PDCA循环在医院科研项目管理中的运用

2012-04-18叶斌王晓稼吴国萍

医院管理论坛 2012年4期

叶斌王晓稼吴国萍

医学科研是医学科学发展的主动力，是现代化医院管理的重要组成部分。从我院50多年来的实践经验来看，加强科技创新，加大医学科研的研究力度，促进医学科研成果的转化都具有极为重要的理论和现实意义。医院要在市场经济环境中持续发展，必须依靠科技进步和创新来提高医院的综合竞争力。如何运用科学、有效的管理方法，提高医院科研水平是当前值得探讨的问题。

PDCA循环是美国质量管理专家戴明（William Edwards Deming）首先提出的。该方法适用于任何管理过程。由于行业或规模的不同，方法的使用上略有不同，但基本原理仍然是相同的，同样适用于医院科研项目管理，主要体现在过程控制方面。为了保证科研项目能在合同约定的期限内高质量地顺利完成，科教部门在进度控制中引入PDCA循环理论，以期对科研项目实施动态管理，从而提高我院的科研管理水平，使医院科研管理工作健康有序的向前迈进，进一步提升医院的核心竞争力。

PDCA循环在医院科研项目管理中的具体应用

1.第一阶段：计划（Plan）

PDCA循环的第一阶段是计划阶段，主要是分析现状，找出存在的问题；分析产生问题的各种原因或影响因素；提出计划，制定措施。

1.1 分析科研项目管理工作的现状，找出存在的问题。科研项目管理任务一般分为申报立项阶段、中期管理和后期管理3个环节。医院的科研管理部门为科教科，负责科研项目的申报、立项、经费的划拨使用、项目过程管理等，而基本的研究单位为科研课题组。科研课题组由1名负责人和课题组成员组成，实行课题负责人制，医院对科研项目实行宏观管理，具体实施由课题组按照项目合同要求完成。项目完成后，由课题负责人向科教科提出结题或验收申请报告，单位和上级主管部门组织课题验收，完成验收后，组织成果登记和申报科技奖励。我院在上述科研项目管理过程中发现以下问题：（1）科研管理制度有待与时俱进；（2）科研人员申报课题的积极性不高，尤其申报国家级科研项目较少；（3）省部级、国家级项目立项数较少，科研水平总体层次有待提高；（4）申报各类项目的课题多数缺乏创新性，难以突出研究亮点；（5）部分科研人员在标书书写上不规范，形式审查不过关，影响课题申报；（6）项目按时结题验收率低，大部分都要申请延期；（7）项目成果登记率低。

1.2 找出产生问题的影响因素。分析原因阶段是各阶段中的重要环节，如果原因查找不清楚或不准确，就不能很好地提出解决问题的办法，并会导致下一阶段工作难度增加。因此，应加大查找原因的力度，将问题产生的各种原因找清楚[1]。我们在查找原因时认为影响因素主要包括以下几个方面。（1）管理模式仍停留在被动管理上，缺乏前瞻性，缺少规划性。管理手段也较陈旧，未能充分利用计算机网络等现代化方式，有待与时俱进；（2）医院缺乏高校科研平台支撑，基础薄弱；各部门间科研协作困难，沟通不畅，专家各自为政，在申报国家级等重大科技项目中处于劣势；（3）科研管理部门在申报过程中所起的指导、把关作用有待进一步提高；医院项目申报工作按部就班，没有充分发挥学术委员会在项目申报中的一级指导作用，科研申报培训较少，缺乏省内专家二级指导和国内评审专家的三级指导；（4）有的课题负责人缺乏责任意识，过高估计自己，对各种可能性的预测不足，课题组成员没有全程参与，挂名者居多，从而导致结题验收率低；（5）完成验收的课题负责人，缺乏主动进行成果登记的意识，科教部门宣传不到位；（6）科研人员申请报奖的积极性不高，奖励政策过于陈旧。

1.3 针对主要问题及影响因素，我们制定了提高科研项目管理水平的计划和整改措施。（1）积极引入和学习科研项目的管理模式，在实践中不断的完善，鼓励科研管理人员到高等学府继续深造或到其他兄弟单位学习交流。建立科研信息管理系统，对科研信息进行自动化、科学化管理；（2）健全科研管理制度，完善科研激励机制，调动专业技术人员参加科研活动的积极性，提高省部级及以上科研项目的申报数量，增加高层次项目的中标率；（3）对内加快科研平台的建设，对外加强与高校的科研合作；（4）进一步优化各级各类项目的申报流程，突出科研管理部门在申报过程中所起的指导、把关作用；充分发挥学术委员会在项目申报中的一级指导作用，并邀请省内专家进行二级指导和国内评审专家给予三级指导，从而提高标书的质量；（5）要加强协作攻关的意识，正确处理科研和常规工作的关系。把科研工作纳入任期目标管理；（6）加强科研项目的过程管理，为科研项目顺利进行实施正确指导，如加大检查力度，积极为课题负责人创造解决问题的途径；（7）加大宣传力度，提高各项目负责人对科研成果的保护意识，并积极申报高层次科研奖项。

2.第二阶段：实施（Do）

执行所制订的科研项目管理计划和措施。Do阶段是PDCA循环的关键、核心阶段。该阶段的任务是按照实施计划的要求组织实施，将任务落实到位[1]。针对科研项目管理中存在的主要问题，我院采取了以下措施。

2.1 领导重视，加强组织管理。医院领导关心、重视科研工作，把科教兴院的方针落到实处，加强组织管理。在课题申报之前，科教部门及时召开课题申报会议，把相关政策、指南等重要信息及时、准确传达给科研人员，在2011年的国家自然科学基金项目申报中，院长亲自动员相关人员积极申报，并分别邀请了三名国内知名专家作专题讲座。

在申报后期，实行项目预评制度，科研管理部门首先对标书进行形式审查，召开医院学术委员会会议，对申报课题的科学性、可行性、创新性等方面进行预评审，对申报的标书设计不合理，课题论证明显有缺陷的申报项目让其进行反复修改，进而提高申报标书的整体质量。对限项申报的课题，实行淘汰制，尽量报送有竞争实力的项目。在国家自然科学基金、省自然科学基金等高级别科研项目的申报上，力邀相关方向的专家来院进行一对一指导与评审。

2.2 建立健全科研管理制度。我院根据省卫生厅相关政策要求并结合医院的实际情况制定了《医院科研管理条例》、《医院科研经费管理办法》、《医院科研项目管理办法》等文件，以制度的形式规定了课题配套经费、课题获奖奖励等激励政策，并不断完善相关制度，如《医院科研管理条例》从2002年首次发文至今，分别在2008年、2011年进行了2次修订与完善。

我院每年都有科技发展专项经费预算，为各类科研项目的顺利实施提供了经费保障。如对专业技术人员承担课题、获得成果奖励、发表文章及参加学术会议给予相应扶持与奖励。同时，我院于2010年完善科研考核制度，将年度科研考核指标加入到个人和科室的年终考评中，并将科研管理列入科室科主任任期考核。

2.3 促成协作，组织协调省部级以上重大项目的申请。在项目的申报立项阶段，科研管理部门主动引领和组织不同学科、不同专业的科研人员进行交叉项目的申报，将个体的智慧汇集成集体的智慧，争取跨学科项目及重大项目申报的成功，并争取到尽可能多的科研经费。

2010年以来在我院的优势学科上分别成立了多个多学科分中心，如院结直肠癌多学科诊疗协作团队（MDT）、省胸部肿瘤诊治指导中心等，在2011年的项目申报中发挥了重要的作用，成功申报了省级重点实验室、省中医药重大疾病防治攻关计划、肿瘤学重点学科。

2.4 加快科研平台的建设，提供良好的科研环境。为科研人员提供良好的研究平台，医院不断加强科研平台建设。（1）加强图书馆、电子阅览室的建设。近年来，医院不间断增加图书馆、电子阅览室的电脑数量，及时更新各种数据库，逐步扩充数据库的信息含有量，让科研人员准确获悉国内外最新医学动态，避免低水平重复研究[2]。（2）加快医院肿瘤研究所和中西医结合重点实验室的建设，提高实验室的知名度和大型仪器设备的使用率。2011年对我院肿瘤研究所实行了翻新改造，使我院研究所实验室布局更加合理，为新立项的浙江省胸部肿瘤诊治技术研究重点实验室的筹建提供了完备的场地和设备。（3）2007年肿瘤标本库筹建以来，到2010年标本库的工作已步入正轨，进入了深耕阶段，标本量大幅增长，标本种类进一步丰富。截止到2010年11月份已收集了2700多例病人标本（共计43000多份标本）。标本库目前已经逐渐发挥其支持科研工作的作用，因科研需要已利用组织总计2015块，血标本485份，为国家的863项目、省科技厅项目、省自然科学基金项目等课题提供了大量研究素材。在今年的三月份，为推动我省生物样本库建设，在省科技厅和卫生厅统一指导下，经过医院的多方努力，我院参与申报了省科技厅2011年度省重大科技创新服务平台建设——浙江省生物样本库创新服务平台项目，并投入资金500万元。

2.5 加强课题研究过程的质量管理，加快科研管理信息化建设。在科研项目的在研阶段，配合上级管理部门和有关单位进行或自主进行项目中期检查及年度检查。一方面督促项目负责人按要求完成项目，科教部门在审核各项课题年度进展报告的同时，筛选超期项目与临近研究到期的项目，催促与提醒对应的项目负责人抓紧结题（验收）工作。另一方面也能及时发现问题，协助项目负责人发现项目实施过程中的偏差，及时修改，保证研究目标的实现[3]。

为提高工作效率，医院于2008年在院内网HIS系统下构建了医院科研信息管理系统，对科研项目的管理实行动态监测，极大的方便了科研管理工作。但系统尚不完善，缺少科研经费管理部分。为优化经费报销流程，加强对科研经费专款专用的监督，医院将于2011年引入科研经费管理系统。

2.6 提高科技工作管理人员素质，重视对自身工作的评价。作为科研部门的管理人员，既是科研工作的管理者、组织者、监督者，又是科研人员的服务者。我院重视对科研管理部门人员的业务与素质培养，鼓励科研管理人员到高等学府继续深造或到其他兄弟单位学习交流，做到与时俱进，使科研管理部门能及时为科研工作者提供技术性及政策性指导。科研管理部门也应当定期反思自身在项目管理中出现的失误和教训，总结经验。

在医院的激励政策下，医院青年管理人员3人陆续参加了知名高等学府的在职入学考试，其中1人已拿到管理专业硕士学位（MPA），2人在读。通过学习不断加强自身管理理论和方法，提高自身的管理水平。每年组织科研管理人员到其他综合性医院科研部门学习交流管理经验。在条件允许的情况下，选派人员到省部级科研管理部门挂职学习锻炼。

2.7 采取一系列措施保护知识产权，提高科研人员的成果意识。建立论文发表登记审查制度，论文必须由项目负责人和科研管理部门审核同意才能发表，对可能形成专利的研究成果先申请专利再发表论文[3]。自2010年起验收的科研项目必须进行成果登记，原则上要求成果登记后的项目积极申报各类奖项，科教科对近几年医院产生的符合专利申请的成果进行一次检查，并提醒项目负责人要提高知识产权的保护意识，在潜移默化中加深科研人员的成果保护意识。

3.第三阶段：检查（Check）

检查的过程就是信息收集、加工和判断的过程，在检查阶段，我们需要对计划和措施在执行阶段进行评估，确定成效是否与预期吻合，采取的各项措施是否落实到位，找出存在的问题，以便进一步改进。

3.1 建立多层次的信息反馈机制，将科研主管单位抽查、医院科教部门定期及不定期检查和项目负责人自查反馈相结合。找出实施过程中存在的问题和缺陷，在检查中及时纠正和采取补救预防措施，不断完成计划内容。

3.2 开展年度科研项目管理工作调研，调研对象为课题负责人和项目主要参与者，主要形式有问卷调查、座谈会、个别访谈等。

3.3 使用科研管理信息系统，通过该系统及时掌握课题进展、是否验收、成果登记和报奖等基本情况。

3.4 将管理任务分配至所在科室科主任及科研秘书，要求各科室重视科室的科研工作，督促课题负责人做好科研项目的实施工作，按时上报中期总结和年度总结。

4.第四阶段：处理（Action）

首先要总结经验。对检查出来的各种情况进行处理，正确的加以肯定，总结成文，制定成标准，巩固取得的成果，提出尚未解决的问题。通过检查，对效果还不显著，或者效果还不符合要求的一些措施，以及没有得到解决的质量问题，不要回避，应本着实事求是的精神，把其列为遗留问题，反映到下一个循环中去，从而实现科研课题管理过程的持续改进。我院科研工作尚存在下列问题：

4.1 在国家级、省部级项目的立项情况来看，与其他高校附属医院比较，我院在立项数量上仍然存在明显差距；验收课题在申报高层次奖励项目中的申报数与获奖率仍然较少。

4.2 虽然经过多次学科之间的合作申报，但是学科与学科之间合作仍然不够默契，研究资源相对分散，没有形成一个统一、有潜力的研究方向。

4.3 随着我国生物医学科技的发展，涉及人的生物医学研究项目日益增多，为保护受试者的权益和安全，国家对涉及伦理的科学研究审查也日益严格，但临床科研人员及科研管理人员对伦理学知识的认知度不够，普及度相对较低，规范科研项目的伦理工作将成为下一个循环要解决的问题。

4.4 每年课题申报的方式在不断变化，信息化程度在不断加深，要求科研管理人员提高自身的信息化水平，做好申报前的培训工作。

体会和取得的成效

PDCA循环是个大环套小环，大小环相互促进，一环扣一环的制约环[4]，必须保证PDCA四个阶段是一个有机的整体，只有计划而不实施，等于没有计划；只实施不检查，难以知道计划实施的好坏优劣；只检查不总结，不相互反馈信息，管理质量也无法提高。我院的科研管理工作正是在这样一种循环中不断提升，在提升中循环，在工作中不断持续改进，促进了我院科研项目管理工作的提高和模式变革。

几年来的实践表明，按照PDCA循环原理对科研项目进行系统的管理，无论在申报立项阶段、中期管理、还是后期管理上都取得了一定成效。管理效率明显提高，课题验收数量与成果登记数量都有了不同程度的增长（见表1-4）。