有关毕业生档案的几点常识

钟卫国

目前，毕业生中存在一种比较普遍的现象：对档案不了解，也不关心，甚至有的毕业几年了，档案还在学校放着；还有的将档案放在家里；更有甚者，早已不知道将档案丢在何处。主要存在以下几个需要引起我们注意的问题：（1）毕业生对自己的档案的重要性没有充分认识；（2）不知道档案的作用；（3）不知道如何管理和利用自己的档案。下面我结合自己这些年来的工作经验，和广大毕业生谈谈档案的几点常识。

一、毕业生应如何对待自己的档案

现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。

二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

三、毕业生就业后档案、户口如何转移

毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。

四、毕业生的档案应如何托管

按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。

五、毕业生档案托管的内容及享有的服务

毕业生办理档案托管主要包括以下内容：（1）以保存人事档案关系为主的人事代理，包括档案管理、婚育管理、出具人事证明等；（2）以社会保险为主的代理，主要包括为单位和个人代办养老、失业、医疗、住房公积金等保险；（3）为毕业生办理党员转正、职称评定等手续；（4）办理出国手续；（5）毕业生可以随时流动，省内改变单位，出省就业办理调动手续等有关内容。只要办理了人事档案代理，就会享有毕业生的转正定级、档案工资的晋级、职称晋升申报、办理落户手续、出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等，并可以享有代收代缴养老、失业、医疗保险等服务。

六、托管档案办理人事代理的好处

与人力资源服务中心签订人事委托代理协议，明确了双方的权利和义务，档案的保管、档案材料的收集归档、档案转移等很多工作由代理方承担，借此契机，委托代理的毕业生可以把更多的精力投入工作中。（1）人事代理是一种法律行为。对被代理对象来讲，个人选择了代理项目，就意味着与代理机构建立了具有法律保证的权益。（2）人事代理制有助于形成人力资源能进能出、能上能下的良性用人机制，人员流动后原单位不放档案的现象一去不复返。（3）人事代理把原来的“单位人力资源所有”变成了“社会人力资源所有”，使人事管理工作向社会化方向大大迈进，更有利于人力资源个体的自主发展，它代表了社会主义市场经济体制下人力资源管理制度的一个发展方向，更有利于人才的合理流动。