信息技术环境下高校财务档案管理刍议

陈小红

(武汉软件工程职业学院,湖北武汉 430205)

信息技术环境下高校财务档案管理刍议

陈小红

(武汉软件工程职业学院,湖北武汉 430205)

高校财务档案作为记录反映高校经济业务的重要史证,是高校日常管理的重要组成部分,也是高等教育事业可持续发展的信息支持与资源保障。财务档案的信息化管理能力将直接影响财务档案管理质量以及高校综合办学水平。针对高校财务档案管理内容复杂、特征鲜明,财务档案管理工作中普遍存在的“三重三轻四缺乏”现象,强化制度建设、加快技术创新、提高人员素质、夯实基础设施以提升高校财务档案信息化管理水平就成为高校日常工作的重要一环。

高校财务档案;档案载体;信息化管理;制度建设;技术创新;安全性

高校财务档案作为高校档案的重要组成部分,是高校在日常会计核算活动和财务管理中积累形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报表和财务分析报告等财务核算专业资料,它是对高校教学、科研、行政管理和后勤服务中的日常经济活动的详实反映,是一种基础性的经济信息资源;同时高校财务档案管理也是重要的会计基础工作。随着现代信息技术的快速发展和高校财务信息量的日益丰富,原有财务档案管理模式已桎梏了高校教学、科研、行政后勤管理等对财务信息的需求。信息技术环境下高校财务档案管理制度是否规范,内容是否真实、流程是否合理,将直接影响和制约财务档案信息化管理质量以及高校综合办学能力和水平。

一、信息技术环境下高校财务档案管理的内容和特征

(一)高校财务档案信息化管理的内容

1．纸质实物财务档案。从会计信息系统输出的纸质介质的财务档案是高校财务档案信息化管理的基本形式。主要包括:(1)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他辅助凭证;(2)会计账簿类:总账、日记账、明细账、辅助账、固定资产登记簿、其他会计账簿;(3)财务报告类:包括月度、季度、年度财务报表、附表、附注及文字说明和其他财务报表、财务分析报告等;(4)其他类:除银行对账单及银行存款余额调节表外,还包括应依法保存的会计核算资料、会计档案保管、移交、销毁清册以及经有关人员签字盖章的打印输出的会计核算资料等。

2．磁性介质财务档案。存储在计算机硬盘、光盘、U盘等磁性介质上的、只能以电子数据形式保存的财务数据,这是高校财务档案信息化管理的重要形式。包括:(1)会计科目库;(2)会计凭证、会计账簿、财务报表(包括报表格式和计算公式)等数据; (3)财务数据库。

3．计算机系统档案。除纸质和磁性介质财务档案以外,会计信息化系统开发和运行的所有软件程序及文档资料都应视同财务档案保管,按规定截止至该系统停止使用或有重大变更之后的5年保管期限内不得销毁。这是高校财务档案信息化管理的特殊形式。主要包括:(1)每年年终备份的数据库文件;(2)财务软件更新、升级前备份的数据库文件; (3)每年年终经系统管理员签字的系统管理维护日志;(4)所有版本的系统软件、应用软件;(5)其他应予存档的数据文件或相关资料。

(二)高校财务档案信息化管理的特征

1．存储载体的多样性。会计信息化所产生的大量电子文件通过计算机等数字设备读取,并可在通信网络上传输。高校财务档案的载体不再局限于传统意义上的纸质介质,而是拓展到各类磁盘、光盘等现代存储工具。存储在磁性介质上的财务档案,既节省内存空间、安全可靠,又可供随时调用、长久保存,解决了大量财务档案难以利用和保存的问题,并可满足高校日常管理中不同部门的不同需要。新技术手段的运用丰富了财务档案的存储形式,也要求纸质档案和电子档案同步归档。

2．财务信息的安全性。新的技术手段的应用既有便利的一面,也有客观存在弊端的一面,比如监管漏洞和信息安全隐患。手工会计环境下,财务档案的调阅依赖于低效率、高强度的人工查账;而信息技术环境下可以通过网络或磁性存储介质直接快速查询。相对于纸质财务档案而言,信息技术环境下的财务档案信息可以通过适当的计算机工具进行修改,甚至实现无任何痕迹的篡改和复制;同时存储载体自身的质量、存放环境、存储信息有效期等条件的限制,也会影响财务档案信息的安全性。此外,许多计算机系统都存在安全漏洞,系统通信协议和应用服务协议中也存在许多弱点。因此,数据安全是高校财务档案管理信息化的首要前提,加强会计信息系统内部控制是重要手段。

3．档案内容的专业性。随着高校财务工作的日趋复杂,财务档案一般包括两方面内容:一是财务核算专业凭据,如单证账表类、银行对账单和银行存款余额调节表、薪资津贴福利发放表以及财务档案保管、移交、销毁清册等;二是财务收支票据类,如学生学费收据、助(奖)学金发放清册、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据以及各项教科研经费开支及行政后勤办公支出等单据。这两方面的财务档案构成了高校日常财务活动的收支主线,完整地反映了高校经济活动过程和财务状况。

4．工作过程的政策性。财务会计工作不同于其他工作,它具有政策性极强的特点。高校财务档案管理工作进程中,无论是财务档案的立卷、归档,还是保管、调阅、销毁,都必须严格遵守财务工作和财务档案管理工作的各项政策规定。比如有关操作人员的使用权限、保管期限、存档方式、调阅手续、销毁监控等。如果因财务档案信息资料管理不善造成散失、毁损、泄密,给学校信息化管理工作造成损失的,按规定必须从严追究高校主管领导和财务档案管理人员的行政、纪律责任,情节严重的可依法追究其法律责任。

5．责任部门的双向性。高校财务档案按规定一般先由财务部门归集,保存1～2年后才移交到学校综合档案室。这就涉及到两个部门之间财务档案的装订归档、保管存放、移交时间、存档内容、相关借阅手续、保存时间、过期档案的销毁手续和审批程序等问题。由于过程漫长,人力财力有限,加上有些工作人员责任心不强,往往难以有效监管。责任部门是否认真履行职责取决于相关人员的职业素质,缺乏刚性约束。

6．与综合办学水平的关联性。高校财务档案作为反映经济业务的重要凭据,是重要的经济信息资源,也是高校日常管理的基础性工作。财务档案管理水平直接决定了财务工作和档案管理工作的优劣,并直接影响到学校整体管理水平。随着办学规模的日益扩大,经济业务的日益增多,参与社会活动的日益频繁,教科研等各项经费收支的逐年增长,教学评估活动的定期进行,高校财务档案见证着高校的发展历程,其真实性、完整性、安全性直接影响着综合办学水平。

二、高校财务档案信息化管理现状

目前,高校财务档案管理工作中普遍存在着主管领导不重视,管理人员不专业,基础设施不完备,技术手段不先进等现象,可以概括为“三重三轻四缺乏”。

(一)三重三轻

1．重纸质载体轻电子文件。纸质载体档案虽是财务档案管理的基本形式,但并不是财务档案信息化管理工作的主要形式。有些高校财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁仍依赖手工系统,只习惯存放纸质档案,对电子文档、程序文件、数据库文件等没有及时备份和归档,造成数据散失、文件毁损,或者在软件变更或升级时因缺少必需的备份归档信息,导致新系统中不能读取原有信息。

2．重行为习惯轻制度规范。有些高校档案管理人员或不具备档案管理学知识,或不具备财务专业知识,或不能够熟练运用各种管理软件,日常财务档案管理工作仅凭经验判断和约定俗成的习惯动作完成。对实施会计信息化后产生的大量电子文档、程序文件、备份文件等新的财务档案信息载体的相关保护措施,没有纳入财务档案的管理范畴。

3．重后续管理轻前台基础。财务会计工作必须确保前期基础如原始凭证的填制、取得和审核,记账凭证的填制和审核,记账和结账、编制财务报表等工作的及时性、真实性和完整性,这也是财务会计工作区别于其他工作的一个重要特征。我们经常说的“一步错、步步错;垃圾进、垃圾出”就是这个道理。由于信息技术和网络化发展使高校财务档案管理内容增加的同时,也使档案管理人员的工作量成倍增加。工作强度的加大,使得一些高校疏于建立会计档案入库前的审查监督制度,只重视档案移交的后续管理,忽视前期财务工作的基础档案管理如信息的收集、检测、处理、输出、传递、控制等。

(二)缺乏四种意识

1．缺乏时效性意识。按照《会计档案管理办法》规定,当年形成的财务档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年。一年之后原则上应由财务部门归档、编制清册全部移交档案部门保管,不得自行封存保管。但在实际工作中财务部门为了查阅方便,或由于装订归档不及时,财务档案往往长期放在财务部门,没有按期向学校档案管理部门移交,或者根本就不移交。

2．缺乏完整性意识。档案管理人员日常忙于一般档案的统一管理,无暇于专门档案的专门管理,比如高校逐年增加的科研经费档案管理。对那些利用率高、保存价值大的磁性介质财务数据文件以及辅证材料文件的管理意识比较淡薄,缺乏完整性意识。

3．缺乏过程控制意识。有些高校由于档案管理人手不足,将财务管理活动过程中形成的大量原始凭证的整理、归档工作当作是可有可无、可做可省的事情,对日常财务资料的整理、分类、归档工作极不重视。没有过程控制意识,就难以确保入库财务档案的质量,其真实性存在严重隐患。

4．缺乏利用效益意识。财务档案管理的终极目的是提高利用效益。利用各种财务基础数据,可以分析高校教科研管理、经济发展、办学方向和财务运行中的特点及不足,研究防范对策,为教学和科研服务,为行政管理服务,为办学决策服务,为学校可持续发展服务。但目前财务档案管理人员缺乏这种综合利用意识,服务能力差,不善于利用和开发财务档案,不愿意积极发掘相关信息与其他档案信息有机结合、有效应用,提高资源共享度,使之成为信息“孤岛”。

三、提高高校财务档案信息化管理水平的举措

(一)制度先行

为规范档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各项工作程序,使财务档案管理工作有章可循,我国先后制定了一系列相关制度和办法:1999年1月1日,财政部、国家档案局颁布实施了《会计档案管理办法》;2008年9月1日,教育部和国家档案局共同制定了《高等学校档案管理办法》并施行; 2009年,财政部又颁布了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》,这些都为高校财务档案工作规范化、信息化提供了基础支撑和制度依据。众所周知,现代化管理是以制度建设为基础的,高校财务档案管理还应从更严密、更规范、更有序的要求出发,充分重视制度建设。

1．完善严密的内控制度。由于人为因素会对财务档案的安全性产生不利影响,这就要充分利用防火墙、加密、身份认证技术、防病毒技术等,对某些涉及保密内容的财务档案,遵守国家或有关部门的安全保密规定,无论是纸质财务档案还是电子文件都应有严密的保密措施。要明确财务档案管理岗位职责,区分信息技术环境下新的不相容岗位,做到职责分明、权限清晰。以报表打印为例,由于报表形成后以磁性介质存储于计算机内,报表数据有可能会被他人不留痕迹地修改而使打印的报表失真。为此,从内部控制方面考虑,可以采取“即时打印法”,即在报表生成后立即打印,也就是说报表的打印时间最好选择在报表生成之际,实现报表形成和打印时间的零差距,使企图非法篡改报表数据的人不能得逞。另外,报表输出之后立即经过有关人员审核、签章也是必不可少的环节,这种做法无疑保证了机内报表源头和生成后输出结果的真实性、可靠性。

2．健全规范的保管制度。规范的保管制度应符合信息化管理的要求,能确保财务档案的完整性。特别是各类电子文件的归档,要注意归档文件的防写保护,磁性载体的包装以及定期维护与后期抽样检查工作,防止由于磁性介质档案信息的失效而使财务数据丢失;电子文件未经批准不允许任何单位或人员擅自复制;要建立财务档案专人保管制度,严禁财务档案资料分散保管、归属不明。

3．执行有序的常规制度。(1)财务档案的存档。要求严格执行审批手续,证账表加封皮装订成册、整理、立卷,做到整洁规范,专人专管,存放有序,并按年度设立档案登记簿。(2)财务档案的调阅、移交。要求程序合法、手续严格、监管到位。向外单位提供利用时,档案原件原则上不得外借。(3)财务档案的销毁。要求事先造册,经过审批后按期销毁。

(二)技术创新

档案库房、档案硬件设施等是传统意义上的档案管理手段,随着新型存储介质的不断出现和信息技术的广泛应用,以新型载体为对象的财务档案将是信息技术环境下财务档案管理的重要形式。无论在存储形式还是利用方式等方面,新型档案载体与传统载体都有不同的特点和要求。它不仅要求有效地保护档案载体本身,还要求确保档案载体信息内容的安全性、完整性与真实性,这就对财务档案的管理环境与技术手段提出了更高要求。技术创新是高校财务档案管理信息化的实施手段,只有将先进的技术设备、管理手段与科研成果引入财务档案管理实践,才能满足新型档案载体管理的要求。比如重视财务档案管理系统的软件升级,以提高档案信息的智能化处理能力。再比如利用系统特性和管理要求正确创建数据文件,以科研经费管理为例,可将与科研经费有关的数据作为一个记录,所有科研经费数据存储在磁盘上就形成了一个科研经费数据文件,文件按内部数据排列方式的不同,可分为顺序文件、索引文件、相对文件和直接文件等。

(三)人员保障

1．专业培训、知识更新。财务档案管理人员的素质直接关系到会计信息的质量,人员素质是提高高校财务档案信息化水平的关键。作为复合型人才的财务档案管理人员,应能驾轻就熟地应用现代化信息技术和高科技管理手段,操作各种管理软件,并自觉提升服务的积极性、主动性、效率性。由于财务档案管理具有政策性、专业性、安全性、技术性很强的特点,作为一种专业档案就应该按照专业档案管理规范由专业人员进行专业化管理。因此财务档案管理人员要自觉加强专业知识学习,注重知识更新,提高业务素质。

2．领导重视、不吝激励。作为高校财务负责人应重视财务档案管理工作,加大硬件建设、软件维护等方面的经费投入;要强化财务档案管理人才培养,重视继续教育,加强队伍建设,调整人员结构,对德才兼备的财务档案管理人员辅以重任,使他们得以重用;特别是要树立激励观念,营造一个良好的氛围,多采用表彰、晋升、嘉奖等激励方式,这些激励方式将对培养和提高财务档案管理人员的责任感、胜任感、荣誉感和成就感发挥重要作用。

(四)基础建设

1．重视手工会计。虽然信息化极大提高了财务工作效率和财务档案管理水平,但是不能因此取代原有手工会计工作中已经建立起来的严格的管理制度。信息技术环境下仍然要进行人机分工,要合理地规定哪些程序由计算机完成,哪些工作仍由人工操作,哪些流程应在使用者的干预下由计算机完成。原有的手工操作方式有些应在信息技术环境下利用现代技术特点予以体现,但有些则必须保留手工方式,比如不可摒弃记账凭证手工制作的做法。

2．夯实硬件基础。财务档案管理的硬件设施包括档案库房、计算机房以及各种现代化办公设备等,它们是财务档案工作的基础。据了解,一些高校或者根本没有财务会计档案专门的档案库房,将财务档案与学校其他各种档案混放;或者档案库房、计算机房设备简陋,存在严重的安全隐患。为此要及时添置或更新硬件设备,逐步加大财务档案管理硬件投入,不断完善财务档案工作的硬件设施。比如在档案库房、计算机房中配置专门的档案柜、计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、灭火器、干燥剂、温度计、防盗器、凭证专用装订机、碎纸机等专用设备,保障财务档案规范化管理的硬件基础扎实牢固。

3．提升软件档次。高校在选择和使用财务软件和财务档案管理软件时,既要符合财务会计工作本身的特点和需要,也要考虑信息系统的要求,特别是高校管理和发展的需求。因此,所使用的软件应能充分发挥现代信息技术的优势,迅速、全面、准确地计算和提供管理信息。同时,软件系统结构也应该是一种开发式结构,既要符合通用性要求,又应该具备可扩充性,以满足系统升级、换代、联网的要求。

[1] 李洪．电算化环境下的高校会计档案管理[J]．长沙大学学报, 2009(8)．

[2] 候贤祥．新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J]．会计之友,2011(12)．

[3] 黄亚玲．高校会计档案管理刍议[J]．湖北民族学院学报,2003 (3)．

责任编辑:胡 晓

F231．4

A

1004-941(2012)03-0066-04

2012-05-28

陈小红(1963-),女,湖北武汉人,副教授,主要研究方向为高校财务管理。