浅谈商务英语写作技巧

金晓慧

摘要：随着经济全球化的发展，国际贸易交流已经越来越频繁，商务英语的使用更是在争夺贸易市场中占据着举足轻重的位置。商务英语是国际商务环境中所使用的英语，文章就其在商务会议、贸易函电、商务询价、商务信函起草等多项商务活动书写中使用来浅谈商务英语写作的技巧。

关键词：商务英语；写作；技巧

在我国，随着商贸活动的发展，尤其是随着市场深入地融到国际经济社会之中时，国内人才市场对商务英语的人才的需求也愈来愈大。商务英语即Business English，是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动时所使用的英语。在当今重视交流与沟通的商务环境中，商务英语写作广泛的应用于企业运营、市场营销等各个环节之中。所以商务英语写作是一项不可或缺的必要技能。本文将从一下几方面来浅谈商务英语写作技巧。

一、明确商务英语书信的写作规则

一封信函，最主要的就是要有明确的写作规则，即信封、信头、日期、信内名址、称呼、正文、结束语和签名等等内容。 一封完整的信函给阅读人以尊敬，利于建立起友善和谐的关系，但如果因为疏忽遗漏某项重要情况而引起一些不必要的误会，则会另公司蒙受不白的损失。因此，公司一般都会建立一个简单的模板库，以方便译者使用。首先，信头一定要包括发信人、单位、电话、地址和日期等；日期则可以正规书写为月/日/年的写法，例如 Apr. 19th，2011. 信内名址是指收件人的姓名和地址。在下一部分则是称呼，也就是对收件人的称谓，是在信件开头对收件人的客套称呼用语。这里可以用Mr. , Dear Sir, 或者头衔职，如Dr. Li 等都是可以的，如果不清楚对方的姓名，并与公司职务一起写时，也可以用Customers Service Representative. 正文部分则应该开头就说明写信的原因，接后可以解释也可以不解释，尽量把语言限在一、两句话内表达的清楚明了。一般来说，书信和传真的结尾语都用Yours faithfully 或者 Yours sincerely, 这需要写信人选用一个符合自己身份的表达方式。最后，签名部分，不管是代表本人还是代表公司，亲笔签下面都应该将姓名打印上去，如果是授权代表公司签名，则必须在亲笔签名前一行写明公司名称。

二、语言的规范性

语言的规范性包括基本的礼貌用语、语言的完整性、语言的准确性已经语言的间接性。西方人比较愿意使用简介而朴实的语言，因此，在与他们进行商务沟通时，作者需要尽量的使用常见的单词，避免华丽复杂或是生僻的词句。

语言也是要有礼貌的，一些简单的词汇就可以让读信人心情很舒畅，哪怕是在双方观点不能统一时，对方也不会因为没有得到足够的尊重而不采纳你的意见，但是说话人可以提出不合理或者给予对方意见，一定要注意避免使用冒犯性的语言。

信函中语言的准确性是最值得注意的。首先，一定要避免用词错误。比如bimonthly, 它可以理解成 twice a month 也可以理解成 once two month。因此，在商务信件中一定要避免使用模棱两可、含糊其辞的词汇。其次，注意句子的结构，一般说来，英语语序是可以调整的，在商务英语中也是同样可以的，一个句子一定要读起来有朗朗上口的感觉，不要让读者读起来很绕口。

商务书信中，一个小小的失误就有可能让对方觉得己方没有可靠度，安全感低从而极易的失去了一些有利的机遇，因此，为了建立自己公司的信用度，也从公司的长远利益考虑，商务书写中一定要注意语言的规范性。

三、明确商务英语函件类别

基本的商务信函有业务联系型、资信调查型、询盘、报价型、商讨价格型、订购业务型、支付条件型、催款还款型、交货装运型、投诉理赔型、进出口表单以及各式协议等多种类型和不同的情况，在起草商务书信时，一定要明确信函的类别，不能混乱业务关系，从而导致生意上的失败与损失。

在这里，我们举出一个确认收到订单并表示会认真办理的信件样稿。

Dear ___,

We thank you very much for your kind order for ____ which we have received. It has our immediate and careful attention.

You may rest assured that ___ under the order has been carefully packaged in chest to prevent damage in transit.

The terms of payment you suggested are acceptable, and you may rely on us to give all your orders prompt attentions.

Yours faithfully,

总体来说，在写商务英语信函之前，需要有一个明确的目的和概念，这样才会更加容易掌握其信函的主旨和目的，熟练的运用相关的商务英语句式，用谦逊、简洁、礼貌的语言来进行商贸交易将会取得意想不到的效果，更容易取得贸易的成功。

（作者单位：沈阳师范大学渤海学院商务英语专业）