基层馆藏档案数字化工作之理性思考

周昌平（盐城师范学院，江苏盐城，224000）

基层馆藏档案数字化工作之理性思考

周昌平（盐城师范学院，江苏盐城，224000）

档案学术界对数字化工作的探讨方兴未艾之际，数字化工作对于基层档案工作来说却仿佛“忽如一夜春风来”，各级基层档案馆轰轰烈烈开始对馆藏档案进行数字化，提出构建数字档案馆的蓝图。在此背景下，深入地了解基层档案数字化工作中存在的问题及面临的困境，并给出符合基层档案工作实践的指导，显得尤为必要。

一、基层档案数字化工作的困境

基层档案工作数字化最大问题就是缺乏科学的目标定位，对档案数字化需要达到的目标既没有清晰的认识，也没有进行科学的论证，导致在数字化工作中，缺乏系统性和长远性；组织形式单一，数字化工作单纯地依赖于档案部门自身，导致数字化标准不统一，效率低下。另外在数字化实施过程中出现的具体技术问题，诸如范围的确定、数字化的格式、保存载体的选择等，也影响了档案数字化的正常开展。

二、档案数字化的目标定位

数字化能否成功，合理的目标定位至关重要。对于以纸质档案为主体的档案馆来说，它的数字化绝不是简单纸张载体的扫描，而是应着力于追求把档案的内容数字化并使之与多种有效的检索、处理工具完美结合，将其转化存贮在硬盘、光盘等载体上，并通过网络高效的共享，为社会和用户提供知识宝库和卓有成效的研究手段，这应是档案数字化的直接目标之所在。另一方面，对于当前电子文件与纸质档案双轨制共存的档案管理现实来说，在维护电子档案原始性和凭证性的基础上，逐步将正在归档和即将归档的电子文件全部妥帖、安全地纳入到数字档案馆之中，则是档案数字化的另一个目标。

三、档案数字化开展的组织形式

当前数字化工作开展的组织形式主要有两种，一种是档案馆利用自身的硬、软件独立开展数字化工作，另一种是采用外包的形式交由专门的信息化公司来完成数字化工作。应该说，两种组织形式各有特点，档案馆独立完成数字化工作，因为实施者具有档案专业的素养，了解熟悉本部门的档案工作，在档案数字化范围的确定、内容的选择以及对档案的安全保密方面具有独特的优势，但缺点是在信息化技术和力量方面的缺失，容易导致数字化进程缓慢，数字化质量不高。外包的形式最大优点是数字化的速度快，成效明显，缺点是由于缺乏专门的档案知识，数字化中档案的个性化不足，而且存在档案失密的危险。鉴于两种组织形式的优劣，笔者认为国家各级档案主管部门应该在档案数字化工作中承担更为积极的主导作用，档案馆的数字化建设是一项复杂的工程，资金的来源主要还是国家财政，由于国家投资的资金比较紧张而且比较分散，所以数字化档案馆作为国家基础信息设施，国家在投资建设时应改变这种分散支持各个项目的方式，将资助的重点转为支持全国性的数字档案馆的建设项目和数字档案馆的技术研究之上。通过国家投资引导全国的数字档案馆建设向建设统一的数字档案馆转变，通过对相关技术项目的招标，推动我国数字档案馆技术的迅速发展和数字档案馆技术标准及早形成。在此背景下，国家各级档案主管部门尝试成立统一的国家性、地域性档案数字化中心有偿为广大基层档案馆（室）完成档案数字化工作，这样既可保证档案数字化工作的标准统一，同时也能发挥两种组织形式的优点。

四、基层档案数字化加工过程中需注意的问题

馆藏档案数字化不是馆藏档案的简单扫描，而是馆藏公共信息资源的整合。因此，在具体加工过程中，以下问题需要解决：

1.档案数字化对象的确定

当前，在馆藏档案数字化对象确定的原则中，首先是应遵循尊重“高龄”档案的原则，面对保护任务日益艰巨的“高龄”档案，在数字化对象确定时凡属于高龄档案在不损坏其原貌的前提下，必须首先纳入数字化的对象范围，这类档案数字化保护的意义要甚于开发、利用。二是开放性原则，即纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放的有关规定，积极做好档案开放的鉴别、档案的解密、降密等工作。对凡属于能够公开的档案，一定要积极进行数字化，方便社会利用。三是价值性原则，即属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。第四，效益性原则，确定用户的常规性的需求为馆藏档案数字化范围，亦应成为数字化对象确定的原则，正如加拿大让·斯蒂芬·比奇在《加拿大图书和档案馆的数字化策略和框架》一文中所指出的“政府或档案部门就要充分地了解用户的需求，尤其是网络用户的需求，从而制定哪些档案需要数字化，哪些档案不需要数字化，而不是盲目地将档案全部数字化，造成数字化工作成本的浪费。”

2.档案数字化的质量控制

馆藏档案数字化是档案信息资源的集成化、有序化和利用的便利化，其目标是促进信息资源的共享利用。而质量控制是为了达到规定的质量要求而开展的一系列的质量管理活动，即通过建立健全有关质量控制机制，规范数字化建设标准和业务规范，将馆藏档案数字化的质量要求落实到各个工作环节，其重点是确保数字化内容的可用性、数字化图像的品质和目录与全文关联检索的有效性。数字化加工过程中的质量控制，具体可从以下两个方面加以实施：一是前端控制，主要是对档案数字化的范围、用户需求倾向性、数字化方式等进行广泛调研和仔细论证，在此基础上确定数字化的目标、规范数字化标准，制定数字化的标准，包括档案的著录项目、标引格式、扫描色彩模式、分辨率、图象储存格式、数据库的模式、目录与图象的链接技术等等，保证不同时间和不同人员数字化处理的规范性和一致性，从数字化的源头进行有效控制。二是过程控制，数字化需要各个环节的相互配合。质量控制贯穿于前期的案卷目录的标引、著录，中期的全文扫描以及后期的网络共享。当前大多数基层档案馆藏数字化工作停留在完成扫描工作的阶段，对每个阶段需要完成的配套工作了解甚少，关注甚少，实践中就会形成整个档案数字化工作的流程混乱，质量无法得到保证。因此，过程控制应紧扣整个档案数字化工作的目标和每个环节的阶段性目标，将目标管理细化到档案数字化工作中的每个环节和过程之中，杜绝盲目的和上下脱节的档案数字化工作。

3.档案数字化工作的常态化管理

档案数字化工作是一个长期的、基础性的工作，基层档案数字化工作贵在坚持常态化管理，即对确定的档案数字化的方向和目标不动摇，对档案数字化过程中可能出现的挫折和困难不退缩，做到持之以恒。档案数字化工作不仅仅是将某个时期档案的数字化，而是面向过去、现在和未来档案的数字化工作，所以坚持常态化管理意义重大。坚持常态化管理，首先应建立常态化有效运行的机制。将档案数字化工作从制度上纳入到整个档案管理工作的流程之中，明确其为档案归档的必需工作环节，将数字化工作开展的水平高低，作为档案部门评优升级的重要衡量指标，让基层档案工作者明白数字化工作的重要性和必要性，从制度上消除档案数字化工作的跟风现象和随意现象。其次，切实提高基层档案工作者的数字化技能，储备优秀人才。要实现今后档案数字化的常态化管理，档案工作者的能力和素质是关键。传统的档案管理的方式在面向未来的数字化档案工作中必须要进行自我的扬弃和提高，以未来数字化的视角和信息化、知识社会的管理方式才能真正推动档案数字化工作的不断向前发展。最后，对于档案数字化工作成为常态化管理还需要在档案人员的编制和经费上予以重新的核定和预算，传统的档案编制只以档案的案卷数量来进行核定显然无法保障已成为档案工作重要内容、耗费大量人力与财力的数字化工作。

4.档案“后数字化”时代的管理工作

随着数码视讯技术的发展，社会已经初步进入后数字化时代，后数字化时代的开启是以数字化的基本完成和数字技术的大量应用为标志。在这个时代，人们从对周边数字化环境的适应逐渐转变为掌控，开始享受数字化带来的方便快捷的新生活。

档案的数字化不是整个档案数字化管理工作的一个终点，而是一个起点，在数字化主体内容基本完成后，档案工作的重点应转为面向对档案信息资源和知识的揭示、开发、管理和提供富有时代气息的服务上来，使传统的档案工作以更加积极的姿态迎接后数字时代的挑战。档案工作如何与网络、手机、数字电视等新媒体和视讯技术更加紧密结合，不断切合广大人民需求的信息服务，档案工作者任重而道远。

［1］王文娟.视讯时代：感受“数字”的力量［J］.中关村，2008（09）.

［2］肖琬蓉.信息资源数字化建设质量控制研究［J］.图书与情报，2010（05）.