对当前高校教学秘书工作效率偏低的探析

齐成媚 周 曾

(湖南科技学院 生命科学与化学工程系，湖南 永州 425100)

对当前高校教学秘书工作效率偏低的探析

齐成媚 周 曾

(湖南科技学院 生命科学与化学工程系，湖南 永州 425100)

高校教学秘书是教学管理队伍中的一员，是教学管理中的具体实施者，在整个学校的教学与管理之中占有着十分重要的作用。文章从高校教学秘书的工作性质及其在高校教学管理中的重要性入手，分析了当前高校中教学秘书工作效率偏低的原因，就如何提高高校教学秘书的工作效率进行了探讨。

高校；教学秘书；工作效率；提高

教学工作的实践者、服务者和信息反馈者，是基层教学管理管理者和执行者。教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与院（系）之间、院（系）与院（系）之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。但是，大部分高校中教学秘书积极性不高，工作效率偏低。随着高校教学改革的深入，教学管理的现代化，如何提高高校教学秘书的工作效率，充分发挥其职能，对于促进教学改革、提高高校教学管理水平，具有十分重要的意义。

一 教学秘书的工作性质及其重要性

（一）教学秘书工作的性质

教学秘书既是教学工作的管理者，又是服务者，受高校教学管理部门(教务处)和院（系）教学主管领导的双重领导，直接参与教学活动的组织管理，具有从属性和独立性。高校的基本职能是教学，最大限度地服务教学、服务教师生是教学秘书的中心任务和根本职责。教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

（二）教学秘书工作的重要性

教学秘书的工作既从属于高校教学管理部门(教务处)，也从属于院（系）教学主管领导，具有“双重领导”的特征，他是院（系）和任课老师、学生沟通交流的主要桥梁，工作涉及本院（系）的全部教学工作，协助院（系）直接参与日常教学活动的教学管理和组织工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，指导和帮助学生学习有关教学管理政策等职责，还要完成教务处和领导临时交办的工作，教学秘书在高校教学管理工作中具有不容忽视的重要地位。

二 高校教学秘书的工作效率偏低的原因

教学秘书肩负着管理与服务双重任务，其工作质量和效率对教学管理工作有着直接的影响。目前，大多数高校中教学秘书的工作效率都有明显偏低的特点。这种现象的出现并非偶然，包括教学秘书的自身原因，也包含一些可见或不可见的外部原因。

（一）高校教学秘书工作效率偏低的自身原因

（1）自身工作情绪倦怠。倦怠是指长期从事需要付出情绪的工作，而导致生理、情绪和智力衰竭的状态。高校教学秘书的工作情绪倦怠与工作压力、生理健康、工作效率正相关，而与工作满意度呈负相关。大多数教学秘书都是连续多年担任着教学秘书一职，长期工作的乏味、人际关系的简单就易进入一种缺乏活力，缺乏工作热情的情绪疲劳期。教学秘书每年工作流程和内容几乎相同，长期重复相同的工作使得他们常常表现出对工作厌倦，或是倚仗“惯性”，对工作投入不足，缺乏创新的动力。由于教学秘书工作相对专任教师时间长、工作强度大，如果自己不能在工作时间完成本职工作，而且让这种现象持续，不但会打乱既定的工作程序，更会扰乱心理，在不断的工作大力下，恶性循环，加上工作环境的不确定、不可控、突发事件等，必然对工作产生无从把握之感，心生倦怠。

（2）工作成就感下降。工作成就感下降是指对工作各方面表现出的一种无效能感，即个体对自己产生负面的评价，感到工作能力衰退，应付能力降低，职业动机和热情下降，对自己工作的满意度降低，常出现职业退缩行为。马斯洛提出了人的需要分为五类：基本生理需求、安全、爱与归属、自尊、自我实现，作为具有较高文化素养的高校教师更追求“人的自我实现”。高校教师工作的优势是受人尊敬，接触的人学历层次高，和学生在一起心态年轻，有假期，收入稳定，这是社会普遍的看法。而教学秘书长期从事重复性的服务工作，难以受到作为任课教师的尊敬，同时其劳动收入普遍低于教师，是高校中“无钱又无权”的一类人，没有社会习惯认可的“成功人士”的任何标志，因此使得他们难以感受到工作成就，找不到“自我实现感”，而且一些小的失误就容易导致工作的差错，可能造成领导、师生的不理解或埋怨等，久而久之，便形成了对工作的满意度下降。

（3）各方面的压力过大。教学秘书所处的位置和工作性质决定了其工作的繁杂性：组织教学活动、执行教学计划、申请设置专业、配置教学资源，考评教师教学效果、管理学生成绩、处理教学过程中出现的各种问题等。近年来，随着高校专业设置的增多，学生数量的日益激增及各种形式评估的进行，教学秘书的工作量和强度日益增加，导致高校教学秘书超负荷工作，身心得不到有效休息，造成心理压力过大。

工作量增多与工作难度加大是造成教学秘书工作压力大的直接原因。院系为了提高工作效率和效益，往往会对人员配置进行精简，一般不会增加工作人员，教学秘书通常会兼任系部的其他工作，如行政秘书等，致使教学秘书工作量大幅增加。同时，伴随着院系工作范围的拓宽与职责权限的扩大，教学秘书怎样把那些相关信息快与又准的传达给决策者、教师、学生及相关部门，也是亟需解决的新问题。系教学秘书工作难度提高了，主要是由于院系独立开展工作后，教学秘书的教学管理工作由原来的偏执行任务角色向偏管理角色转变，且此时教学秘书作为院系领导的参谋功能更加显现，这对教学秘书的素质也提出了新要求。

教学秘书既是教学管理者又是为老师的“教”和学生的“学”提供服务的服务者。与此同时，教学秘书是院（系）与高校教学管理部门(教务处)、其他兄弟院（系）信息的传递者，也是院（系）与学生进行教学活动沟通交流的桥梁者。多角色的扮演使得教学秘书在不同具体工作迅速进行角色转换，稍有不慎就会导致角色定位错位，人际关系紧张，信息传递受阻等。

（二）高校教学秘书工作效率偏低的外部因素

对教学秘书重视不够。在以“教学和科研为主”的高校，往往是重视教学、科研人员，而教学秘书的地位逐步边缘化了。许多高校制定了各种激励教学、科研人员的规章制度和方法，却忽视了对教学秘书的工作评价，也未给教学秘书提供进修、培训、交流的机会，更缺乏必要的成就激励机制，这些在一定程度导致教学秘书工作的积极性普遍下降。

对教学秘书的责任划分混乱。教学秘书常常从事应急性、辅助性、服务性的琐碎工作，责任重大，稍有疏忽易造成教学事故。在高校的行政划分上教学秘书隶属于各院（系）的教学单位，在工作业务上又从属于教务处，教学秘书直接受教务处的支配与安排，而且许多高校教学秘书兼行政与教学秘书于一身，不仅从事办公室的行政管理，还要包揽复杂的教务工作，角色分配意识模糊，没有明确的责权，导致工作效率下降。

三 如何提高高校教学秘书的工作效率

教学秘书的工作性质和重要性，决定了高校教学秘书必须具备较高的素质和能力；教学管理不只是一般的行政管理，而兼有学术管理和行政管理双重职能。提高教学秘书的工作效率不仅需要教学秘书的积极参与，也需要全校及有关职能部门领导大力支持，更需要长期学习和实践才能实现。

（一）树立爱岗敬业精神

良好的爱岗敬业精神是提高教学秘书工作效率的首要前提。教学秘书必须认识到自己的工作在高校教学管理工作中的重要性，树立正确的服务意识，培养良好的爱岗敬业精神和奉献精神，具备强烈的责任感和高度的事业心，力争高质量、高效率地完成基层的教学管理工作。高校教学秘书在工作过程中，要涉及不同部门的不同人员，由于工作性质的不同，管理角度的差异，难免会有一些工作上的摩擦或矛盾。另一方面，教学秘书处于教务管理的第一线，与师生的接触很多，特别是学生，在工作中经常出现有些教务管理不被学生所理解，因此作为一名教学秘书，要具备宽容、豁达、耐心、自我调节等良好的心理素质，保持良好的状态，才能做好管理工作。同时也要具备较高的职业道德，要加强纪律约束，增强保密意识，要遵守教学纪律、以身作则、严于律己，决不为私情、私利而滥用职权、弄虚作假。另外，教学秘书工作范围内掌管考务工作和成绩管理。还要有高度的保密意识。同时，教学秘书还应培养自身积极的人格魅力，保持良好的情绪状态，主动适应环境的变化，做到情绪稳定，乐观向上，保持奋发向上的精神面貌和豁达开朗的性格，正确处理方方面面的关系，提高人际交往能力，减少工作障碍，提高工作自信心。

（二）加强自身学习

作为一名高校教学秘书，应不断加强学习，养成不断学习的习惯，这样才能使自身的综合素质得到不断提高，才能真正胜任教学秘书工作，才能从容应对21世纪知识经济的严峻挑战。个人唯有不断地吸收新知识，才能应对社会的挑战，也唯有继续学习，才能免于落伍。不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，更应该不断调整、更新自己的知识结构，才能与科技发展的速度同步。不及时汲取新的营养，不及时调整，就会处于落后的、陈旧的甚至僵死的状态；看问题没有新见解，人云亦云，按葫芦画瓢，起草公文没有新观点，办事情没有新方法，就无法在新的形势下有效地开展管理工作。高校教学秘书应系统的学习各种有关高等教育管理知识，加强理论研究和创新能力，提高文化素质和业务素质，使个人素质显著提高。定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，取长补短，以不断提高业务水平。

（三）提高解决问题的能力，培养创新意识

提高解决问题的能力。作为一名直接参与教学管理工作的基层工作者，教学秘书专业不对口的现实，在一定程度上会严重影响其工作效率和质量的提高，因此，教学秘书亟待自觉加强高校管理学等知识的学习，增加专业知识储备，而且要根据工作需要不断地探索、学习必要的专业知识。只有掌握了专业知识和了解了教学过程及教学规律，才能更快、更准、更有效地完成日常教学管理工作。对教学秘书而言，每天所面临的问题，大多并没有原先预定的程序和内容，一些突发的事情出现，需要立即处理，这是由其工作性质所决定的。因此，教学秘书在日常工作中要善于处理各种棘手的问题，遇突发事件时，应有成熟的心理承受和迅速解决问题的能力。

培养自身创新意识。教学秘书应自觉树立创新意识，在教学管理工作方法、思路等方面积极开拓创新；敏锐接受新事物、发现新问题，培养较强的判断力和洞察力，只有这样，才能保持教学秘书的工作一直处于不断前进的过程中。例如，利用Note Express等软件来管理院（系）的各种教学文件及资料等，这个软件的使用大大提高了文件的管理使用效率，有效地克服了过去文件容易丢失，重复存放，查找困难等难题。

熟练掌握现代办公自动化软件，提高工作效率。随着计算机在教学管理中的广泛应用，高校的教学管理已完全走向现代化、科学化。教学秘书工作繁杂，时间紧，要求高，这就要求教学秘书必须转变观念，摒弃传统的靠手工、经验等进行教学管理模式，懂得运用现代办公自动化系统软件减轻工作强度、提高工作效率，诸如排课系统、学籍管理系统、office办公软件、邮件收发系统等，这也要求高校教务处应重视对这些教学管理系统的开发及完善等。

（四）多方面支持，促进教学秘书的成长

满足教学秘书工作的基本需要。高校必须重视教学秘书工作，改善教学秘书的工作环境，制定选拔、晋升制度等注重内在需求激励，同时还应侧重在报酬激励，即通过增加工资、奖金、福利待遇等方式给以满足。提供各种培训，高校的教学秘书大多趋于经验不足的年轻化，面对繁杂的工作缺乏耐性，高校应该加强岗前培训，以便更好地为教师和学生服务。同时，高校还应组织各院（系）的教学秘书多开展教学管理工作方面的交流，制定相应的教学秘书的工作职责，明确教学秘书的工作范围及权限，并规范其他工作人员的职责。只有做到事事落实到人、各司其职，教学秘书才能在日常教学工作中更明确方向、更专心做好教学秘书的工作。

多途径、多手段培养专业化的教学秘书。教学秘书的工作性质决定了它是一项繁杂、细碎的行政管理工作，较大程度上依循于工作经验的积累。但当下很多教学秘书处理日常工作事务考虑更多的是服务性和规范性，缺失了计划性和创新性。要想更好地提高教学秘书这支队伍的工作效率，高校教学管理部门（教务处）还应重视通过多途径、多手段培养专业化的教学秘书。频繁更换教学秘书易造成工作的不连续性，致使教学秘书工作乃至整个院系部教学工作都处于被动地位。而且，高校教学秘书专业化也是新形势下教育改革与发展的需要，更是对高校教学秘书本身发展的长远规划。

教学秘书是高校教学管理系统中重要的一环，教学秘书工作效率的高低与院（系）教学管理水平的高低有着密切的联系，甚至与学校的教学水平的高低也有着十分紧密的关联。因此，高校和院（系）领导应高度重视教学秘书的重要性，真正关心教学秘书，激发他们的工作热情。同时，教学秘书工作者自身要在思想上高度认清本职工作的重要性，自觉培养自己的人格魅力，树立爱岗敬业、甘于奉献的奉献精神，树立自主创新的进取精神，不断探索科学有效的工作方法，从而提高自身的工作效率，进而推动整个高校教学管理水平和教学质量的全面提升。

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1673-2219（2012）10-0188-03“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理队伍中最基层的组成者和贯穿整个高校

2012―04―13

齐成媚（1985―），女，湖南耒阳人，研究实习员，研究方向为高校教学管理。周曾（1982―），女，湖南常德人，研究实习员，研究方向为高校教学管理。

（责任编校：周欣）