聘用制下高校人事档案管理研究

房洁

(山东青年政治学院，山东济南250014)

聘用制下高校人事档案管理研究

房洁

(山东青年政治学院，山东济南250014)

聘用制的推行为深化高校人事制度改革提供了强有力的组织保证和人才支持，也向高校人事档案管理工作提出了挑战，传统人事档案管理模式已不再适应社会发展的要求。完善高校人事档案管理工作是社会发展的客观要求，也是人事档案管理工作自我完善的需要。在聘用制下，高校应该通过转变观念、健全制度、创新技术、完善队伍等措施，不断推动人事档案管理工作的规范化、信息化、法制化。

聘用制;高校;档案管理

一、聘用制下的高校人事制度改革

聘用制在高校是指高校与职工按照国家有关法律、政策的要求，在平等自愿、协商一致的基础上，通过签订聘用合同，明确高校和受聘人员有关工作权利和义务的一种用人制度。聘用制自2002年起在我国试行以来，推行面不断扩大，“全员聘用”是我国事业单位人事改革的未来目标，聘用制也是高校人事制度改革的必然要求。

在高校人事改革中推行聘用制有着积极的意义。一方面，聘用制的推行有利于实现人事管理由“身份管理”向“岗位管理”转变。聘用制实施后，教师能否聘用完全由岗位需要决定，聘用后的待遇也由所聘岗位及其职务决定。这样，人事管理就可以通过加强岗位管理，公开择优招聘，纠正过去重“身份评审”轻“岗位聘用”的现象，强化了教师的岗位意识。另一方面，有利于建立健全“能上能下”的竞争激励机制。[1]传统的职称评定制度，存在着一次评审定终身的现象，教师职务“能上不能下”，同时分配制度上的“大锅饭”造成教师责任目标不明确。聘用制对教师采取岗位职责与任期目标的聘约管理模式，实施择优聘用、优胜劣汰的双向选择。在激烈的岗位竞争中，如果自身没有真才实学，没有过硬的本领，就将被淘汰。实行聘用制，可以建立起一种合理的竞争激励机制。[1]

二、聘用制给高校人事档案管理工作带来的挑战

聘用制的实施，对高校人事档案管理工作产生了深远的影响，人事档案管理工作将面临着新的机遇与挑战。当前随着聘用制的实施，高校人事档案工作在诸多方面也逐渐显现出一些问题，主要表现在以下几个方面。

(一)档案内容不全面

聘用制实施后，学校里边拥有正式的事业编制员工、聘用合同制员工、临时工等，一个单位存在多种“身份”的员工，这给档案管理提出了新的要求，传统档案管理中人事档案内容远不能适应聘用制的要求。《事业单位岗位设置管理试行办法》规定，“事业单位岗位分为管理岗位、专业技术岗位和工勤岗位三种类别”，“根据岗位性质、职责任务和任职条件，对事业单位管理岗位、专业技术岗位、工勤岗位分别划分通用的岗位等级”。因此，人事档案不能仅仅局限于对经历的简单重复描述，而是要求能够全面反映每个教职员工承担的岗位类别、等级、履行职责与绩效考核情况，以及任职过程中的工作创新情况，并反映对应岗位的基本条件等。由于聘用制下人才流动将更加频繁，对人才诚信的要求被提上重要议程，档案管理中需要增加诚信的内容。在当前国家诚信体系建设进程中，人事档案也应该有所作为，作为个人信用体系建设中的主要环节，人事档案是个人信用数据的主要媒介。[2]

(二)“重新建档”现象严重

随着聘用制的推行，高校人才流动加剧，为了留住人才，以人事档案为“把手”、扣留人事档案是很多高校常用的手法，以此来增加教职工寻找新单位和享受国家规定的相关待遇的难度。尽管扣留人事档案有违人事档案管理规定，但却成了有些单位防止人才流失的杀手锏和维护自身利益的有力手段，这种现象在全国很多高校都存在。相反，也有一些高校为了吸引人才，通过重新建档的方式来引进人才。“重建档案”行为导致的直接后果是“有档无人”、“一人多档”，这严重违背了人事档案的管理原则。[2]对于原单位来说，大量的档案由于档案主人的“弃档”而积压，这些档案转不出去，又不能销毁，不仅不能发挥作用，还要花费大量的人力、财力去管理，造成极大的浪费;对于新单位来说，大量的无档人员由于缺乏档案作为依据，增加了主管单位特别是组织人事部门对员工考察的难度，降低了人事档案的利用率和可靠性。

(三)档案遗弃严重

随着人才市场的不断发展，人才流动越来越快，教职工为了自由流动，往往放弃档案，选择更适合自己的岗位，在这种背景下，人事档案似乎变得可有可无。相反，寄存或托管人事档案，不仅要办理有关手续，还要缴纳一定的费用;再加上受户籍政策的影响，很多教师在和原单位有培养协议的情况下，完成了硕士、博士学业后，离开了原单位，重新择业，将个人档案遗弃在原单位。工作单位与人事档案往往不在同一地市，为了省钱省事，许多人选择了“弃档”。[2]

三、聘用制下完善高校人事档案管理工作的对策

(一)更新观念——重视高校人事档案管理工作

良好的档案意识有助于推动档案建设，高校领导和档案工作者要充分认识档案管理工作在高校教育教学和人事管理中的重要性。人事档案是人才信息的重要载体，准确、完整的人事档案能够全面记录一个人的人生经历、思想品德作风、业务能力水平、工作表现和业绩等信息。高校人事档案管理是学校组织人事管理、教学、科研等各项工作不可缺少的一项基础性工作，也是衡量一所高校人事工作质量的标志之一。

当前，人才服务市场的建立与发展，使员工与单位之间的关系，逐步由稳定的封闭状态向一定程度的开放状态发展，尤其是人事代理制的推行，使许多“单位人”转变成“社会人”，人事档案管理工作中传统的封闭保守的思想观念，已不能适应现代社会的发展。因此高校相关领导和档案工作者应树立主动服务的观念，推动高校人事档案管理工作的规范化、信息化、法制化。

(二)完善制度——推动高校人事档案管理工作规范化

根据新制度经济学的理论，制度是约束人们行为的一系列规则。高校人事档案管理工作的完善和发展离不开相关制度的保障。

1．建立健全高校人事档案管理工作规章制度，推动档案管理法治化。

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及大量的地方性法规的颁布和实施，是我国档案事业走上法制轨道的重要标志。当前，高校人事档案的管理必须认真贯彻执行干部人事档案工作的政策法规，依法治档，按规章制度办事。高校应当重视制度建设，出台相关干部人事档案管理办法、档案管理工作职责、档案管理工作人员守则、档案保密办法等规章制度。

2．实行开放式人事档案管理模式。

随着聘用制的发展，高校人才流动的数量会日益增多，在更大范围内实行开放式人事档案管理模式将成为可能。聘用制下，人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围;[3]信息技术和互联网的飞速发展，客观上也要求档案管理者改变人事档案管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式。

3．加强人事档案信息资源的开发利用。

信息时代，档案是一种重要的资源，我们要积极开发利用档案的信息资源，使人事档案充分发挥其重要作用。要摆脱重保管轻利用的思维定势，以利用为目的，以利用促管理，所有管理工作都应该围绕“利用”两字做文章，最大限度地发掘蕴藏于人事档案中的信息资源。

4．完善人事档案的长效管理机制。

推进人事档案工作，不是一朝一夕的事情，从根本上、长远上讲是要解决体制和机制问题，建立长效管理机制。

(三)创新技术——实现高校人事档案管理工作信息化

今天，随着信息技术的飞速发展，高校人事档案管理信息化已成为不可逆转的趋势，我们应充分利用计算机技术，实现档案管理的信息化。[4]

当前，必须大力开发电子档案，大力提高人事档案工作信息化建设水平。首先，要利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入微机，实现人事档案纸质与数据格式并存。其次，要在档案管理部门之间建立网络联结，通过局域网实现档案信息资源的共享。最后，还需要建立和完善高校人事档案信息综合数据库。高校人事档案信息化管理系统的最主要部分是人事信息数据库，它主要包括高校人员的职务和职称情况、学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，是结构比较合理、功能比较完善、可以共享的人才信息资源。

(四)建设队伍——培养高素质的人事档案管理工作者

高校人事档案管理工作的完善和发展最终的决定因素是人。因此，要推动人事档案管理工作的发展，必须培养高素质的档案管理人才，这是人事档案管理工作现代化与信息时代的客观要求。[5]首先，应当组建专门的干部人事档案管理团队。在集中管理的基础上，成立学校处级建制的档案馆;档案馆下设专门的人事档案室，配备业务水平高、工作责任心强的专业人员负责人事档案的管理。其次，应当通过学习深造、工作研讨、业务培训等活动，加强队伍建设，提高管理队伍的整体素质。在加强业务学习的基础上，开展科研活动，重视外出培训等提升途径，从而建设高素质的档案管理干部队伍，确保学校档案工作为学校各方面工作提供准确可靠、便捷、高效的服务。

[1] 田奕娟．论科学发展观指导下的高校人事档案信息化管理[J]．湖南科技学院学报，2009，(5)．

[2] 张志行，陈艳．高校人事档案信息化管理研究与探索[J]．江苏教育学院学报(社会科学版)，2010，(3)．

[3] 李妍．高校干部人事档案管理现状、问题与对策[J]．广东档案，2010，(3)．

[4] 毛章勇．聘用制下高校人事档案管理问题及其对策研究[D]．湘潭:湘潭大学，2007．

[5] 赵晖．信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J]．办公自动化，2008，(2)．

G647

A

1672-0040(2012)01-0110-03

2011-10-10

房洁(1976—)，女，山东德州人，山东青年政治学院馆员，主要从事档案管理研究。

(责任编辑 李逢超)