探索改制企业档案作用发挥新途径——以江苏省交通规划设计院股份有限公司为例

黄宇明（江苏省交通规划设计院股份有限公司，江苏南京，210005）

探索改制企业档案作用发挥新途径
——以江苏省交通规划设计院股份有限公司为例

黄宇明（江苏省交通规划设计院股份有限公司，江苏南京，210005）

随着改革的不断深化和社会主义市场经济体制的不断完善，一大批国有事业单位性质的勘察设计院所的改制工作进入了实质性阶段。国家推行勘察设计单位改制，赋予它们自主管理权，实行单位社会化、成份多元化和管理企业化，真正建立起“产权清晰、权责分明、政企分开、管理科学”的现代企业制度,成为适应市场经济要求的法人实体和市场主体。江苏省交通规划设计院股份有限公司的前身是1960年建立的江苏省交通规划设计院，从事道路、桥梁、隧道、铁路、轨道、港口、航道、船闸、工业与民用建筑、环境、景观、智能交通的规划、咨询、勘察、设计、科研、检测、监理和项目管理等综合性工程设计咨询业务，是全国勘察设计行业“五十强”。公司档案管理基础良好，曾获得档案管理国家二级称号，积累和储备了丰富的档案资源。据统计，目前共有包括文书档案、工程设计档案等各种门类档案50070余卷（件）。这些档案资源是宝贵的财富，是资产的重要组成部分。特别是数量上占多数的工程设计档案，是一代又一代工程设计人员智慧的结晶，在勘察、设计、科研、检测、监理、咨询等各项工作中发挥了不可替代的重要作用。2005年8月改制为股份有限公司后，与市场结合更加密切，业务范围逐步拓展，运作方式日益灵活，经营内容更加丰富，为档案作用的发挥提供了更加宽广和现实的途径。本文以该公司档案开发利用为例，探讨改制后勘察设计企业档案作用发挥的新途径。

一、发挥档案传承企业历史的作用

档案在记录历史、总结经验、弘扬传统、启迪后人、开启未来等方面具有独特作用，是传承公司历史，建设企业文化的重要载体和生动素材。为了全面回顾和展示企业的发展历史，传承和弘扬企业独特文化，我公司在2007年开始着手组织编写《江苏省交通规划设计院志》。院志以设计院建院五十年为主线，从三个阶段、九个方面全面、客观、详细记述了设计院发展的历史。编写院志离不开档案，例如在编写历史沿革过程中，关于设计院正式名称启用的具体时间，存在不同的观点和意见。为了弄清原委，我们经过查阅保存的文件、照片等档案资料，初步确定正式名称启用始于1966年8月，后经请当年在设计院工作过的老领导、老同志回忆考证，最终得以确认。据不完全统计，在编写院志过程中，公司档案部门共提供文书档案、工程设计档案等各类档案约560卷、3113件，为院志编写人员提供史料依据和参考资料。特别是通过利用各种照片、奖状、奖牌、证书等图片实物档案，不仅丰富了院志内容，生动再现公司发展历程，增强了可读性，而且保证了编写内容符合客观、公正、全面、准确的要求，达到记事、存史、教化的目的。依据档案资料编写院志，弘扬了企业精神，传承了企业文化，增强了员工的光荣感、自豪感和使命感，为公司全面、持续、科学发展提供了宝贵的精神食粮。

二、发挥档案扩大市场影响的作用

在计划经济体制下，国有勘察设计事业单位是“皇帝的女儿不愁嫁”，所有设计任务都是根据指令性计划，由行政主管部门直接下达，不用考虑知名度，不需主动向社会宣传。改制后的公司被推向了市场，与政府脱钩，没有了财政拨款，要参与市场竞争，主动承接各种项目任务。随着企业的不断成长和发展，我们现在不仅着眼国内，参与国内市场的竞争，而且还走出国门，参与国际市场竞争，已经在亚洲、非洲等有关国家开发勘察设计业务市场。无论是参与国内市场竞争，还是参与国际市场竞争，都必须加大宣传力度，提高市场的知名度和美誉度，扩大市场影响力和竞争力。档案是最有说服力的宣传素材。对外宣传必然要大量利用档案，这为发挥档案作用开辟了有效的途径。2010年，配合举办50周年庆典，公司加强了对外宣传工作，更新了公司及各专业设计项目宣传画册，举办了《江苏省交通规划设计院股份有限公司设计成果展示》大型图片陈列展览，收到了良好的效果。在编写宣传画册和布置图片陈列展览过程中，工作人员无不大量利用各类档案资料，其中仅编写各专业设计项目宣传画册就选用了照片档案中新老照片达400多张。这些照片充分展示了各个时期、各个专业的主要设计项目，见证了公司发展的辉煌历史，进一步提升了公司在市场的知名度及影响力。

三、发挥档案增强竞争能力的作用

通过改制成为有限公司，由原来的国有事业单位变成了股份制企业，市场化运作方面的各种经济活动成为公司日常工作的重要内容。几年来，我们公司先后成立了30多个省内外办事机构（分院），承担了四川、重庆、西藏、新疆、云南、广东、广西、福建、湖南、河南、山东、安徽等地的公路、桥梁等交通工程勘察设计、咨询任务，提高了省内外市场份额的占有率。目前，省外市场的业务量已经占到公司业务总量的35%以上，成为省内外勘察设计市场的一个著名品牌，这其中也凝结了公司档案部门的辛勤努力。档案部门主动了解公司市场运作的进展情况，根据市场开发的实际需要，特别是参与省内外项目的市场竞标，及时提供档案中涉及公司的工程设计资质、设计人员资质等资质材料和已完成的相同专业设计项目的设计计算资料、技术图纸、验收材料等业绩材料，为制作项目标书、宣传资料等提供参考，提高了工作效率，保证了标书制作质量，充分反映了公司的实力和业绩，赢得了业主的信任，为积极拓展业务范围，积极争取更多的项目任务，不断扩大市场份额发挥了不可替代的作用。

四、发挥档案维护企业权益的作用

由于市场经济环境较为复杂，特别是随着民营和外资勘察设计企业进入市场，勘察设计市场竞争也日趋激烈，这使改制后的公司面临一个非常现实问题，就是如何在复杂的市场经济环境中维护公司的良好信誉和合法权益，这直接关系到公司能否在激烈的市场竞争中不断开拓业务范围，扩大市场份额，提升市场竞争能力。这也为公司档案工作带来了新的机遇和挑战，提出了新的任务和要求。尤其是一旦在生产经营活动中遇到涉及法律纠纷等方面的问题，往往需要以档案为依据，分清责任，避免承担非本公司原因造成质量事故的责任及经济损失，维护企业信誉和权益。2005年7月，在由我们公司设计的宁溧高速公路溧水段发生了一起恶性交通事故，死者家属认为是道路设计问题引发了此次事故，于是将我公司告上了法庭，要求法院判定我公司赔偿经济损失50多万元。为了做好应诉准备工作，公司法律顾问会同项目设计人员一起，通过查阅项目设计档案，对相关数据和图纸进行逐一复核，再请有关专家进行反复论证，将有关资料提供受理法院作为判决的依据。最终法院认定事故的发生与项目设计无关，使公司免遭巨额经济损失，维护了企业的权益和声誉。

江苏省交通规划设计院股份有限公司档案开发利用实例充分说明，改制不仅激发了勘察设计企业的活力，提升了企业的市场竞争力和社会贡献力，同时也给档案工作带来了新机遇，档案的价值作用得到更为充分的发挥，档案工作更加得到重视。因此，改制后的勘察设计企业档案部门要认清形势，抓住机遇，结合企业市场经营、科研设计等各方面工作的实际需要，积极主动开发企业档案，充分发挥企业档案的应有作用，为传承企业历史、扩大市场影响、增强竞争能力和维护合法权益服务。