度有矛盾的地方，不好执行。

（三）预算管理机制不够健全

1.部门申请专项经费报收到学校收入账和申请预算拨款时经常无批文或相关文件材料做支持，容易出错。

2.预算下达不够明晰。由于管理办法的不到位，申报预算不够明细，导致预算下达时无法精细化，继而预算执行起来有难度。

（四）绩效考核和内部审计缺失

很多部门对申请财政专项非常积极，但专项经费到位后却不大重视落实，某些部门不重视预算申报环节，常虚报预算。有些专项经费到账后长期无人认领，执行进度迟缓，极大地影响了经费的使用效率和效益。很多专项经费对时间要求并不严格，没有按时间进度完成，有的专项完成后仍有较大的结余，但不少高校对专项结余的管理不大关注，因为经费下达后，没有一个监管机构监管经费使用情况和绩效，也没有一个切实的绩效考评方法来考评专项资金的使用情况，做好做坏一个样，大大影响了部门的积极性。

（五）档案管理及凭证处理存在的问题

档案管理一直是高校财务管理的弱项，财务档案缺失的情况时有发生。专项经费的各种文件资料更是如此。在凭证处理方面，目前财政很多专项经费只是在学校的大账里过一下，没有经过主管部门的总卡就直接拨到使用部门使用了，且什么资料都没有备案，为以后专项资金检查带来困难。

三、对加强高校财政专项经费管理问题的思考

（一）完善管理岗位和机构设置

建议有规划部门的高校应在学校规划部门里成立一个专项管理机构，该机构由管财的校领导主管，财务部门可派专人担任专项管理机构的财务管理顾问参与每一个专项经费的管理，对于专人无法判断的事项，由财务部门管理层共同讨论解决。没有规划部门的高校应成立一个专项管理机构。所有非科研的项目包括国库、自筹项目以及各类专项经费均在这里统一管理。负责管理所有项目和专项资金的组织申报、组织专家立项论证和监管、分析等工作。这样做有以下好处：

1.专项经费和项目申报不再处于分散化的状态，有利于学校总体规划的实现，使专项经费的每一分钱都能科学合理地用到实处。

2.财务部门能在申报前期介入控制，在编制预算和预算执行过程中，对高校各类支出作出及时的调整，统筹安排，避免重复申报同类的经费，能把机会让给其他学校当年发展规划中更需要经费的部门。

3.有利于高校专项经费的监督管理工作，可以提高专项经费的使用效率和效果。

4.有利于高校专项资金档案管理和分析工作的开展。

（二）专项管理机构负责为专项经费设计申报及使用流程和相关表格。流程及表格参考如下

1.申报流程：专项经费使用所属部门把专项申报材料包括文件、申报表格等提交到专项管理机构→专项管理机构组织技术、财会等专家进行评审，提出建议和意见，管财的校领导须参加，如专项经费的执行涉及几个部门，各相关部门的主管校领导也要参加评审会，共同讨论达成共识后进行整理→提交到专项管理机构审核后申报。

2.相关表格：（1）申报表格：表格的设计要由财务部门参与确定，可根据经费性质类别的不同增减调整有关具体栏目。主要要求申请经费部门在申报表格里说清楚专项经费申请的原因以及实施的效果，以作为绩效考核的参考，且必须详细提交明确到科目费用支出的预算情况。

（2）拨款表格：根据学校情况设计好专项经费拨款审批表。

3.审批拨款流程：专项经费到位→经费使用部门报收入学校大账→经费使用部门填写专项经费拨款审批表格，连同批复文件和管理办法细则提交到专项管理部门审批拨款→财务部门审批并建立经费卡：按照专项管理部门交来的文件批复和申请批件单独建立该专项经费卡，如有多个项目立项的，需建立专项经费总卡和各相应项目分卡。专项资金的总卡审批人为专项管理机构负责人，各项目分卡需由专项管理机构监管其使用情况。→财务部门拨款：先拨款到总卡，再从总卡拨款到各分卡。

（三）加强管理办法细则的制定

专项经费申报获批后，专项管理机构应联合专项经费有关部门一起按照相关文件精神制定管理办法细则，国家有关规章制度没有统一规定的，由学校结合本校情况规定，报主管部门和财政部门备案。管理办法是专项经费合理合法合规执行的重要保证。管理办法应包括专项经费的支出范围、各类费用支出的审批权限的确定、支出审批程序、工作进度以及需实现的目标和效果等。

1.加强财务的事前控制：要求专项经费相关部门在申报批复后需出台该专项经费的管理办法细则，且管理办法细则需先经财务部门和规划部门联合商讨会签，再上报学校办公会通过后才能实施，这样就能加强财务的事前控制。

2.管理办法涉及的经费管理办法需详细且可行，明确支出范围，哪些费用可以开支、如何开支，哪些费用不能开支。

3.管理办法细则未出台不予下拨经费。

（四）完善预算管理

预算申报时，要有明细到科目的预算金额，为拨款和核算报销做好准备工作；专项经费到位后，财务部门应从专项管理机构收集所有文件资料及批复，按照财政专项经费的拨款流程单独对各类专项经费设置经费卡独立核算，不可与其他预算经费混用，并按照管理办法细则的规定分科目明细下达。预算下达后可允许有10%的波动幅度，如超支突破10%额度，用款单位须打报告向专项管理机构审批并提交有关详细文件支持，凭批件到财务部门修改调整预算后才能报销。

（五）充分运用信息化工具，建立专项管理项目库并实行系统间动态对接共享

要管理好专项经费，一个好的软件系统必不可少。专项管理机构需有一套专项管理系统软件对各专项经费进行项目库管理，并能从管理的角度对各类专项经费进行各种分析。专项管理系统软件能实时与财务系统动态对接共享，使信息能及时相互传递，从而加强监管力度。

（六）加强专项资金的时效性管理

专项经费主管校领导需和专项经费相关各部门一起沟通制定出详细计划，即什么时间之前完成什么任务，每一步花费成本多少。把专项所要完成的任务分解成一个个子任务，确定好各子任务的负责人。每项专项经费都涉及两个或以上的部门，需要各部门的支持配合才能按要求科学合理花好专项经费的每一分钱。

（七）加强专项经费的绩效考核

各部门需定期向主管校领导提交报告，对专项经费进行预决算分析即实际支出与预算支出的对比，不仅分析支出情况，还要考核工作内容的进度情况，主管校领导审阅后交专项管理机构备案并定期报送给拨付专项经费的财政主管部门。专项任务结束需向专项管理机构提交总结分析报告，必要时还可引入外部独立的第三方来对专项经费进行审计。在预算里可安排一定资金作为绩效考核奖金，绩效考评与相关部门的绩效奖金密切相关。

（八）加强专项经费档案管理工作

专项管理机构应对各类专项经费的材料包括申报资料、文件、管理办法及细则、总结报告和分析报告等存档管理以备查，且对高校校级预算的申报资料和批复资料等都要做好档案管理。为了提高查档案的效率，最好能纸质版和电子版档案管理双管齐下，并建立电子版目录供搜索时使用。

（九）加强专项经费的结余管理

实行国库集中支付制度以来，对于中央和地方的国库资金年终结余额度在年末都会回收，某些或会在次年返还，对结余资金需在预算申报中体现，且专项经费使用单位要对产生结余的原因进行分析上报；对于非国库形式下达的财政专项经费的结余，应加强控制管理，建议专项管理机构每年按绩效考核情况对专项经费的使用情况进行评估，对某些项目的额度可作调剂处理，收回已完成项目经费结余并按当年高校的发展规划重点安排到急需资金的其他与专项经费相关的项目。

综上所述，随着高校专项经费种类的增多，专项经费特别是财政专项经费的管理需引起高校各级领导的高度重视，因为专项经费立项和用款支出的科学性和合理性，与高校教学质量、科研能力、学科综合能力和整体水平的提升有着密切联系。只有按国家财政制度要求管好用活，科学合理地花好每一项专项经费，才能更好地保证高校发展规划的实现和财务管理的正常有序进行。●

【参考文献】

［1］ 李霞，冯丽梅.对高校专项项目资金核算管理的思考［J］.中国乡镇企业会计，2012（1）.

［2］ 刘纪良.高校专项经费管理中存在的主要问题与对策［J］.西北成人教育学报，2011（2）.

［3］ Clifford F.Gray，Erik W.Larson. Pro-

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