楚雄州图书馆编目业务外包的实践与思考*

赵梓燚

(楚雄州图书馆，云南 楚雄 675000)

业务外包是源于企业的一种新型经营思路。编目业务外包是指图书馆为降低成本、提高效率而将采编业务中的图书编目业务 (包括书目数据、加盖馆藏印章、贴磁条、贴书标、贴条码等工作)剥离出来部分或者全部工作以合约的方式委托外部单位来完成的一种业务管理方式。编目业务外包是图书馆业务外包的重要组成部分，也是图书馆适应经济社会发展需要，不断深化改革、转变发展方式的大胆探索和尝试。近年来，楚雄州图书馆在编目业务外包方面进行了一些有益的探索，取得了一定的成效。本文结合楚雄州图书馆的实际，对公共图书馆编目业务外包的相关问题谈几点粗浅的认识。

一、楚雄州图书馆编目外包的主要做法及成效

（一）楚雄州图书馆的基本概况

楚雄州图书馆是楚雄州人民政府出资举办的公益性公共图书馆，现有馆舍面积6054平方米，阅览座位359个，2011年总藏书量达36.76万册，其中:彝族文献7112种、19619册，电子文献714种、2254碟，报纸杂志1200种，读者上网电脑50台。现有职工39人，其中:高级职称3人，中级职称14人。馆内设5个部室，9个服务窗口，实行全天候免费服务。

（二）楚雄州图书馆实行编目业务外包的主要做法

多年来，楚雄州图书馆每年新书采购都由新华书店供货，新书采购后由图书馆采编人员自行加工处理。2007年，省内知名的一家书商落户楚雄后，不仅在购书价格上给予一定的优惠，而且在服务上可以按图书馆的数据加工模式代图书馆加工处理新书。为提高图书馆的工作效率，2007年以来，楚雄州图书馆与该书商签订了购书及业务外包合作协议。根据合作协议，图书馆工作人员只需到书店采购完新书后，图书加工处理包括复本的选配、磁条粘贴、数据编目等业务均由书商代理完成，工作时间大约1至2个星期，加工处理后由书商打包分批送到楚雄州图书馆采编部，由采编部验收后完成数据转换工作。

（三）实行编目业务外包取得的主要成效

由于实行编目业务外包，图书馆不仅节省了人力物力，而且提高了工作效率。一是降低了运营成本。外包商的业务面向众多客户，具有专业化程度高、效率高的特点，书商为了争取到图书订单，不仅在图书的价格上进行让步，同时对图书的售后服务包括图书的配送、编目加工、磁条、馆藏印章的加盖等工作提供免费服务，而且整个流程速度较快。楚雄州图书馆实行编目业务外包以来，书商在购书价格上给予一定的优惠，2011年楚雄州图书馆的购书经费为15万元，通过优惠每年可节约购书经费约3万元，如果按每本书30元计算，所得优惠部分可多买1000册左右的书。二是提高了工作效率。通过图书编目业务的外包，由书商提供相关服务，不仅简化了工作流程，节省了新书在编时间，到馆新书能够快速上架与读者见面，而且使图书馆的人力资源得到优化配置。编目业务外包后，编目业务只需安排少量工作人员来指导和管理，其他工作人员可以充实到图书馆其他业务部门，或拓展其他服务项目，从而进一步加大对读者的服务力度。近几年来，楚雄州图书馆采编部每年除完成本馆所购图书及地方彝族文献的采购、分编外，还积极配合其他部室开展“牵手农村青少年阅读送书活动”，每年给县 (市)图书馆、乡镇文化站、村、社区图书室选配农村图书700种、5000多册。辅导县级图书馆分编业务10余次，帮助州纪委“廉政书屋”分编图书资料1132种、3046册。通过开展上述活动，不仅延伸了图书馆的服务领域，而且扩大了图书馆的知名度和影响力。三是拓展了业务空间。编目业务外包后，部分专业人员可以抽出时间和精力来开展其他业务，从而提高公共图书馆的服务层次和水平。目前，楚雄州图书馆采编部的工作人员虽然从过去的2人增加到4人，但业务范围已经不断拓展。采编部除了承担正常的新书采编业务外，还负责地方文献的征集、采购，地方期刊的装订、编目数据处理，《彝州图书馆》馆刊的编印以及彝文古籍采购、修复、复印等工作。目前已采购彝文古籍54卷、修复24卷，编辑出版了《楚雄彝族自治州图书馆馆藏彝族文献书目提要》一、二辑，得到了社会各界和同行的好评。

二、公共图书馆编目业务外包中存在的主要问题

通过几年的实践探索，楚雄州图书馆编目业务外包虽然取得了一定成效，但实践中也存在一些问题需要引起重视。

（一）编目数据的审核和修定

由外包商提供的编目数据，有的字段指示符不全。如:《汉语大词典》，机读著录字段为20010@a汉语大词典，系统只抽出一个检索点:汉语大词典，但在以下几种情况下，第二指示符不为0。例1:《“二八月”传闻》，机读著录字段为20012@a“二月八”传闻，系统抽出二个检索点:“二八月”传闻和二八月传闻，两者都可以检索。例2:《全图绣像西游记》，机读著录字段为20018@a全图绣像西游记，系统抽出二个检索点:全图绣像西游记和西游记，两者都可检索。上述情况在借阅过程中一旦出现条形码遗失，将给此书的检索带来一定难度。因此，图书馆采编人员对外包商提供的编目数据要按照公共图书馆的《中国文献编目规则》和《中国机读目录格式》进行审核和必要的调整。

（二）分类号不统一

一般情况下，外包书商按图书在版编目完成的书目数据是符合图书馆分类要求的，但有几种情况，外包书商选取的分类号可能与图书馆的要求不相一致:一是由于不同出版社对图书分类粗细要求不同，有的只分到第一级类目，有的分到最后一级类目，造成重复购买的同一种书可能因数据来源于不同的出版社而分在不同的类目下。例如:《现代经典流行川菜》，有的出版社给出的分类号为TS972.182，而有的又依中国地区表分，给出的分类号为TS972.182.71。这就要求图书馆采编人员按本馆分类标准对分类号作必要的调整。二是出版社对一些内容庞杂的图书一般会使用两个或多个分类号，在这种情况下，由于外包书商编目人员对图书的内容理解有所不同，有时造成图书分类号的混乱。例如:《中药与食物的相宜相克》，出版社会给出两个分类号:R285.6(中药、药物相互作用)、R155(饮食禁忌)，但为了便于管理，图书馆对同一本书只能选择一个分类号，这种情况在增加复本时，有时会出现“同书异号”的现象。三是各地图书馆对一些边缘学科和多主题的图书会视本馆的具体藏书结构，将一些分类两可的图书向本馆的重点藏书方向倾斜。因此，对书商提供的分类号要根据本馆的具体情况作适当调整。例如: 《戏米哎素》，作者:艺墟，彝族。全书内容以男女对唱的情歌为主，分类号为I277.2，因楚雄州图书馆的馆藏特色是彝族文献，所以，分类号为I277.274，馆藏地点为地方文献室。

（三）数据加工人员的素质有待提高

目前，书商负责图书数据加工人员大多数没有经过图书馆的专业学习培训，除了具有简单的计算机操作技能外，缺乏最基础的文献编目等专业知识。在进行图书数据加工过程中，尤其是在数据套录的过程中，往往容易出现文献主题标引不完全、分类号丢失和错改等问题，从而影响外包书目的数据质量。

三、进一步做好公共图书馆编目业务外包工作的建议

（一）通过公开招标选择外包书商

对图书编目业务的外包，应按照“公开、公平、公正”的原则进行公开招标。招标前，要对报名投标的外包商的技术水平与专业人员的业务能力及售后服务等情况进行实地考察，在此基础上，经过严格评估，确定具备实力、符合招标条件、信誉良好的外包商入围参加投标，并按公开招标程序择优选用外包商。在招标过程中，应明确编目外包的具体内容和工作要求。比如:编目标准、输出格式、加工要求以及双方的权利义务等。

（二）选择适宜的外包模式

公共图书馆要结合自身的特点和编目作业特点，借鉴一些成熟的业务外包经验，采取一种或多种外包模式。如合作模式，由公共图书馆与书商或联合编目中心合作，书商或编目联合中心负责提供编目数据，公共图书馆负责对数据进行格式转换、加盖馆藏印章、粘贴条形码和书标、选定分类号等业务;承包模式，即公共图书馆把编目业务全部外包给书商或专门的数据制作企业，由外包商按要求完成编目数据等业务后交由图书馆采编人员对编目数据进行格式转换，并逐一验收合格后方可上架流通，这种模式比较适宜中小型图书馆。

（三）建立规范编目业务外包标准

编目业务外包的质量直接影响到图书馆机读书目数据体系的完整、标准、规范和统一，在编目业务外包的合同中，虽然明确了编目数据质量的相关要求，但合同要求仍然太原则，在实际操作中难以细化和对照检查。为此，图书馆在完善细化业务外包合同的同时，必须建立编目业务外包规范标准，使之成为双方共同遵守的编目数据工作准则，同时便于图书馆采编人员对照抽查。

（四）建立过程监测与反馈修正机制

编目业务外包后，双方在合作过程中应建立过程监测与反馈修正机制。一方面图书馆要坚持对编目外包作业的实时监测评估，定期或不定期地对业务外包工作进行检查，及时发现并纠正工作中的错误;另一方面外包商也要接受评估检验，并及时纠正出现的偏差错误，不断创新工作方法，以适应图书馆业务变化的新要求。

（五）加强图书馆自身业务学习

编目业务长期外包容易导致馆内编目专业技术水平整体下降，编目人员的业务素质和业务水平将不同程度地受到影响。为此，图书馆工作人员必须加强自身业务学习，不断提高业务知识和工作水平，同时加强与外包商数据加工人员的沟通交流，促进双方业务知识的积累和更新，不断提高编目数据的质量，促进图书馆事业又好又快发展。

［1］向洁.采编业务外包存在的问题及对策 ［J］.图书馆界，2010，（1）.

［2］罗海瑛，朱建华.浅谈高校图书馆编目业务外包 ［J］.科技情报开发与经济，2006，（22）.