办公自动化中的文书档案归档的实践与思考

陈世琼

随着办公自动化尤其是局域网技术的应用，从根本上改变我们传统的办公模式，公文的起草、审核、签发乃至其中每一环节的传递过程，甚至包括接收、查询等，都通过计算机及其网络实现，从而最终实现了无纸化办公。档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分，对现行档案管理体制的影响是深远的。为此，笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考。

1.现代文书归档需注意的问题

由于归档模式的转变，文件归档时会出现如下问题：

纸质文件归档的必要性。在新的办公模式下，虽然电子文件已经实现了从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递、发送的全过程，有逐渐代替纸质文件的趋势，但现阶段，文件的归档仍然应以纸质文件为主，并且必须保证纸质文件的齐全完整。这主要基于以下两点：一是档案永久保管的需要。纸质文件载体相对稳定，利于永久保存。电子文件的出现不过几十年的历史，由于载体寿命的不确定性，以及技术更新过快、读取设备的局限，世界上一些早期的电子文件，目前已无法读取。虽然电子文件具有便于检索利用、不占空间等优点，但却暂不具有永久保管的特质。二是外部条件还不成熟。在目前电子公文的法律效力还未得到确认的前提下，今后相当长的一段时期内，机关中电子文件及与之内容相同的纸质文件将会共同存在。

避免纸质文件重复归档。目前我们的档案管理中，存在着大量重复归档的文件。如果说，过去因为条件限制，文件查阅不便而不得不保存重份文件，那么随着技术手段的进步，是否可以考虑公司内部往来文件可以不再重复归档，把我们有限的人力、物力重点用于本单位的文件管理上，这样只要保证公司的档案全宗完整，就可以充分利用网络资源共享的优势，从而减轻基层档案库房的压力，实现资源的合理利用。

规范纸质文件归档内容。实现办公自化以后，机关中的发文绝大部分将以电子文件的形式生成，电子文件将不再保留文件的修改过程。依据电子文件而输出制作的正式公文，其内容与电子文件是完全一致的，因此在纸质文件归档时是否可以考虑不在保存底稿。但在文件归档时，应将电子文件流转单打印出来，与正式公文一并归档。电子文件流转单上面记录了起草人、审核人、签发人的姓名、审阅时间以及审批意见，是发文的重要依据，具有查考与利用的价值。

注重文件的排序编号。采用计算机辅助单份文件归档以后，归档的模式可采用分散归档和集中归档两种方式。归档模式如采用分散归档，文件的排列顺序可以以部门为单位，按部门移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档时，可以不考虑按部门进行排列，只要文件办理完毕即可进行编号归档，做到文件随办随归。为预防意外事件发生，年终可以按机构等要素特征打印分类检索目录或文号索引目录，以便手工检索时使用。

2.自动化文书归档的实践与思考

采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式。利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代。因此，在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。在档案管理系统的设计时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。

采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式。单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷题名等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省略。因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。

采取简化归档程序与高效率档案利用相结合的方式。运用计算机技术对档案进行管理，将摆脱以往长期以来的一种经验式的模糊管理状态，实现档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理过渡到内、外部特征（目录和内容）合并管理的转变，为公司高效率的档案利用工作奠定坚实基础。档案管理系统的难点，关键在于文件转化成档案的这一过程，即文件立卷过程。按传统的档案管理模式，这一过程我们需要经过文件的鉴定，包括归档鉴定（即鉴定文件是否需要归档）和期限鉴定（即保管期限的鉴定），文件分类，文件的组卷，拟写案卷题名，填写卷内目录和备考表，排列案卷顺序，编写案卷号等程序。

总之，随着公司办公自动化的实现和网络技术的不断发展，可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式，从而提高档案利用工作的质量、精度和效率，实现档案工作服务水平的飞跃。