浅议高等农业院校实物档案的管理与利用

耿丽，张振玲，李燕，张波萍

摘要：高校实物档案是指以便于保管的物质实体为载体，反映学校教育教学、科技创新、学科建设、事务管理、对外服务以及社会交往等活动的历史真实面貌，对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。本文依据实物档案管理的属性和基本规律，论述了高等农业院校实物档案在彰显办学特色、服务职能以及构建校园文化等的作用；提出了实物档案收集、整理及利用的途径和技术，并对实物档案管理与利用的发展趋势进行了讨论。

关键词：实物档案；收集；整理；利用

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0019-02

实物档案是高等农业院校档案建设与管理的重要组成部分，在建设一个与高校发展相适应，符合档案本身发展规律的门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效的高校档案体系过程中，不能忽视实物档案的建设。实物作为一种特殊载体档案，具有真实性、原始性、直观性和生动形象等特点，它们真实地记载了学校各项活动，反映了学校的发展历史，是对文字、声像档案的有益补充，是学校档案不可分割的重要组成部分，应建立科学高效的实物档案管理和开发利用体系。

一、实物档案支撑高等农业院校发展的重要作用

1.真实记载和反映高校发展历史。真实性、原始性、直观性和生动性是高校实物档案独特的本质特征。高校产生和接受的实物是学校在自身的职能活动中形成的，就其内容来说，它们原始地记录了学校有关教学、科研、管理及社会活动的客观过程；就其形式看，它们是形成者即时、即事使用的原始物品直接转化物，原样地保留着本来的面貌，可以成为后人查考历史事实确凿可靠的原始凭证。实物档案承载着丰富的时代气息和知识内涵，真实记录了一定历史时期该高校的办学水平和社会声誉，生动直观地反映了学校的发展和变迁。我校前身是1906年创办于济南的山东高等农业学堂。后几经变迁，1952年经全国院系调整，成立山东农学院。1958年由济南迁至泰安，1983年更名为山东农业大学。1999年7月，经山东省人民政府批准，将山东农业大学、山东水利专科学校合并，同时将山东省林业学校并入，组建新的山东农业大学。目前，学校已经发展成为一所以农业科学为优势，生命科学为特色，融农、理、工、管、经、文、法、医、教育学等于一体的多科性大学。学校教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成了大量的实物档案。正是这些实物档案有序地承载了学校百年发展历程，沉淀了学校“登高必自”的校训，为广大教职员工和莘莘学子提供了丰富的精神食粮。

2.有效服务教学、科研和管理，提高高校办学水平。改革开放以来，山东农业大学获得包括国家技术发明一等奖在内的国家级科技成果奖20项，省部级以上科技成果奖励347项。“九五”以来，获得国家级教学成果奖7项，其中国家级教学成果特等奖1项、一等奖2项，省级以上教学成果奖励60多项。这些奖励的奖状、证书都是学校办学水平有利的证明和补充，也是以后学校申报国家级、省级重点学科，重点实验室，工程技术中心，申报奖励、课题等等所需支撑材料重要组成部分。

3.丰富校园文化内涵，提高学校知名度和竞争力。高校作为知识密集、人才密集的地方，许多人类最先进的文化、思想、科技成果和最优秀的人才集中在学校，高校的校风、学风以及校园文化是在长期的办学过程中逐步形成的，打上了时代与历史变迁的烙印，也是中国文化的重要组成部分。由于实物具有形状、颜色、质感等性状，给人以空间视觉的感觉，能表达出文字中难以充分表现的细微之处，容易被人感受和理解，从而激起人们的丰富情感和广泛的联想。在实物档案展览的过程中，使全校师生更加了解一所高校的文化底蕴，能激发爱校敬业的热情，能更加干事创业，尽心尽力地为学校的发展献言进策、拼搏工作。

二、高校实物档案的收集与归类

高校要重点收集对本校发展有重大意义，有利于校园文化建设，有利于提高学校社会地位，具有查考价值的实物。应该合理的进行实物档案的收集，并进行科学的归类。

1.奖励类实物。包括学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动中获得的奖状、奖励证书、奖牌、奖章、奖杯、奖旗（省部级以上）。我校档案馆已收集奖励469件。

2.作废公章类实物。包括学校及各下属部门、院系已经停止使用的公章，重要领导行使某种职权并已经停止使用的个人公章。我校档案馆已收集作废公章616枚。

3.字画类实物。包括中央、省、市各级领导及社会名人、中外校友为学校的题词和赠送的字画。我校档案馆已收集题词、字画310幅。

4.礼品类实物。中外校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接受的各种符合条件的纪念品等）。我校档案馆已收集105件。

5.展品类实物。学校在不同的历史时期教学、科研活动中使用过的仪器、设备等，包括老式照相机、显微镜等。我校档案馆已收集65件。

三、高校实物档案的整理与利用

1.实物档案的整理。2010年上半年我们对所有实物馆藏按以上五类及形成时间和进馆先后顺序进行了重新编号整理，新进40个展橱、设实物库房170平方米重新摆放上架，重新编写了检索工具并实现了数字化。2010年6月份全省档案评估中，我校实物档案作为一个亮点，受到省档案局领导及评估组专家的好评。我校档案管理工作得到了98.5分的好成绩，晋升为特级省档案馆。字画、奖状、奖旗、证书不装订，采取平放或卷放，每张粘贴口取纸，在口取纸上编号。奖杯、奖牌、奖章，礼品类、展品类，每件粘贴口取纸，在口取纸上编号，按分类及编号顺序摆放上架，避免叠压挤碰。作废公章，每枚在顶部粘贴口取纸，在口取纸上按作废时间编号，按编号摆放到预先做好的格子纸上。参照《普通高等学校档案实体分类法》的模式，实物档案的档号可以用“年度号+分类号+件号”来表示，奖励分类号为SW11、作废公章分类号为SW12、字画分类号为SW13、礼品分类号为SW14、展品分类号为SW15。如2009年接受的第一件奖状的档号为：2009-SW11-1。

2.实物档案的利用。无论是档案还是实物，收集整理的目的是为了利用。开发利用馆藏实物，才能更好地发挥实物的作用。尤其是奖励类利用率非常高，重点学科、重点实验室、国家级省级工程中心、创新团队、奖励、课题等申报验收，都需要借阅利用。仅2009年就借阅利用35件次。作废公章类利用率也比较高，固定资产注销、公务员政审等都需要加盖作废公章。在计算机、网络时代，我们不仅要做好实物的基础管理，还要借助先进的技术管理并开发实物信息，建立一个方便、高效的实物管理与查询、利用体系。我校档案馆的案卷级检索已实现数字化。以后要进一步利用摄影、摄像技术将实物档案转化为图片、音像的形式，通过计算机、网络技术，实现资源共享，从而提高实物的利用率。

我们要有计划、有目的、有选择地收集一些历史代表性强的实物，并在收藏品的种类和形式上做些拓展和研究，使实物档案真正达到记载过去、服务现在、启示未来的目的。

参考文献：

[1]周彩英.数字网络环境下档案馆（室）实物收藏探究[J].兰台世界，2010，（9）.

[2]霍红梅.也谈高校实物档案的收集[J].山西档案，2009，（9）.

[3]朱康康.论高校实物档案的管理[J].中国计量学院学报，2003，（2）.