解析材料管理过程的动态跟踪控制

郭红梅

摘 要：材料动态跟踪管理是一种新的材料管理模式，通过对材料采取预算、调整、审批、发料、现场跟踪管理、信息反馈、制定措施等方法，对材料整个供应及使用过程实行全方位、全过程、走动式、互动式的全员管理，一控到底，进行全过程的跟踪监督，及时揭差、查因、纠偏和反馈，使其始终处于受控状态，以达到预期的材料成本目标，提高经济效益。文章对材料动态跟踪管理的前提、内容、方法以及各职能部门在材料动态跟踪管理中的职责加以阐述。

关键词：材料 动态跟踪 前提 内容 方法 职责

中图分类号：F253文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）09-249-02

材料是企业成本的重要项目之一，企业材料管理水平高低，使用过程中是否存在损失浪费、是否存在公料私用、流失及利用率不高等现象，直接影响企业的生产材料成本，并与企业经济效益的好坏有很大关系，因此，加强材料管理过程的动态跟踪控制则尤为重要。

一、材料动态跟踪管理涵义

材料动态跟踪管理是一种新的材料管理模式，通过对材料采取预算、调整、审批、发料、现场跟踪管理、信息反馈、制定措施等方法，对材料整个供应及使用过程实行全方位、全过程、走动式、互动式的全员管理，一控到底，进行全过程的跟踪监督，及时揭差、查因、纠偏和反馈，使其始终处于受控状态，以达到预期的材料成本目标，提高经济效益。

二、实行材料动态跟踪管理的前提保障

实行材料动态控制，应当建立完整的成本控制制度和组织体系、信息网络系统、考核评价体系等保障体系。

1.建立成本控制制度和组织保障体系。建立健全成本控制制度、成本预算管理制度、材料现场跟踪管理制度、成本分析制度等各项管理制度，以制度保证材料动态跟踪控制的运行。成立专门成本管理机构，技术、质量、物供、财务等相关职能部门人员以及班组核算员参加，从上到下，形成紧密联系、相互制约的成本控制责任组织网络。为材料动态跟踪管理提供了组织保障。

2.建立成本信息网络系统。目前一些企业建立了成本管控系统，设置预算管理、作业成本管理、控制管理、分析评价管理、考核管理等功能模块，对生产成本进行纵向汇总和横向分析考核，材料作为成本最重要的项目之一，尤其对材料的预算、使用、消耗、定额控制等提供了信息化保障。

3.强化材料预算管理。在成本归口控制下，各职能部门在成本管理和控制方面分别承担相应的责任。通过搜集大量财务、技术等资料，统计分析、测算，多种成本方案选择，制定出相关定额标准，其中材料消耗定额为重要大项，成本管理中心将各项材料定额指标层层细化，分解到相关职能部门、车间、班组、个人各责任体。每月各单位根据下达的本单位的生产作业计划，结合定额，充分考虑现有生产条件和标准的动态调整，编制本单位的材料消耗预算，经成本管理部门、物料管理部门审批后领用，并作为考核依据。生产单位必须严格按编制的材料消耗预算执行，并落实到班组核算到岗位。

4.建立成本控制激励，考核评价体系。强化单位职工的成本控制意识，按照责、权、利进行利益再分配，使经营者、各作业单位管理者、职工的利益收入与材料管理的绩效挂钩。强化成本管理，形成以责、权、利为中心的全员、全过程的成本管理模式。建立完整的考核评价体系。通过考核评价，找出差异，进行分析，实施奖惩，解决问题，修正指标，改进管理，提高企业成本控制管理水平，降低成本，提高效益。

三、材料动态跟踪控制的内容

1.跟踪材料管理制度的执行落实。结合现场对比管理制度，检查是否有不执行或执行不到位、流于形式、应付检查、脱离工作实际的情况，找出差距与不足，提出改进方案和意见。

2.跟踪材料预算的兑现。材料跟踪管理人员要参与到生产的全过程，在生产材料的消耗使用中，对比预算编制的品种、规格、型号、数量、单价、金额，是否按设计要求、定额使用，是否有超预算领用、使用材料，是否有编制预算时，存在底数不清、不切合实际的情况，是否存在小工作量大计划，套取材料的情况，从预算的兑现方面和预算的编制进行对比，使预算在编制上更具有科学性、合理性和实用性。

3.跟踪材料的采购。物料部门根据审批后的材料计划进行采购，材料到货后验收入库，核对材料价格、品种、规格、数量、质量等，严禁无计划采购，超计划采购，未经审批采购等情况，严格控制采购成本。

4.跟踪材料的发放、领取。物料部门在材料发放时，必须按预算编制的品种、规格、型号、数量、单价、金额进行发放，严禁超预算发放，从材料的发放源头进行控制；生产单位在领取时，必须认真按预算编制的品种、规格、型号、数量、单价、金额领取，不得超预算任意领取，使材料消耗控制在成本指标内。

5.跟踪材料的使用管理。材料领用后要严格按生产作业计划、设计要求使用，严禁超预算范围使用材料，造成材料流失、使用去向不明；对材料已领用而长期未使用的，要及时查明原因，办理退料，对责任者要严肃处理。

6.跟踪材料的质量管理。生产单位及各职能部门人员要定期深入基层跟踪检查材料质量情况，是否符合使用要求，发现质量问题及时向物料部门反映。通过质量跟踪，对材料进行性价比分析，选择质优价低材料使用，提高材料使用效率。

7.跟踪旧料的回收、修复利用情况。在生产过程中，对可以回收利用的旧料，是否及时进行了回收，回收的旧料是否彻底；使能够修复利用的材料重新使用，降低材料的消耗成本，提高经济效益。

四、材料动态跟踪控制各职能部门管理责任划分

物料部门、成本管理中心是材料跟踪控制管理的责任部门，负责对材料使用情况进行跟踪、监督、检查，提出整改和处罚意见。各车间是材料管理的第一责任人。材料科重点监督、检查材料入库验收、材料在使用过程中是否符合生产需要，材料质量是否存在问题；成本管理中心重点监督、检查材料使用是否按定额执行，有无浪费现象，定额是否合理；生产技术部门重点监督、检查材料是否按规程规定施工，有无偷工减料现象；财务部门负责控制材料成本不超过材料控制指标；审计部门对相关材料管理制度的执行落实情况、材料计划的合理性、材料领用使用情况、领料单位日常管理情况以及回收修复情况进行过程监督。

1.各单位、车间责任。各单位、车间主管为本单位材料管理第一责任人。编制材料预算，由成本核算员或监督员跟踪材料是否到指定地点，是否按规定定置管理。是否严格按材料预算使用，是否超预算，加强材料现场监督检查，发现问题及时整改。

2.材料科责任。材料科首先抓好材料验收入库第一道关口，核对材料价格，验收材料数量、质量，对不合格、数量不符的材料立即与供应站联系协商解决；二是核对材料到货率，对计划内未到货材料及时联系协商解决；三是抓好材料在使用过程中的跟踪管理，管理人员定期到材料使用现场了解情况，收集材料在使用过程中存在的问题，重点抓材料质量，对材料在使用过程中发生的质量问题及时向成本管理中心反映，并提出解决办法；四是每月对材料预算执行情况、材料数量有无差异、质量有无问题进行分析，提出整改意见和解决方案供领导决策。

3.成本管理中心责任。成本管理中心首先抓好各单位材料预算管理，认真审查预算，审查预算金额、数量、单耗是否符合材料定额，结合技术部门及时掌握生产条件变化，审核调整材料预算。管理人员要经常深入现场调查材料定额有无问题，严格将材料预算控制在材料指标之内；二是抓好材料使用过程的跟踪、监督、检查，重点检查材料现场存料地点、是否定置码放，材料交接班是否按规定执行，有无乱扔乱放材料现象，存在问题要及时提出整改和处罚意见，及时检查、验收整改完成情况，掌握材料现场控制第一手资料；三是抓好各单位月度材料成本分析，管理人员要抓好自己所结算的单位材料成本分析，认真审核各单位分析的全面性、真实性、实用性，重点协助单位对材料单耗，横向对比，同先进单位对比，对标找差，提高整体单位水平。

4.财务部门责任。财务部门根据有级下达的成本指标将材料预算指标分解到各生产单位，每月进行成本核算、成本分析，发现问题及时反馈到成本管理中心，确保材料预算控制在材料指标之内。

5.审计部门责任。审计部门对相关材料管理制度的执行落实情况、材料计划的合理性、材料领用使用情况、领料单位日常管理情况以及回收修复情况等进行过程监督，堵塞漏洞，防止材料浪费等现象。

五、实行材料动态跟踪管理的方法

1.全方位、全过程、走动式、互动式的全员控制。全方位就是在成本过程跟踪管理上，要落实到生产使用的各个方面，不论方位的远近、价值的大小，都要参与落实到。全过程就是要深入到生产过程中监督控制材料、设备、用电等情况的全过程，如从材料的采购、发放、领用、存放以及到生产的使用，从设备的租赁、修理到完好使用；走动式就是各职能部门根据各自责任，深入现场，落实生产使用各个方面，监督生产全过程，到现场发现问题处理问题；互动式就是将实际发生的材料成本与目标成本、先进指标对比，及时发现差异，将各种材料成本偏差信息及时反馈给有关部门，并采取措施予以纠正，找出差距与不足。全员管理使所有员工都参与到成本管理中，在生产使用中自觉养成合理使用材料习惯，杜绝浪费，自主提高降低成本的意识，提高企业的经济效益。

2.建立成本消耗台账，搞好“对标找差”。各单位要进一步建立健全成本台账，台账内容要全面、清晰，突出重点。成本统计台账还要反映出材料等项目支出变化情况，并附有简要说明。依据成本消耗情况，实行“对标找差”，首先与目标责任成本指标比较，找出偏差，明确责任，提出改进措施，及时落实，还要检查衡量措施落实情况，是否达到了预期目标。另外还要与本单位同期指标、历史最好指标、本行业一流指标对比，通过“对标找差”，分析、判断，进一步找到自身差距，明确工作方向，使自己得到不断改进，从而达到一流水平的过程。

3.完善成本分析，加强材料成本考核。各责任单位加强材料等成本使用过程中的控制及分析，及时分析调整生产条件变化等因素引发的材料成本支出变化。每月末定期召开成本分析会，将实际发生的材料成本费用与预算对比，从中发现问题、找出差距，并写出详细材料消耗分析上报成本管理中心。各职能部门每月末根据材料控制跟踪管理情况，写出材料等成本跟踪控制情况分析，找问题找差距，提出意见，采取措施，确保成本控制跟踪管理的实效性。成本管理中心对各单位材料消耗成本分析进行审核总结，对各单位材料消耗情况进行绩效考核，并与工资挂钩，节约材料奖，超支重点分析，对不合理超支进行罚款。提高各单位降低材料消耗成本的积极性。

成本控制报告应由下而上逐级编制，向企业相关部门报送。成本控制报告的内容同责任单位承担的成本责任相一致，根据例外管理原则，还应突出重要信息，还要同岗位责任相联系。责任单位根据实际的成本费用与预算进行对比，写出分析，上报成本管理中心；成本管理中心、各职能部门根据分析报告，对自己负责管理的事项及数据进行分析，并写出分析报告上报主管领导；财务部门通过成本核算，将每月的产量、材耗、工资等费用及时收集，汇总编制成本快报，把成本管理贯穿于生产经营全过程，提高事前和事后成本监控能力，月末写出财务分析说明，为企业管理和领导决策提供详实准确的依据。

建立奖惩机制，也就是把责任成本指标和成本管理工作纳入考核范围，按照“责、权、利”相结合和“多节多奖、少节少奖、不节不奖、超支罚款”的原则进行考核。健全奖惩机制，根据不同的需求设定不同的激励方式。促使全员成本意识，参与成本管理。

通过实施材料动态跟踪控制，可有效遏止材料浪费、积压现象，同时加强了物料的回收复用，降低了成本，提高了经济效益，保证了企业战略目标的有效落实。

（作者单位：河北冀中能源峰峰集团九龙矿 河北邯郸 056000）

（责编：吕尚）