农产品检测机构信息化建设的实践与体会

陈永锋 赵 冉

农产品检测机构信息化建设的实践与体会

陈永锋 赵 冉

厦门市农产品质量安全检验测试中心

该文结合实验室信息化建设实践，初步阐述了传统实验室管理存在的问题、实验室信息化建设的目标、内容，实施信息化的优势、实施过程遇到的问题及解决办法，并说明了下一步建设方向。

农产品 检测机构 信息化

近年来，随着各种突发性或群发性食品安全事故的不断发生，农产品质量安全日益成为社会广泛关注的焦点和热点问题。作为市级农产品检测机构，业务量也随之不断增长，检测项目大批量递增，分析测试任务繁重，按照传统的检验工作流程进行原始记录的填写、检验报告的编制，工作量巨大，检验报告格式不统一，工作效率低下，工作延续性无法保证。在这种背景下，本单位与软件公司合作开发了《厦门市农产品质量安全实验室信息化管理系统》，把信息技术与实验室现有的质量保证体系相结合，通过优化实验室业务流程，提高了试验信息传递的时效性、部门协作的高效性、数据利用的综合性以及报告编制的规范性，进而减少工作人员工作量，降低实验室的管理成本。

1 信息化建设的目标

以实验室质量管理体系为框架，应用微机网络化管理的形式提高实验室质量管理水平，完善质量管理体系，从而实现实验室质量管理工作的规范性、检验过程的程序化、自动化，各部门间的信息与资源共享，检测过程所采集的各类数据、信息可形成各类统计报表，管理者可快速得到相关数据，实时作出决策。

2 信息化系统建设的内容

信息化系统建设的主要任务是规范业务操作流程，建立标准、可靠的基础数据库，建设内容包括系统管理、检验管理、物资管理、文档管理、网上委托检测与查询等模块。

2.1 系统管理

2.1.1用户管理。根据人员的角色，设置不同管理权限和相应用户名及密码，防止非法、越权使用。

2.1.2操作记录查询。对重要数据存取的操作日志进行查询，查看数据修改痕迹，保证数据的安全可靠，利于对责任事故进行分析处理。

2.1.3数据备份及恢复。可定期对数据进行备份，确保数据库遭遇破坏时的快速恢复。

2.1.4数据设置。对检验原始记录、检验依据及标准、报表格式、数据字典等基础数据进行设置，供后期共享调用。

2.2 检验管理

从收样登记开始，全程经多级审核、层层监控产生特定格式的检测报告，至客户领取结束。流程管理支持分步退单操作，以满足流转过程的修改需要。

2.2.1样品登记。将样品类别根据业务类型分为委托检验、监督检验、仲裁检验，每种类别对应相应报告模板，选择样品类别后，系统根据实验室编号规则自动生成唯一性样品编号，该编号贯穿样品流转的全过程。在样品登记时需采集样品的基础信息，包括样品状态、采（送）样时间、采（送）样单位、采（送）样人员等；同时还需对判定依据、检验标准、完成时限、留样处置时间等进行登记，登记完成后打印样品检验委托单，并提交样品质控。

2.2.2样品质控（合同评审）。由中心授权负责人通过了解客户要求，评价中心的检测能力和资源（即中心的资质认定检测能力范围、仪器设备、现有时间、人员等能否满足客户的要求），并对客户委托样品状态、量进行评价，从而确认是否接受委托。如接受委托，系统自动生成打印检测业务流转单。

2.2.3样品检验。经过质控的样品，首先由检测室主任根据检测项目及科室人员工作量进行评价，不符合检验要求的进行退检，符合要求的进行科室内任务再分配后，进入任务接受人检验界面，非任务接受人员无法对检测项目进行任何操作，以保证数据的唯一性、正确性。检验人员在实验过程，可即时在系统中录入检验原始数据，检验结果根据系统设定自动生成，保存后与检验原始数据一同进入科室复核、审核人员界面。

2.2.4复核审核。复核人员对原始数据的完整性以及标准曲线和空白值使用合理性、检出限、数据计算处理等进行复核，签署复核意见。审核人员负责审查原始数据、复查计算公式、计算参数及标准对照、检测结果正确性，原始记录修改的规范性，对有疑虑或存在错误信息的检测项目做退回处理，对符合要求的签署科室审核意见。待各科室承检的所有检测项目均审核合格后，样品信息自动传递至审核批准环节。

2.2.5审核批准。检测结果经检测室三级审核后，由报告编制人员汇总检测室提供的数据，对检验结果进行综合评价（由系统自动评价），编制电子版检验报告后，交报告审核人进行整体审核，最后报中心授权签字人终审。

2.2.6报告管理。经签字人终审签发的报告自动进入报告发放环节，由报告编制人员进行报告的书面打印、签章发送及电子存档。

2.2.7数据综合查询与统计分析。可根据样品登记信息（如样品编号、样品类别等）及检验过程信息（如检验科室、检验项目等）中的任何一个或多个组合进行查询、筛选所需信息，并自动生成月报、季报等形式多样的统计报表。同时还能实现预警分析，如对某设定期间合格率低的行业、样品种类、检测项目等进行预警，为监管工作提供重点方向。

2.3 物资管理

2.3.1实验物资管理

2.3.1.1实验室物品基本设置。对本实验室所涉及的物品根据所属性质进行分类、编码，共分三类，一类为大类，如仪器设备、化学试剂、辅助用品等，二类、三类在一类基础上进一步细分（如一类为化学试剂，二类为醛类，三类为优级纯）。有效的分类及编码利于后期的物品查询选择、库存管理、信息统计功能的实现。

2.3.1.2供应商设置。对实验室物品供应商信息进行登记并对其质量保证能力等进行评估。

2.3.1.3物品采购、登记管理。实现业务科室需求申请、采购部门询价与选择供应商、管理部门审核批准、使用人员验收评价、仓管人员出入库管理全流程的在线电子化审批、状态(如审批情况等)查看及信息登记。通过系统设置的最低允许采购限值、最低库存量预警、比价功能等，可有效控制库存数量、采购成本。

2.3.1.4物品查询、统计。实时查询物品当前(含申请中、定购中、已到货未入库物品、库存量)及历史明细（申购及出入库情况），统计各科室各类资金使用量，动态掌握经费使用情况，准确了解物品信息，为管理人员审批提供参考数据，解决传统的盲目审批状况。

2.3.2 仪器设备管理

对设备档案、验收记录、维护保养记录、期间核查记录、溯源校准记录、故障和修理记录等内容进行信息化管理，同时系统可自动生成周期检定表和维护计划，并通过短消息对临近检定的设备进行提醒。

2.4 文档管理

2.4.1 人员档案管理。将实验室人员的基本情况、培训学习记录等个人技术档案电子化保存。

2.4.2 实验室资料管理。将质量手册、程序文件、检验标准、自行编制的规范、实施细则、作业指导书、检定证书及有关表格等规范性文件导入数据库，对其有效性、更新情况、受控状态、认证认可情况进行监控，避免无效文件的采用。同时对检验项目的判定值进行预先设定，实现检验过程的结果自动判断，避免人为误判。实验室内部人员可通过网络快速检索、查阅到相关信息，实现无纸化信息传递。

2.5 网上委托检测与查询

通过单位门户网站与实验室信息管理系统的关联，实现实验室与客户间远程的信息交流和网上交易，客户可凭样品编号与授权码通过网络平台实时了解实验进程，查阅检验报告，如此可大大减少实验室与客户间发生的业务成本和时间成本，提高实验室竞争能力。

3 实施信息化的优势

3.1 实时发挥质量管理体系作用

系统设计以样品检验流程为主线，将GB/T 15481-2000《检测和校准实验室能力的通用要求》所涉及的要素贯穿其中，有机结合，可实时充分发挥质量控制和质量管理功能。

3.2 以信息化技术扩充管理手段

通过该系统可依照相应权限对检测流程进行全程监控、查询、追溯，对检测结果、业务信息和管理信息进行分类统计和汇总，并且限制非授权人员浏览上述信息。既可做到信息查询统计的便捷性、准确性，同时又在最大程度上对客户信息、资料进行保密。在关键点的控制与预警方面的设计也突显出信息技术辅助管理的优势，如留样处置的到期提醒、超检测时限的警告、物品低库存预警及允许采购的最低库存控制、临过期标准品的处置通知、采购单价与历史最低价的自动比价。

3.3 信息传递的即时性及规范性

数据采集和处理功能可避免信息的重复录入，做到源出一处、全局共享，将检测人员从繁杂的数据计算中解脱出来，缩短数据处理时间，提高数据处理的准确性，避免人为因素对检测数据的影响，保证结果的公正性。同时通过规范的操作流程，可以使不同的人在不同的时间里完成某个任务时，都可以得到质量划一的结果，如定制检验报告模板，可保证报告形式的统一性。

3.4 业务流程标准化与程序化

数据标准库（文档标准库、仪器设备标准库、物品标准库、人力资源库等）的建立与操作流程的规范，保证了工作的完整性、持续性，避免因人员离岗造成业务中断。

3.5 信息的快速检索及分析

信息化建设的最大优势体现在可随时调用系统所采集的各类历史数据进行深度分析、深层运用，自动生成各类统计报表，为决策提供及时、有效的数据支持。

3.6 信息传递的无纸化

适应低碳社会发展要求，实现文档资料传递过程的无纸化，且可以迅速更新文档，确保文件始终处于受控状态。

4 实施过程中存在的问题及解决办法

在信息化实施过程中必然涉及人们传统管理思想、管理模式、工作习惯的转变及业务流程的重组、责权利的再分配，大量基础数据的规范化和标准化导入，还有系统漏洞等一系列实际问题，初期会引起相关人员的抵触情绪。因此，实施信息化管理需要管理层高度重视和大力支持，充分做好引导和沟通协调工作，积极而稳妥地推进。一旦前期的基础数据建立完成，检验人员体验到信息化系统的便捷性及其带来的效益与效率的显著提高，相关问题也就会迎刃而解。

5 下一步建设方向

5.1 结合现代物流系统，引入电子商务平台，实现业务在线委托、样品异地交接、费用网上支付、进程实时跟踪、报告远程打印的新商务模式，进一步扩大服务范围，降低业务成本，增加实验室的区域影响力。

5.2 进一步完善检验仪器与实验室信息化系统的无缝对接，实现数据自动采集、分析，设备检验图谱自动关联存档。

5.3 进一步完善网络安全设施及信息安全手段，开发互联网远程审核、审批功能，实现随时、随地使用系统。

6 结语

信息技术为我们提供了高层决策、中层控制、基层运作的集成化人机系统，它的有效运用对优化实验室资源配置，规范和监督检测行为、提高工作效率和检验质量、提升管理水平和单位形象，增强核心竞争力起到了举足轻重的作用，是农产品检验机构发展的必然选择。同时，我们必须正确认识到，信息化建设是一个渐进动态的增效过程，必须结合工作特点和业务发展需要，在实践中不断开发和完善。