运用时间管理，做好高校院系办公室秘书工作

孙俊 陈京苗 朱芹 冯可欣

[摘 要]高校院系办公室秘书日常工作繁重而琐碎，为了提高工作效率，获得更高的工作满意度，应该学会使用时间管理工具与技巧进行自我管理，从而提高工作效率。

[关键词]高校院系办公室；时间管理；效率；秘书工作

[中图分类号]G472 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2012）40-0114-03

1 高校院系办公室工作的特点

高校院系办公室秘书作为高校管理中的基层人员，是一个必不可少的人群，往往人数不多，却承担着较多较重而琐碎的行政与管理工作，如教学、财务、科研、文书、安全保卫等工作，每天还要处理大量诸如统计数据、整理文档、撰写材料、接听咨询电话、接待来访人员等工作。而在实际工作中，高校办公室秘书还面临许多突发事件的处理与执行，例如，教学评估、学位申报、接待、信访与处理等繁重的工作。这些工作类型繁多，缺乏关联性、连续性。高校办公室这种工作性质导致办公室工作人经常加班，精神与身体长期超负荷运转；而同时高校以教学为中心的主导思想又决定了办公室人员只能作为教辅人员，在高校的地位只能处于服务的性质，工资待遇相对较低、劳动强度大、工作时间长，从而较严重地影响了他们的生活质量和幸福感，甚至影响了他们对工作的认可。

另外，办公室工作人员常常情不自禁掉入时间陷阱。譬如坐在办公桌前做白日梦、发呆、跟同事闲聊等等这些浪费时间、毫无效率的活动。而有时办公室人员因为工作压力大，注意力总是被周围的杂志、电脑和不相干的报纸给分散了，有时一些突发事件需要办公室人员去处理，所以工作往往拖拖拉拉到最后才完成，从而严重影响了工作效率，浪费了大量宝贵的时间。

而时间是一种珍贵的无形资源：我们无法购买、讨要、借用、偷窃、储存和延长；相反，它容易消逝，不可替代。无论我们是渺小还是伟大，贫穷还是富有，我们每天只有24小时，每周只有168小时。

2 时间管理的必要性

一切的管理如要实现，都需要时间管理，现代时间管理学也应运而生。“现代管理学之父”德鲁克就曾说过“不能管理时间，便什么也不能管理”。高校办公室工作人员作为高校基层服务人员，要从繁忙的工作中解放出来，杜绝陷入时间陷阱，为了提高工作效率和管理效能，就应该学会科学的原则和策略，对自己进行管理，对自身时间进行有效地管理，合理、科学地利用时间，成为时间的主人。

高校院系秘书承担的工作任务繁杂琐碎，如果不能对时间进行有效管理，往往就会造成疲于奔命、大事抓不了、小事抓不到的浪费时间的现象，从而造成时间浪费工作效率低下等问题的广泛存在。

造成办公室时间浪费的原因是多方面的，从客观上说，可能因为工作确实繁杂琐碎，但主观上来说可能在于管理者缺乏明确的目标，没有科学区分时间的轻重缓急，没有对工作任务进行优先排序，根本原因则在于没有学会使用时间管理工具对自己的日常工作进行有效的管理，从而浪费大量的时间而效果却甚微。

为了避免时间浪费、提高高校院系办公人员的工作效率，就必须要对自身的时间进行管理。

管理大师德鲁克就认为，要成为有效管理者就是从有效利用时间开始的。“据我观察，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始的。”德鲁克还提出管理时间的三个步骤：记录时间、安排时间和集中时间，是管理者有效性的基础。

3 高校院系办公室人员工作时间管理的方法

只有掌握了自己的时间，才能掌握自己的未来。时间管理，是管理者落实工作目标、提高工作效率的重要方法和手段，也是自我管理的重要组成部分。作为高校办公室工作人员面对大量烦琐的常规工作和非常规工作，要迅速、高质量完成工作，就必须学习时间管理理论、运用时间管理，从而对工作时间进行有效的控制、安排和计划。

第一，记录时间、了解自己时间的应用。

管理好时间的第一步首先应该是了解自己日常时间的运用和分布情况，从中发现问题，找到自己的优缺点，然后发扬优点、改正缺点，制定出适合自己的时间安排策略。因此，我们应该详细记录每天的时间使用情况，每天向院系领导汇报工作花了多少时间，每天办文花了多少时间，财务报销花了多少时间……从而明了自己每天时间的使用情况和分布特点，查明自己花费时间在重要事情和一般事情上的比重。找出浪费时间的根源，坚定做好时间管理的想法。

第二，拒绝拖延，是赢得时间管理的法宝。

我们经常深陷拖沓或者做事不分轻重缓急的习惯。拖沓是一种很普遍的浪费时间的行为。在高校办公室工作人员中，有些人在一天工作开始时满腔热情，给自己一天的工作订下了远大的目标，决心从早上八点时开始努力工作，一天完成很多任务。但是，身边太多的事情使他找到了各种各样拖延工作的借口，结果可想而知，一天下来一事无成，结果就造成时间的浪费，不仅使得个人毫无成就感，而且可能会影响后续工作的开展，甚至对院系常规工作的正常运行造成负面影响和不可挽回的损失。正如人们所说的“坏习惯就是躺在温床上，上去容易，下来难”。这样看来，为了制定有效的时间管理办法，我们很重要的一步就是拒绝拖延，找出自己弱点，找出干扰自己的外界因素，把它们记录下来并时刻提醒自己。

第三，明确自己的目标，制订时间安排表。

虽然有人说，计划不如变化，虽然高校院系办公室工作人员不是学校的决策者，工作性质相对比较被动，但是如果我们没有明确的目标和计划，那时间更是无法管理。因为时间管理的目的，就是让我们在更短的时间内达成更多的目标，否则我们只能被动地应付工作，让自己成为了工作的奴隶。确定目标制订有效的计划，我们就可以掌握工作的主动性，可以有效开展工作，从而提高工作的效率。不过，在安排计划时要保证计划要有操作性、切实可行，难度系数不适合都会对工作的开展和效率产生负面影响。

作为院系办公室秘书，要根据学校学院年度和学期工作计划，根据自己的岗位需求和工作性质，确定好自身的工作范围，全面罗列自身岗位每年必须完成的最可能进行的工作，而有些常规工作更是便于安排。再将自己的工作细化到学期、月、周、日，合理安排和分解任务，层层细化，从而制订自己详细的工作计划安排。因为复杂的工作，都是由简单的工作组成，如能很好的做到任务分解，将显而易见节省大量的时间。这里可以参考目前比较流行的“番茄工作法”，或者采用管理学者艾伦称作“瑞士奶酪”的技巧，将其分解为若干小块，先易后难，从简单的地方突破，每次做一点，最后积少成多，这必然能取得较好的工作效果。

第四，帕累托原则的运用。

帕累托法则是以意大利经济学家帕累托命名的，该法则称80%的工作可以用20%的努力完成，剩下的20%的工作才是最占用我们时间和精力的部分。因此，对于这最重要的部分我们要投入更多的时间、精力和资源。我们日常工作中哪些是重要的少数呢，这就需要对我们手头的工作进行必要的排序，确定优先次序。

第五，要对工作进行合理的排序。

要想不成为时间的奴隶，我们有必要对工作进行排序，但是我们不能先做喜欢的、熟悉的、容易做的事情，我们应该把重要的事情放在第一位。至于紧急的事情，则要根据具体情况决定。首先，需要界定好自己的工作范围，很多人整天忙得团团转，实际上处理的不是自己的工作而是别人的工作，因为无原则地接受工作，所以每个人都认为可以将工作交给他做。为了区别重要的和不重要的事情，我们可以把工作进行区分：重要/不重要和紧急/不紧急，以此来划分四种不同的工作任务。

根据工作任务，确定优先次序。根据时间管理理论的ABCD法则，将各种任务分类：A类，重要又紧急的任务，如对于教学秘书而言，教学工作才是最重要的。这部分工作非常重要而又紧急，所以需要快速完成，但匆忙完成该任务会引发严重的负面效果。所以，这些有价值的问题要早安排早筹划，花更多的精力与时间在当天将它们完成。

B类，重要不紧急的任务。譬如，秘书自己的学习培训、专业成长等。尽管这些工作很重要，却可以暂时忽略，因为任务并不紧急。这些工作，可以将它们推后几天处理。但是若只是盯着眼前事，这些任务就是不断被推迟从而变成了A类，给自己工作带来被动。

C类，不重要但紧急的工作，如接待不速之客、文件、电话、出席某些必要而不重要的会议。这些工作虽然不重要，但是因为紧急，我们常常将过多的注意力放在这些短暂的工作上，因而这些工作常常成为我们浪费时间的元凶。人们总是在紧急的情况下作出让步，从而让紧急的事情阻碍了重要的事情的进行。

D类，既不重要也不紧急的任务，因为这样的性质，这些任务常常被忽视甚至遗忘，但是拖延和时间的推移会让这些事情变得紧急，而紧急情况下，人容易作出错误的决定。

第六，学会运用办公室中节省时间的小窍门。

在日常的办公室工作中，总能找到一些节省时间的小窍门，掌握这些窍门可以使我们能够更高效地开展工作，提高办事效率。

（1）集中一天中的前两个小时的黄金时间处理手头的工作，并且办事时尽量做到不接电话、不开会、不接待、不受干扰，这样可以事半功倍。

（2）立刻回复重要的邮件，将不重要的删除。

（3）做个每天的任务清单和近期工作安排，将重要的事情和约定记载在日志内，按照计划行事。

（4）把琐碎的工作写在记录本上，以便利用零碎的时间来做。

（5）学会高效利用零碎时间，譬如等车时间、排队时间、会前时间可以用来写点东西或构思一个文件，不要发呆或做白日梦。

（6）巧妙并勇于回避干扰，高校院系办公室作为院系工作的窗口，承担着接电话和接待的任务，但有时却会遇到来客喋喋不休地讲话，应该礼貌而果断地结束谈话。

（7）前一天下班前列出第二天的工作清单，以便第二天清早就能很快地投入到工作中。

（8）精简文件。高校办公室承担着公文收发、传达、存档和写作的诸多任务，从而导致大量文件的产生，如果文件不能及时、合理的整理、分类、归档、就可能造成自己在文件中翻滚，给自己日常工作造成被动。

（9）整理好我们的桌子，保持整洁。办公室井然有序，在一个干净、有序的环境中，大多数人能够提高工作效率。如果平时疏于或拙于整理办公室，致使办公室杂乱无章，桌子上堆满大量文件并不意味你工作勤奋，纷繁复杂的文档与琐事只会继续分散我们的注意力，还可能会浪费大量时间寻找所需文件或用品，不仅浪费时间造成效率低下，甚至影响心情，降低效果。

第七，适当增加休闲时间，平衡生活与工作。

如果我们在工作上感到压力，抽出一些时间休息一下或者做一些自己感兴趣的事情。没有平衡就意味着没有希望，参加一些户外运动，释放忧郁、烦恼，平衡一下我们的精神状态，正是通过有效的时间安排与掌控，我们就可以游刃有余地支配时间，不断提高自己的能力。

4 结 论

一个人越是善于利用时间，就越能发挥能力，工作起来就越能游刃有余。大文豪莎士比亚就曾经说过“放弃时间的人，时间也放弃了他”。所以，对于工作时间，作为高校院系基层办公人员有必要想办法掌控、管理自己的时间，从而提高工作效率和对工作的满意度，而不是让自己沦为时间的奴隶。

参考文献：

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[9]季风，朱明明.论时间在教学管理工作中的应用[J].江苏科技大学学报，2006（9）.

[作者简介]孙俊（1974—），女，安徽桐城人，硕士，讲师，上海金融学院会计学院院办秘书。研究方向：行政管理；陈京苗（1979—），河北石家庄人，硕士，助理研究员，上海金融学院会计学院秘书。研究方向：教学管理；朱芹（1986—），女，上海市人，本科，上海金融学院会计学院秘书。研究方向：行政管理；冯可欣（1989—），男，上海市人，本科，上海金融学院会计学院秘书。