中小型钢材贸易企业ERP系统的设计与实现

吴恩

摘要： 分析了中小型钢材贸易企业的运作特点。介绍了设计和实现中小型钢材贸易企业ERP系统的整个过程。该系统基于.NET平台，使用C/S三层架构，实现了采购、销售、运输、库存和报表管理等五大功能。逐一阐述了实现ERP五大功能的技术过程。

关键词： 钢材； 贸易； ERP； 业务流程； 组织结构

中图分类号：TP319文献标志码：B 文章编号：1006-8228(2012)07-47-03

0 引言

ERP即企业资源计划。ERP系统包含了许多先进的企业管理思想，为企业信息化集成提供了比较完善的解决方案。

根据中小型钢材贸易企业的特点，我们整理和优化了钢材交易的业务流程，开发了中小型贸易企业ERP系统。系统划分为五大功能模块：采购管理、销售管理、库存管理、运输管理和报表管理。该系统为中小型钢材贸易企业提供了信息化管理的手段，基本能够满足企业日常的业务、管理需求。

1 中小型钢材贸易企业特点

近年随着国民经济的发展，与钢铁行业相关的产业如：房地产投资、基建投资、机械工业、汽车等对钢铁的需求日益上升，给钢材贸易行业的发展提供了良好的契机，中小型钢材企业不断涌现。传统的业务和管理方式，常常造成企业的物流、信息流、资金流不能统一，影响了企业的销售业绩。如果能掌握更便捷、快速、透明的业务、管理方式，就能更好地占领市场，更好地统筹企业的各种资源，以产生更大的经济效益。

要想建立完备的销售决策，首先要了解企业特点，以便对症下药。以下具体分析中小型钢材贸易企业的特点。

⑴ 钢材交易灵活，交易次数频繁。

通常中小型钢材贸易企业的交易业务灵活，交易量不大，但是次数频繁。业务员通常一天需要处理多笔业务，缺乏信息化的手段，业务员在查询和开具相关单据时，需要花费很多时间。同时管理人员也很难追踪业务员的工作情况。

⑵ 涉及的销售客户较多，很难追溯客户的信用度，容易造成财务的坏账、呆账。

由于销售次数频繁，业务员与客户也很少进行沟通，因此在与客户交易时，业务员很难通过已有的交易记录全面掌握客户信息，了解客户交易动态，最终确认客户的信用情况。这种情况会增大交易的风险，最终造成财务的坏账、呆账增多，同时还会错失长期交易、信誉度好、交易量比较大的客户。

⑶ 每家企业有多个门市销售点，多个仓库，销售数据不共享，库存不准确。

钢材贸易企业通常都拥有多个门市销售点、多个仓库，但是交易信息和库存信息通常都是孤立的，销售人员在销售前往往无法得知真正的库存产品情况，要查清这些信息，就需要很长时间，这也造成了销售效率低，采购人员也因此无法根据销售情况制定精确的采购计划。

⑷ 钢材销售时通常需要提供运输服务，而运输服务由多个与之关联的运输公司来承担，企业常常无法及时下达运输任务，结算运费周期过长。

钢材是一种特殊的商品，通常在交易时，企业还需要提供吊装、运输的服务，这些是交易的重要环节之一。但按传统的方式，这些运输任务的下达通常由业务员电话告知或亲自去运输公司联系，这就增加了销售的周期，浪费了办公资源。同时下达运输任务后，销售人员也无法实时跟踪物料情况，在结算整个公司的运输费用时，又增加了统计的时间和难度。

2 系统分析与设计

2.1 组织机构

我们在了解企业需求后，将企业的下属部门分为三类：管理部门、业务部门、财务部门。管理部门有权查询几乎所有的业务、库存、财务数据。当向采购商付款或向信誉度比较低的客户发货时，管理部门有权限进行审批，审批驳回的业务将无法继续进行。业务部门包括采购部门和销售部门。各业务部门只能查询、操作本部门的业务数据，但可以实时查询最新的库存信息，根据库存信息，制定更精确的采购和销售计划。财务部门拥有以下权限：管理开票、收款、付款信息，根据系统提供的采购、销售情况，安排向供应商的付款资金，向欠款的客户催款。

2.2 业务流程

业务流程分为两类，分别为采购业务流程和销售业务流程。采购的业务流程图如图1所示。

2.3 系统架构

本ERP系统基于.NET平台开发，采用C/S三层架构，即客户端/应用服务器/数据库服务器。

3 系统功能

系统主要包括采购管理、销售管理、库存管理、运输管理、报表管理五大功能模块，用以实现企业物流、信息流、资金流的统一管理。各功能模块的特点如下。

3.1 采购管理

根据贸易公司采购业务流程，我们将采购管理模块分为以下几个子模块。

⑴ 供应商管理

维护供应商基础信息，包括供应商企业信息、地址、联系人、开户银行等。

⑵ 供应商账户管理

向采购人员实时提供供应商账户信息，使采购人员可以了解供应商的余款或欠款情况。将账户金额分为业务金额和财务金额两种：业务金额反映的是实际业务变化时的账户情况，财务金额反映的是通过财务口径进行金额来往时的账户情况。

⑶ 采购合同管理

维护采购合同信息。当采购量比较大或者采购周期比较长的时候，通常采购人员会与供应商签订采购合同。采购合同管理模块除了维护合同的一些基础信息，如合同编号、供应商、采购部门、采购员、签订日期等信息外，还维护具体的采购详情内容，包括采购的物料、重量、价格等。合同中的价格可能在签订时无法确定，有时会依据具体收货日期当时的钢材行情而波动。

⑷ 采购订单管理

维护采购订单信息。采购订单中除了包含供应商、部门、采购人员、交货方式、付款方式、付款日期等信息外，还包含了多条采购详情，即具体采购的钢材物料号，收货仓库，重量、价格、金额等信息。

⑸ 采购收货管理

采购人员依据采购合同或采购订单，在验货后，将钢材收入仓库。此模块可以维护采购收货的详情，根据收货的具体重量和金额，可以自动调整仓库的现有库存量和供应商的业务金额。

⑹ 发票和退差管理

在完成采购收货后，供应商提供对应的发票，业务人员将单据内容输入系统，与收货记录进行对照，完成应付发票的校验。如果有退差情况，也相应地在系统中进行维护。通过发票和退差记录，系统调整供应商的财务金额，以方便业务员和财务人员实时了解供应商账户变化，以便准备资金完成付款。

⑺ 采购付款管理

维护采购付款记录，包括供应商、部门、过账日期、付款依据、付款方式、金额等信息。在完成付款后，系统自动调整供应商的账户金额。

3.2 销售管理

根据贸易公司的销售业务流程，销售管理模块分为以下几个子模块。

⑴ 客户管理

维护客户的基础信息。除企业详细信息、银行信息、联系方式外、还可以维护客户的信用信息，如欠款额度等。在交易时，业务员能够通过参考这些信息降低交易的风险。

⑵ 客户账户管理

客户的账户信息包括两类：第一类是向业务员提供客户总计的账户余额或欠款信息，这类信息也分为两类，分别通过业务口径和财务口径进行统计。第二类信息是向业务员提供的详细欠款清单，通过这些详细条目，可以更有依据地与客户进行交易结算。这两类信息都可以在进行下次交易前向业务员提供，以用于分析客户质量、信用情况，提高交易的成功率。

⑶ 销售合同管理

维护销售合同信息。当客户需求量较大或交易周期比较长时，通常会与客户签订合同。除维护合同的基础信息，如合同编号、客户单位、签订日期、付款方式、分期分款说明等，还包括销售钢材产品的具体约定，包括交易的数量、重量、价格等。通常钢材价格不定，系统会依据发货当月的供应价、信息价等进行适当的浮动。

⑷ 销售订单管理

维护销售订单信息，包括订单编号、客户、负责销售部门、人员、签订日期、交货日期、付款方式、交货方式、交易产品、价格、金额等。当客户的信用度不高或交易风险比较大时，订单需要经过销售审批，只有审批通过的销售订单才允许进行后期的发货。

⑸ 销售发货管理

业务员依据销售合同或订单的约定，维护销售发货信息。实际销售发货情况可能会与订单或合同在量价上有一定的出入，当变化幅度超出一定的范围，销售发货需要重新审批。实际发货后系统自动调整客户的业务金额和库存情况，保证客户账户和库存信息的准确性。销售发货的数量和金额是后期结算的实际依据。

⑹ 销售发票和统降价格管理

维护销售发票信息。销售发票依据销售发货详情创建。依据销售情况，可能会对发货价格进行调整，开具发票的总金额是发货金额和统降价格的总和。发票创建成功后系统自动调整客户的财务金额。

⑺ 销售收款管理

维护销售收款信息。收款记录由业务人员创建，财务人员确认。当款项到帐时，收款记录标志为已收款。系统会自动调整客户的账户金额。

3.3 库存管理

⑴ 基础信息管理

维护钢材品名、牌号、状态、规格、定尺、厂家等基础信息，此外还维护公司库存仓库基础信息。

⑵ 盘库管理

仓库管理人员会周期地检查仓库库存，根据实际情况，调整库存量，保证仓库库存量的准确性。

⑶ 库存转库管理

实际仓库管理中，会出现钢材转库的情况，系统提供维护转库记录的功能，调整钢材实际的库存量。

⑷ 库存状态查看

能够展示最新的库存仓储情况。通过这个功能，用户能够实时了解库存情况，合理安排采购计划，同时在销售时，也能了解钢材储备情况，有目的地销售储备充足的钢材产品，最终能够达到增加仓库周转率，提高业务成交率的目的。

3.4 运输管理

⑴ 运输任务管理

运输任务记录主要包括：运输公司、送货日期、送货地点、卸货方式、收货人员等信息。业务人员通过系统下达运输任务后，运输公司调度员可以根据任务的具体情况安排运输车辆。业务人员可以随时查询相应运输任务的执行情况和反馈意见。

⑵ 运输发票管理

依据运输任务，维护相应的运输发票记录。运输发票包括发票类型、运输公司、客户、运输金额、过账日期等信息。相关人员通过运输发票，与客户进行运输款项的结算。

3.5 报表管理

⑴ 采购报表

依据企业的需求，提供与采购信息相关的各类报表，如：供应商过账报表、采购合同、订单执行情况报表、采购收货未开票详情报表。通过这些报表，管理人员可以实时了解采购钢材的执行、收货、开票详情。采购人员据此可以安排相应的采购计划、联系收货部门、与供应商进行货物结算。

⑵ 库存报表

提供库存过账报表、按日期评估库存量报表、进销存汇总报表等。通过这些报表，业务人员能够了解某段时间内库存量的变化情况，为做出业务决策提供帮助。

⑶ 销售报表

提供销售合同、订单执行情况报表、客户过账报表、发货清单报表、销售汇总报表等。相关人员通过这些报表可以了解某段时间内的销售情况，以此制定相应的销售计划，分析钢材产品的销售情况，最终评估销售人员的业务水平。

⑷ 运输报表

提供运输任务统计报表。方便相关人员对一段时间内的运输任务进行统计，以便于客户进行运输结算。

4 结束语

本系统基于中小型钢材贸易企业的业务特点，在满足用户需求的基础上，旨在为企业提供一个物流、资金流、信息流统一的管理平台。系统基于.NET平台，采用C/S三层架构，设置有五大功能模块，分别为采购、销售、库存、运输、报表管理模块。

通过这些功能模块，业务用户能够实时跟踪库存情况，按需制定相应的业务计划，提高销售的成功率，缩短采购和销售的周期；财务用户可以根据采购和销售情况，安排资金，加快资金的周转率；管理用户则能够监控公司的整个采购、销售和财务情况，并根据公司整体情况进行适当地干预和调整。通过本系统的实施，企业达到了信息的共享和统一，实现了企业业务流程的优化和规范，提高了企业的管理、决策水平，提升了企业的竞争力。

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