首因效应与近因效应在高校二级学院办公室工作中的应用研究

曾敏

摘要：首因效应和近因效应是认知领域中重要的心理学现象，指的是记忆材料在系列位置中所处的位置对记忆效果发生的影响。首因效应和近因效应又称为系列位置效应，它对人们学习认知和人际交往都产生重要的影响。在剖析首因效应与近因效应这两个重要心理活动规律的基础上，针对高校二级学院办公室的工作特点，提出在工作中合理利用首因效应和近因效应，从而达到提高工作效率、改善工作质量、创新工作模式的目的。

关键词：首因效应；近因效应；系列位置效应；二级学院；办公室

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0020-02

首因效应与近因效应

系列位置效应（serial position effect）常被用来讨论工作记忆的运作模式，最初是由德国实验心理学家赫尔曼·艾宾浩斯（Hermann Ebbinghaus，1850-1909）提出并研究[1]。在系列学习中，一系列处于不同位置记忆材料的回忆效果不同，系列位置效应是指记忆材料在这种接近开头和末尾的记忆效果好于中间部分的记忆效果的趋势。其开头和结尾记忆效果较好，分别叫首因效应（primacy effect）和近因效应（recency effect），而其效果较差的中间部分称为渐近部分。系列位置曲线被认为是对两种记忆过程理论最强有力的支持，曲线末端几个项目再现的好，是因为这几个项目保持在短时记忆中，容易提取；而曲线首端几个项目记忆的好，是因为这几个项目已从短时记忆转移到长时记忆。大量心理学实验已经证明，系列位置效应普及到各类系列呈现时间范式和各种实验情境中，它可以在不同方法的实验中、不同种系、不同年龄、实验室或日常生活中观察到。在心理学和社会学领域，首因效应和近因效应都属于一种认知偏差，如首因效应会导致最初接触到的信息比后面接触到的信息具有更好的再现性，通俗地讲，是最初接触到的信息所形成的印象对人们以后的行为活动和评价具有更深的影响。首次效应，顾名思义是指首次或最先获得的印象，即我们日常生活中所说的第一印象。近因效应指最后的印象对人的认知具有重要的影响。比如在人际交往过程中，新获得的信息会发挥优势作用，即最近的信息对认知的影响相对比较大，反而留下相对深刻的印象，所以被人称之为后摄作用。首因效应和近因效应看似相互矛盾，其实不然。于人际交往而言，一般情况下，第一印象和最近印象对人际认知的影响比较大，在交往初期，彼此还处于生疏阶段，首因效应的影响占优势；而在交往的后期，交往对象彼此达到相对熟悉阶段，近因效应的影响同样不可小觑。通俗地理解，就是我们要注重好的开始，把握好的结尾。

高校二级学院办公室的工作特点

高等学校泛指对广大公民进行高等教育的学校，是一个特殊的社会组织，是包括教师、职工、学生以及其他人员的特殊群体，从事活动的内容涵盖教学、科研和社会服务。二级学院属于高校的基层单位，指的是高校的下属学院。二级学院办公室就起着承上启下、联系左右、连接内外的作用，是学院对外的窗口，是保证各项工作顺利进行的桥梁和纽带。随着高校办学规模的扩大，办学形式也趋于多样化，除了日常的本科生教学、研究生科研外，还要承担更多的社会服务工作，这些都对二级学院办公室工作提出了更高的要求[2]。

首先，二级学院办公室对内是学院的枢纽，是维系院班子与学院师生的纽带，包括文件下达、意见上传、处理突发事件等。二级学院办公室作为学院的“管家婆”，其定位也决定了日常工作繁杂、接触人员繁多、工作任务繁重的特点。

其次，二级学院办公室对外又是学院的窗口，待人接物、一言一行、收文存档等无不代表学院甚至学校的行为。

利用首因效应和近因效应提升办公室工作水平

首因效应和近因效应在交友、求职、招聘等社会交往活动中已有众多的应用研究，但将其应用到高校二级学院办公室的工作中，以提高二级学院办公室服务管理水平的报道却并不多见。尽管高校二级学院办公室的工作和一些社会交往活动在某些方面有类似之处，如同样是接触众多不同的人等，但是高校二级学院办公室管理又有很多独特之处，体现在：（1）高校二级学院办公室代表的是一个学院、一个集体；（2）高校二级学院办公室没有选择服务对象的权利；（3）高校二级学院办公室必须对每一次服务负责；（4）高校二级学院办公室面向的对象个体差异非常大。

首因效应与近因效应均是人类的心理活动现象，这种系列位置效应对人际交往有重要的影响。探索如何有效地运用好首因效应和近因效应，是提高学院办公室管理水平和工作效率、适应新世纪新形势需要的第一步。针对二级学院办公室的工作特点和服务对象，研究首因效应和近因效应在高校二级学院办公室工作中的实际应用，能够提升二级学院办公室服务水平、建立办公室工作新模式、实现办公室工作新规范。合理利用首因效应和近因效应，对二级学院办公室工作水平的提高具有重要意义[2]。

1.创造优美和谐的办公室环境。办公室优美环境的布置和有序的工作，不仅能够反映出办公室人员的精神风貌、审美情趣以及工作作风，更能体现出学院的文化氛围，给来访者留下深刻的第一印象，给学院师生营造出强烈的文化归属感。

2.适时调整人际交往影响因素的优先顺序。人际交往中的影响因素一般包括相貌因素、语言因素、表情姿态因素、能力因素及空间时间因素等。在实际工作中，不可能做到将所有的影响因素都兼顾到，这就要求二级学院办公室管理人员在面对不同的对象或场合时，要合理考虑影响因素的优先顺序，从而做到恰当运用首因效应和近因效应。有人指出，在与陌生人交往时，首因效应起较大的作用；在与熟人交往时，近因效应则起较大的作用。因此，面向初次来访者的时候，应该首先注意首因效应的影响，将相貌因素、表情姿态因素等放到优先位置；而面向熟悉的对象如本学院师生时，则应优先注意近因效应，将语言因素、能力因素等放到优先位置，力争做到迅速准确地接受和传递信息。

3.提高自身工作能力。学院办公室工作表面看起来都是些日常的事务性工作，只需注意服务态度和做好上传下达即可，实则不然。学院办公室工作面临的对象大多数并非陌生人，而是经常交往的学院师生及领导，在相对较长的交往过程中，所谓“路遥知马力”，近因效应中的能力因素会逐渐成为关键因素。因此，做好办公室工作不能固步自封，要不断完善和充实自我，提升自身业务水平，做好学院“管家婆”和领导的好参谋。

4.利用首因效应与近因效应提高办公室工作效率。首因效应与近因效应是心理认知领域的两种重要现象，在人际交往过程中，首因效应和近因效应都贯穿其中，那么如何解释这看似矛盾的两种心理现象呢？对此，心理学家给予了不同的回答。卢钦斯认为，在关于某人的两种信息连续被人感知时，人们总倾向于相信前一种信息，并对其印象较深，即此时起作用的是首因效应；而在关于某人的两种信息断续被人感知时，起作用的则是近因效应[3]。灵活运用好首因效应与近因效应这一对看似矛盾的因素，可以有效提高办公室工作效率。例如，学院下达通知时，提前多长时间通知效果好？根据系列位置效应对记忆的影响，对于日常工作通知比如学院例会等，由于这种信息连续被感知，因此已经形成了惯性的思路，首因效应起到重要的作用，何时通知均有近似的结果；而一旦有变时，这种信息就变成了断续被人感知，此时近因效应起主要作用，因此要临近开会前通知会收到更好的效果。而对于非日常工作的通知，则需综合考虑首因效应和近因效应，提早通知和临近通知综合考量。此外，重要的通知放在早上的第一个进行效果最好。

5.克服首因效应与近因效应的负面影响。二级学院办公室工作中不要仅凭第一印象来判断和解释一个人，也不能只凭一时一事来评价一个人，一定要克服首因效应和近因效应的负面影响，注意防犯以貌取人的错误。努力提高自身素质，提高职业素养，保持高水准的职业道德，建立职业化接待程序，避免负面情绪干扰。日常办公室工作中有频繁的人际交往活动，这不可避免地会带有较多的主观感情色彩。因此要从根本上最大限度地克服首因效应和近因效应的负面影响，建立有效合理的工作机制是关键，提高办公室工作制度化水平，实现由“人治”转变为“法治”。

参考文献：

[1]Ebbinghaus，Hermann.On memory：A contribution to experimental psychology[M].New York：Teachers College，1913.

[2]冉蓉.对高校二级办公室工作的思考[J].科教文汇，2009，（6）：41.

[3]张文元.首因效应在高校二级学院办公室管理中的应用研究[J].福建教育学院学报，2009，（2）：12-14.