信息化背景下我国档案数字化建设的路径选择

鲁旭

摘要：计算机网络技术的普遍应用和档案信息化的发展，给档案工作的方式带来了有目共睹的巨大变化。《档案事业发展“十五”规划》要求加快现有档案的数字化进程。在此背景下，本文探讨了我国档案工作数字化建设的路径选择。

关键词：信息社会；档案；数字化

当前人类社会已进入信息化时代，信息成为比物质和能源更为重要的资源，信息经济在国民经济中占据主导地位，并构成社会信息化的物质基础。而电子文件的大量出现也改变了档案管理的工作内容和方式，特别是进入新世纪以来，计算机网络技术的普遍应用和档案信息化的发展，给档案工作的方式带来了有目共的巨大变化。在此背景下，本文探讨了我国档案工作数字化建设的路径选择。信息化背景下我国档案数字化建设的路径选择有以下几点：

1、出台档案数字化建设的规范与标准

档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道，向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。在数字化过程中需要考虑：档案数字化后所得到的数字资源是否能得到各种软硬件平台的支持；用于保存与传递这些数字资源的软件是否广泛并容易得到；在音频及视频档案数字化时数模转换是否符合国家或国际标准；元数据是否符合已有的国际标准；今后的硬件、软件和数据迁移是否能保证数字化档案信息的安全；以及能否与图书信息、情报信息及其它文献信息实现一体化利用，做到不同数据仓库之间的“无逢链接”。这些都是档案数字化过程中必须要考虑并遵守的基本条件和要求。只有符合统一的标准，才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输，而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费，同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范，档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。

2、提升档案从业人员的信息化业务素质

要对档案从业人员进行一定的岗前培训，使其掌握系统的理论知识包括核心技能，并具备一定的实际操作能力，岗位上的档案作业实践才是档案从业人员练好本领的重要时机。档案从业人员在训练核心技能的过程中，尤其应对当前和今后数字化、网络化、信息化条件下档案核心技能的应用加以研究和掌握。在学习和掌握对纸质环境下档案职业核心技能的同时，加强对数字、电子和网络环境下档案职业核心技能的研究和应用。比如对电子文件元数据的有效管理和保护、数字档案的保管、电子文件的鉴定、网络环境下的档案编研等，都值得深入研究。

3、加强维权和信息安全意识

档案信息资源在开发利用时，必须提高对著作权、公布权、发表权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识。在档案数字化和档案数据库汇编作品过程中，经常会涉及到著作权问题，应当在加强著作人权利保护的前提下扩大信息与知识在更大范围内的流動与服务。

档案信息资源开发时会涉及到多方面的信息安全问题。档案信息资源开发时会涉及到多方面的信息安全问题。首先，因此要重视档案信息内容安全，保障操作系统和数据库安全，使用安全级别较高的操作系统，并对数据库进行定期备份或异地备份，维护数据库事务日志，实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。还应提高档案信息网络安全意识。档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

4、加强档案管理应用系统建设

档案管理应用系统建设包括档案管理软件系统的开发与推广、适应电子政务要求的机关文档一体化管理系统的建设、基于政务网的文件档案信息库建设、基于互联网和政务网的档案网站建设和示范性数字档案馆建设。在各地各级档案馆推广应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件。在列入国家综合档案馆接收范围机关、团体、企业事业单位中普及应用符合省级档案行政管理部门认可的文档一体通用软件和与办公自动化相衔接的电子文件采集与鉴定共性模块。将电子文件中心和档案基础数据库作为重要政务息资源库建设。

5、加强与信息管理部门的合作

档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征，逐渐跨入了信息产业范畴，档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。档案部门通过档案数字化建设工作实现和信息化工作主管部门的强强联合，并在其制订国民经济和社会信息化的发展规划和政策措施框架内运行，既有利于贯彻国家、省有关档案信息产业技术标准，争取政府信息化建设资金的支持，尽快实现对传统档案信息管理对象的升级改造，又利于充分借助信息部门已开发建设的信息网络平台，实现数字档案信息的接收、发布等工作，达到能效双赢的目的。

档案电子化建设是档案事业面临全球信息化的必然选择，关系着档案事业今后的兴衰成败，但是电子化却是一项系统工程，任重道远。这不仅需要档案从业人员的素质提高，也需要国家加大在档案电子化建设方面的投资力度，加快我国档案电子化建设的发展速度。

参考文献

[1]张照余，档案信息网络化建设研究，中国档案出版社，2001年12月第1版.

[2]关于档案事业创新的思考[J].档案时空,2003,(12).

[3]科技创新,档案事业腾飞的翅膀[J].档案时空,2005,(06).

[4]马学强.关于把档案馆构建成政务信息中心的思考[J].山东档案,2005,(02).