浅谈能源信息化建设及管理

杨尚华

摘要：当今世界，能源的战略地位和作用日益凸显，成为国家经济和社会发展的命脉，建立能源信息综合管理体制，对于进一步确定能源信息管理的职责，加强和改善能源领域宏观调控，提高我省能源规划和政策协调能力，具有重大而深远的意义，通过调研及探讨，本文对能源单位档案信息化建设提出了一些见解。

关键词：能源信息；建设；档案；管理

Abstract: In today's world, energy strategic position and action to be highlighted increasingly, become national economy and social development 's lifeblood, the establishment of energy information management system, to further define the energy information administration duties, strengthen and improve macroscopical adjusting control energy field, raise me to save energy planning and policy coordination ability, have great and far-reaching sense, through investigation and study, the energy unit archives informatization construction offerred a few view.

Key words: energy information; construction; management of archives;

中图分类号：F206 文献标识码： 文章编码

1概述

从能源的长期发展看，完善能源信息管理体制，对于促进能源总量平衡、结构优化和效率提升，确保我省能源安全具有重要作用，所以，能源局的成立，标志着我省的能源管理体制改革迈出了重要一步，也显示出了我们对加强能源信息管理、保障能源安全的态度和决心。在此背景下分析我省能源信息管理所面临的挑战和历史经验教训，探讨能源信息管理的发展趋势，对于进一步明确各单位能源信息管理的职责，加强和改善能源信息管理，具有重大而深远的意义。

近年来由于能源建设项目的增多，信息档案利用率相对较高，科技人员往往在利用档案时需来回于档案室与工作场所之间，费时费力；同时公司下属企业地域分布较广，相互之间联系密切，档案资料交换频繁，通过传真、电话等传统方式可以解决这些需求，但工作效率低下，人工耗用大的缺点显而易见。

2 重视能源信息服务，加强能源信息综合管理，

2.1在能源信息管理方面，历史经验表明，如果缺乏集中管理，就会出现政府能源信息管理职能分散，多头管理，政出多门，宏观调控乏力，管理效率低下的情况。近年来，国内能源供应几次大起大落，出现煤、电、油、运相互牵制、全面紧张、异常发展的状况都是这种情况造成的。所以说，能源信息管理体制的进一步改革，必须打破这种局面，实现各部门职能的转变，确立宏观的管理体制，从决策上对能源信息管理进行引导。对于能源管理部门，要明确界定并理顺管理部门与下属各部门的关系，要防止该机构因缺乏足够的权力而无法发挥应有的作用。只有这样，才能真正保证能源信息管理的顺畅和能源市场的良性运行。

2.2必须建立全面的能源信息搜集、服务机制，确立完善的能源管理体制和决策机制，历史的和现实的状况表明，如果能源统计跟不上形势发展，能源生产和消费基础数据统计就会不完整和不准确，造成信息失真、缺失问题严重，影响我省各能源部门宏观决策。

3 建立能源信息档案

能源部门如何实施档案信息管理系统值得展开探求，信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。面对全新的网络化、数字化环境，电子文件的接收、存储、保管、利用以及电子文件的完整性、真实性等都带给传统"实体档案"管理模式以巨大的冲击，如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务，在能源部门电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。

4建立能源信息综合管理体制

4.1 能源信息管理机构。从国家能源安全和经济可持续发展的长远需要来看，我国应建立集中统一的能源信息管理机制，建立能源信息管理机构，能源信息管理机构应该具备以下职责：将分散在各个政府部门的能源信息宏观管理职能集中起来，对煤炭、电力、石化、核能等国有特大型能源企业的信息行使宏观管理，下辖地方各级能源信息管理部门，并相应建立能源信息管理机构与相关部门之间的工作协调机制，形成自上而下的综合能源信息管理体系。

4.2 能源信息管理机构应具备的职能。能源信息管理机构，从宏观层面分析，它应该负责本系统能源信息行业调查，分析能源发展趋势，研究国民经济和社会发展对能源的需求，制定满足国民经济与社会发展需要和确保能源安全的能源发展战略；从微观层面分析，它的信息能够影响能源勘探、开发、加工、市场、技术创新、生产建设和节约等政策的建立；负责制定促进能源发展、能源节约、能源安全和技术创新等政策，指导能源行业的能源节约、能源综合利用和环境保护工作。

5当前能源部门信息档案管理模式

5.1档案管理模式

目前，档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，包括档案的接收、整理、保管、利用等，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。

5.2能源信息档案存储模式

我们不仅需要解决部分纸质能源信息的数字化转换和处理，还需要解决能源部门日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。

5.3能源信息档案查询模式

在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向各级部门提供良好的服务。

6 能源信息档案馆的建立和建设方案

6.1 能源局下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。

能源部门档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。

6.2能源档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

6.3 实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。

6.4 总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

6.5建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为我省能源的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

7结语

总之，能源信息化建设和管理是当前和今后一个时期能源信息部门的一项重点工作，我们必须加快能源信息现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档,使能源信息的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化,为确保能源信息交换与信息资源共享创造条件。

参考文献：

[1]高晓渤;基于B/S模式的能源管理信息系统设计[J];港口装卸;2012年04期

[2]于雷;;煤矿能源管理信息系统研究与开发[J];中国煤层气;2010年03期

[3]陈慧珠;浅谈档案管理现代化[J];中国科技信息;2005年16期