科技查新工作中的沟通意义与策略研究

陈珍芳

〔摘 要〕科技查新工作在科研立项、成果评审、产品报奖等工作中发挥着越来越重要的作用。本文对沟通在科技查新(查新)过程中的重要性进行了详细的阐述，对查新委托人的类型进行了总结，并分别有针对性的提出了沟通策略；从查新人员与受理人员的素质培养、沟通方式选择、查新机构中沟通硬件建设和查新宣传力度等角度提出了提高查新沟通效果和效率的方法；并结合长期查新工作的实践经验提出了科技查新沟通模型，细致的描述了查新流程与沟通主体间的对应关系。

〔关键词〕科技查新（查新）；沟通；策略；委托人；查新员；审核员

〔中图分类号〕G252.62 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2012）09－0160－03

科技查新（也简称“查新”）是指具有业务资质的机构为委托方（自然人、法人或者其他组织）在科研立项、报奖、申请专利和科技成果等提供新颖性鉴定的信息咨询服务。在查新过程中涉及到三方：查新服务方（查新机构，包括其中的查新员、审核员、查新咨询专家）、查新委托方和法律、法规允许各级科技行政部门及行业管理机构等。查新工作由于项目专业性强、时间紧、容易出现委托“扎堆”现象、对查新员专业与知识面要求高等特点，要求在短时间内针对项目准确检索出主要相关文献，通过慎重、细致的对比分析，得出客观、公正的结论，确实是一项挑战性的工作。因此，在查新工作的整个过程中（查新委托、受理、文献检索、报告撰写、审核和存档）沟通显得尤为重要。沟通贯彻始终，及时良好的沟通会使得查新报告准确、公正、客观、及时，反之将使得整个查新过程繁冗拖沓，甚至最终影响查新结论的正确性和公正性。

本文将对沟通在科技查新（查新）过程中的重要性进行分析，对查新委托人的类型进行总结，并分别有针对性的提出了沟通策略；从人员素质培养、硬件建设等角度提出提高查新沟通效果的方法；并结合长期查新工作的实践经验提出科技查新沟通模型。

1 沟通在整个查新过程中的重要性

1.1 有助于查新委托合同的撰写

《科技查新合同》是指查新委托人和查新机构间的约定，界定查新机构处理查新委托人的查新事务，是根据科技部《科技查新规范》的有关要求而制定的，涉及到合同编号、委托人、查新项目名称、查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、检索策略、检索结果、查新结论、附件清单以及备注等内容。其中委托人、查新项目名称、查新目的、查新项目的科学技术要点以及查新点与查新要求均需由委托人提供，但由于委托方对查新不了解、不熟悉合同书写规范等原因，时常出现查新点含糊、科学技术要点过于简略、查新目的不确定等问题，给后续查新工作的开展带来影响，以至于延长查新时间、影响结论质量。

因此，在委托人委托查新项目时，接待人员与委托人之间的沟通非常重要，是影响到后面查新工作的重要因素，良好的沟通，才能使得委托合同中的内容准确、合理。

1.2 有助于查新员理解项目的背景与内容

由于查新工作需在短时间内，高效、准确的完成，而查新员的知识覆盖范围不可能涵盖所有委托项目，而委托人对于项目的内容非常熟悉，对项目所涉及的研究领域通常也有较深的了解。项目负责人对项目已经形成了比较清晰的思路，也做了一定的前期文献调研工作，对当今的现状以及项目涉及的技术有着一定的认识。查新员与他们进行有效的沟通，能迅速且清晰的了解课题内容，把握项目的实质问题及技术要点，从而为查新的顺利开展奠定基础。

1.3 有助于查新员确定检索策略

在明确委托项目的内容和背景之后，查新员要确定简洁的检索词、有效的检索式，而查新点提炼的准确与否，一方面关系到查新员对项目实质内容理解与把握的深度，另一方面关系到文献检索的精度以及查新质量的高低。如果检索词提炼不当，检索式设计不合理，会出现文献漏检、错检等现象，以至于影响到结论的可靠性、准确性等。与委托人进行充分的沟通、分析之后，才能快速、准确的挖掘、提炼出有效的查新点。

1.4 有助于提高查新员的效率

一般说来，查新项目的负责人可能是某学科的专家、某产品的主管，他们对项目有着深刻的了解和认识，查新员应虚心的请教和提问，从而摸清项目的背景、内容；并且在查新报告书写、审核过程中，有疑问也应及时与委托方联系，在公正客观的基础上，认真听取意见，消除委托方的抱怨和分歧，从而减少不必要的重复劳动。实践证明，沟通是提高查新员效率的有效手段。

1.5 有助于增进信任、相互学习、消除误区

在接待查新委托过程中时常遇到委托人因对查新不信任，以保密为由对关键技术、参数等含糊其词、不予透露，或夸大自己的创新点，这严重影响了查新工作的开展，通过沟通一方面取得他们对查新工作的信任、消除了误区、增加双方的学习，另一方面通过让他们提供第三方技术鉴定报告，使得技术、数据更加可信，提高查新的意义。

2 科技查新过程中的沟通模型

科技查新流程中包括以下几个部分：委托人提出查新委托、查新受理、查新员检索文献、撰写查新报告、审核员审查报告、出具正式报告。在整个流程中涉及到的沟通人员主体包括：委托接待人员、委托人、查新员、咨询专家、审核员，他们相互间的沟通贯彻整个流程。具体的沟通模型，如图1所示：

图1 查新流程与沟通主体间的对应关系（沟通模型）

第一阶段：主要完成查新委托的工作，委托人将项目的查新信息传达给受理人，双方之间就查新名称、单位名称、查新点、科学技术要点等内容进行沟通，最后完成查新合同的书写和缴费工作。

第二阶段：这个阶段的沟通主要是查新员与委托人之间的互动，但针对查新内容不明确的时候查新员可以和当时接待查新的受理人之间进行研究和沟通。通过沟通使得查新点、科学技术要点等内容清晰、明了、准确，这也为后面查新工作奠定了基础。查新员在分析检索结果的同时要针对自己的观点和想法适时的和委托人进行沟通，但是委托人的意见仅仅作为查新员的参考，因此在撰写查新报告时，必须要根据查新课题与检索文献的实际对比情况，实事求是公正、客观的做出结论。

第三阶段：报告撰写完成后，查新员要完成自己与审核员之间的沟通工作，这项工作难度很大，需要在很短的时间内让审核员明确、理解查新项目的背景、技术、研究现状、新颖点、结论等情况。通过沟通和互动，审核员会基于自己长期从事查新、审核工作的经验对查新情况提出意见和建议。对于提出的问题如果查新员解决不了，需再次和委托人进行沟通，将问题细化，最终解决。通过审核员、查新员、委托人，三方之间的沟通交流，最终形成一份完满的查新报告。

如图1中所示，在以上3个阶段中，都会存在与科技查新咨询专家沟通的可能性，因为查新工作涉及的领域广而杂，专业性质要求高，对于一些查新员、受理人无法解决的问题，需及时主动的向专家进行咨询、请教，尽快的拿出解决办法和方案。

3 针对不同类型的委托人须调整沟通策略

查新委托人由于单位、专业素质、对查新熟悉程度、个人素质等各不相同，沟通的难易成度也各不相同，来自高校或科研院所、对查新项目熟悉的委托人交流起来相对容易，反之则相对困难。因此，针对不同类型的委托人须采用不同的沟通策略。

根据长期查新的经验，从沟通难易角度，可将委托人分为：熟悉项目与查新流程型委托人、托关系或走过场型委托人、夸大新颖性或隐瞒核心技术型委托人、什么都不懂型委托人。针对他们各自的特点，采取的沟通策略和注意事项，4 提高查新沟通效果和效率的方法

4.1 提高查新员和委托接待人员的专业素质和敬业精神查新员和接待人员是查新机构对外的窗口，其素质的高低直接影响到整个查新机构的形象。一方面，他们应具备良好的职业道德和敬业精神，对自己负责的工作富有责任心和使命感，坚持原则、不徇私舞弊，确保查新结论的准确、公平、客观、公正；另一方面，应注重提高自身的专业素质，包括专业技能、知识面、语言表达能力、外语水平等。

4.2 对委托人要主动联系、虚心请教、善于提问

查新过程中，查新员应积极主动的与查新客户联系，就查新内容、查新点、科学技术要点等进行深入沟通，尽快捕捉到委托项目的关键点，提炼出合理的查新点。查新报告完成后，查新员可与用户再次沟通，避免用词不准确或不专业、错查、漏查等现象的出现。

由于专业知识的限制，查新员应积极营造良好的交流环境和氛围，虚心向查新用户请教，从而搞清楚项目的内容实质，仔细、耐心的聆听用户对课题的分析介绍，并适时的将自己所获取到的信息复述给用户，以便准确的理解项目实质。对于不理解、不了解的内容，查新员应快速利用自己分析归纳的能力，有步骤、有针对

性的向用户提出问题，并注意交流的技巧和谈话的气氛，尽量站在用户的角度为他们考虑问题，慢慢引导他们挖掘出课题中的创新点。

4.3 加强沟通硬件建设和宣传的力度

查新沟通包含直接和间接两种方式，采用的方式可能有电话、E-mail、传真以及其它即时聊天工具等多种形式，对于一个查新机构而言，电话机、电脑、传真等硬件设施是必须配备的，它们是实现有效查新沟通的基础和保障。

在实践中，经常遇到很多用户对于科技查新工作不熟悉甚至从来没听过，更别提了解查新工作的重要性了，这给查新工作的开展、查新过程中的沟通带来很大的麻烦。因此，可通过多种途径来加大科技查新的宣传力度，让更多的人了解科技查新以及其重要性和必要性，熟悉查新的规范和流程，这可大大减少查新的困难、提高沟通的效率，使其更具针对性。

5 结束语

科技查新工作有效地提高了科研立项、成果评审、产品报奖、高新企业申报的科学化和规范化水平，已成为科研工作和科研管理工作不可缺少的重要环节。在查新过程中，委托人、受理人、查新员、审核员以及相关查新专家间的有效沟通，提高了查新的质量、减少了不必要的重复劳动，可达到事半功倍的效果。文中就查新工作中沟通的重要性、整个沟通策略以及提高查新沟通效果和效率的方法进行了详细的分析和阐述，并结合长期查新工作的实践经验提出了科技查新沟通模型，细致的描述了查新流程与沟通主体间的对应关系，对规范查新工作、提高查新效率、宣传科技查新的重要性起到一定的现实意义。

参考文献

[1]谢新洲，腾跃．科技查新手册[M]．北京:科学技术文献出版社，2004,（7）:531.

[2]章梅．如何把握好科技查新的委托与受理环节[J]．江苏科技信息，2005，(10):13-15．

[3]董月玲,王寻,王晓丽．发挥委托人在科技查新中的作用[J]．大学图书情报学刊，2009，27(2):52-54，77．

[4]王蕙.新时期对图书馆查新人员的素质要求[J].科技情报开发与经济,2005,15(10):6-7.

[5]闫蓓,苏桂贞,银晓燕.查新工作中用户的心态分析及对策[J].中华医学图书情报杂志,2002,11(4):56-57.

（本文责任编辑：孙国雷）