试论加强会计电算化应用的对策

○高志霞

（江苏省南通商贸高等职业学校 江苏 南通 226000）

市场经济瞬息万变，会计电算化的应用能为企业提供及时、准确和完整的会计信息，提高管理效率与经济效益，提升在市场经济中的竞争力。会计电算化是指在会计核算中运用信息技术，以计算机代替手工记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它与原始的账簿相比，具有运算速度快、自动化程度高、存储容量大、数据共享、检索快捷、分析准确等特点。以计算机代替人工进行账务处理，可以随时从计算机中获取有关数据，会计凭证、会计账目、会计报表、会计数据等都变成了电子文件存入计算机内，通过网络进行传输。实行会计电算化改变了会计核算方式、数据存储形式、数据处理程序、内部控制方法，将会计人员从传统的手工记账的繁重体力劳动中解脱出来，减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计数据处理的时效性和准确性，提高了会计工作效率和质量。它以会计软件为核心，全面运用计算机技术和网络技术对会计信息进行获取、加工、传输、存储、应用等处理，实现了会计信息系统与企业管理、业务流程的有机结合，为企业管理、控制、预测、决策提供所需的信息。会计电算化的广泛运用，将传统会计的记账、算账、报账、查账等融为一体，构成了一个完整的会计核算系统，系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作；对于大量重复出现的业务，系统可以按模式凭证自动生成记账凭证；对于编制会计报表等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作，会计电算化系统可以按照一定的程序，由计算机不厌其烦地计算，及时抽取数据，随时输出报表。从表面来看，会计电算化只是将电子计算机应用于会计核算工作，减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计核算的速度和精度，以计算机代替人工记账。实质上，会计电算化绝不仅仅是核算工具和核算方法的改进，它必然引起会计观念的转变、会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构的提高和会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，它是会计理论研究与会计实务的一次根本性变革，是会计发展史上一个重要的里程碑。

一、完善会计电算化内部控制

实现会计电算化后，会计数据一般都集中由计算机数据处理部门进行处理，会计内部控制的方式依赖于信息网络技术，所以必须建立健全会计电算化环境下的内部控制制度。信息网络技术在会计领域的应用，延伸了单位内部会计控制能力，将内部会计控制程序嵌入到会计信息系统中，将内部会计控制制度与原则通过计算机程序固定化。会计电算化系统的内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点，构造了与网络发展相适应的内部会计控制方式。完善会计电算化内部控制，必须实行不相容岗位分离，建立会计人员的岗位责任制，明确各自职责与权限，对单位内部各个职能部门和人员进行合理分工，实现各岗位间的相互制约和内部牵制，加强对会计记账、登账以及报表输出等各个环节的内部会计控制，把会计工作全过程的每项业务处理都置于会计内部控制过程中，严格操作程序，规范岗位责任。同时，还要实行用户权限分级授权管理，岗位授权既要有利于电算化工作职责明确、规范协调，又要保证相互牵制、职权分离，能够防范内控风险和操作风险。凡上机操作人员必须经过授权，授予不同岗位会计人员不同的操作权限，可使操作人员按照职责权限和程序进行会计处理；设置密码控制验证操作人员身份，使数据处理以及存贮相分离，并进行计算机的接触和操作的随时日志控制，防止数据泄漏或被非法操作。此外，还要严格执行防范病毒管理制度，采用加密技术管理，完善磁介质载体档案的管理，坚持双重备份，分人保管，锁定会计人员的操作权限。随着会计电算化逐渐替代手工会计核算方式，内部控制制度也被赋予了新的内容，会计内部控制手段应由人工管理向信息化和智能化管理转变，控制方式应从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制，以实现由“人控”到“机控”的飞跃。

二、加大会计电算化软件开发

会计电算化的有序运行离不开会计软件与信息系统的开发，软件开发企业要提高软件设计开发的能力，提高软件产品质量，尽可能保证会计数据真实、完整、可靠、全面，在功能和处理流程方面要适应企业需要，同时尽力开发简单易用的软件，简化操作功能。会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。单位应按照《会计核算软件基本功能规范》规定的标准，加强管理系统软件与财务软件的协调，加速会计软件从核算型向管理型转变，将会计软件与企业日常管理工作有机地结合在一起，充分考虑软件的兼容性和成长性。会计软件不但要有完善的会计业务核算功能，还要具有加强会计数据分析预测、辅助计划的制定和控制、支持不同管理层次的管理决策等功能，以保证系统的各个功能模块协调一致，使会计信息系统能够在最大限度上满足管理部门对会计信息的要求，形成以会计软件为核心，集管理、分析、决策为一体的会计信息系统。为了提高企业的国际竞争能力，会计软件开发应该走国际化的道路，与国际市场接轨，开发出适应全球范围的会计软件，使我国会计软件能够满足跨国企业经营和企业集团化发展的需要，更好地为企业走向国际市场服务。

三、注重会计电算化人才培训

会计人员担负着会计核算和财务管理工作的职责与使命，其素质和能力的高低将直接影响着会计工作质量和会计管理水平。会计电算化虽然以计算机为计算工具，但整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。会计工作人员是会计电算化的应用者，必须掌握一定的会计技能与会计软件操作技能，努力提高综合素质与能力。信息时代会计电算化人才应该是既懂财会基本知识，又能熟练掌握计算机应用技能的复合型会计人才，不但要具备会计专业知识与技能，而且应具备计算机与网络应用等知识，能够熟练地应用办公软件和财务软件进行财务分析，满足单位预测、决策和控制等管理工作需要。因此，企业应根据本单位的经营管理特点，积极组织会计人员学习和提高会计电算化知识，掌握信息网络技术，加强对会计人员的培训，完善会计人员的会计电算化知识，优化培训内容，做到因岗而异，有层次、系统地进行培训，对不同岗位的会计人员应按不同内容和要求进行培训，在培训的内容上要切合实际工作需要，及时更新，注重实效。培训内容先从计算机基础知识入手，逐渐向计算机网络知识过渡，重点培训会计人员计算机操作技能，建立稳定的培训机制，注重培训效果，培养既能够精通会计业务，又能够熟练地运用计算机信息技术，进行会计信息的加工与分析的会计电算化综合性人才。

四、加强会计电算化风险防范

会计电算化在飞速发展的同时，也产生了会计风险。在会计电算化条件下，计算机及网络本身所存在的风险和存储介质的改变使企业舞弊的机会加大了，因此必须建立科学有效的制度防范和化解风险的有效途径，防范和控制会计电算化风险。会计电算化内部人员舞弊风险的防范主要依靠企业的内部控制，内部控制的关键是实行不相容职务的分离，不相容的职务主要有数据录入与审核记账、管理与电算审核、系统操作与系统档案管理等，通过内部分工，实现互相牵制。同时，还要实行用户权限分级授权管理，建立数据访问权限控制和重要数据备份制度，确定各类人员对不同数据的访问权限，确保数据的准确性和保密性，加强计算机日常管理制度，建立上机记录制度，完善操作手册，登记姓名、上机时间、操作内容、系统运行状况等情况。而网络风险主要来自于未授权人员非法侵入企业信息系统，窃取企业的商业机密，因此必须加强技术防护措施，建立有效的计算机病毒防范体系，防止计算机黑客和网络病毒；坚持使用正版软件，安装防火墙和杀毒软件以及身份识别系统等技术防护措施，增强网络安全防范能力；根据会计电算化系统的具体特点，在财务软件中增加相应的安全功能，在软件功能上增加必要的检查功能、提示功能及限制功能，以预防操作失误及数据破坏，同时还需强调进入系统要设置口令，对系统操作人员进行授权，防止无权人员的操作。

21世纪是信息时代，是竞争社会，谁掌握最新的科技手段和经济信息，谁就会处于领先发展的地位。会计电算化是时代的产物，是管理手段现代化和会计改革发展的客观需要，有着广阔的发展前景。管理者应当着眼于本单位长远发展，紧跟时代步伐，开拓视野，放眼全球，积极支持会计电算化工作的开展。会计人员是会计电算化应用的主体，更应该提高综合素质，促进会计电算化工作的稳步发展。

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