浅析如何在基层部队推行无纸化办公

王洪娟 褚海洋

61251部队 河北 066102

0 引言

随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。作为一支现代化的军队，更是加快了信息化建设的步伐。从最初的网络基础设施建设，到各种软件平台的制作，各个单位都投入了大量的财力、物力、人力，建立符合自己单位特色的无纸化办公系统。基本实现了文件发布、各类信息传递网上传输，达到了提高工作效率，降低办公成本的目的。但是从部队自身建设实际出发，无纸化办公还无法完全取代纸质办公。为促进基层部队无纸化办公的提高和改进，下面笔者结合自身实际工作，以某基层部队数字化营区建设实际情况，分析一下如何在基层部队推行无纸化办公，希望给正打算或正在建设无纸化办公系统的兄弟单位一点建议。

1 无纸化办公的目的和意义

无纸化办公是一种基于互联网且能够集成在门户网站上的信息管理和办公自动化一体的网上办公系统，能够实现使用单位的办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化，高质量、高效率的信息服务系统。通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，以实现办公自动化。

1.1 整合资源

通过网络技术将部队的人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的制度和文化，保持部队旺盛的生命力，使其健康持续的发展。

1.2 加快信息流通

领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有官兵的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到部队首长，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。广大官兵能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的官兵关系和军营文化。

1.3 规范办公流程

建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，使工作流程化，流程标准化，标准规范化，让单位充满活力，让各级主官明确责任，分明权限，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

1.4 提高办事效率

有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，各级主官能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。

2 某部无纸化办公案例

2.1 建设情况

按照军队保密管理规定，无纸化办公系统现主要依托于办公局域网。从视频监控系统到周界防卫系统；从物联网管理系统到水电暖管控系统；从消防报警联动系统到模拟训练系统；从即时通信系统到电子图书管理系统等。无纸化办公不再是简单的传递数据文档，已经开始逐步向部队的管理、业务等各个方面进行延伸。

2.2 使用情况

该系统在使用的过程中基本实现了其预期功能。达到了无纸化办公的目的。以物联网为例，实现了人机交互和智能化管理。人员外出只需在电脑上逐级请假、批假，请假人员刷卡外出即可。通过即时通信平台，实现了各级单位间的实时信息交互、语音视频交流、短信中心、自动存档主题讨论等。通过单位的门户网站和论坛及各单位的子网站，可让所有官兵及时了解单位的最新近况，下发各类通知，共享学习、娱乐资源。同时，也为官兵交流讨论提供了一个言论自由的开放平台。通过电子图书馆，官兵可随时在线阅读自己感兴趣的书籍。

2.3 存在问题

从试运行到完全投入使用近一年的时间，基本实现了该系统的大部分功能。但有部分功能的使用效果，发挥功效不是很理想。当然这里既有系统本身的原因，也有使用操作人员的原因。主要问题出现在以下几个方面：

(1) 受传统工作习惯的限制，官兵已经习惯了纸质办公，一下子使用电脑请假、批假，感到很不适应，很麻烦，不免产生厌烦情绪。这种情绪，不只请假的人有，批假的人也有，这就使得系统的很多功能基本上被搁置了。不仅浪费了大量财力、物力，也违背了提出无纸化办公的初衷。

(2) 使用人员操作使用计算机水平参差不齐。从高层领导到基层领导，从干部到战士，受文化层次、工作性质等因素的影响，官兵的计算机操作水平差距很大，严重阻碍了推行无纸化办公的进程。

(3) 部分功能与实际情况还有出入。以访客管理模块为例，从系统投入使用至今，就没有用过。使其成为摆设，造成了资源的浪费。周界防卫系统出现的问题也比较多。架设电子围栏的初衷是为营区日常管理、安全防卫提供有力保障。但在实际使用过程中由于系统本身的原因，并没有真正实现预期效果。小鸟、树枝等经常会产生虚警；一些不安分的人竟能从墙上跳出去，而不被人发现。

(4) 领导层面重视程度不够。一个系统的投入使用，如果从领导层就嫌麻烦，不愿意使用，那到下面基层就更无法推行下去。只有领导重视，以身作则，加大力度抓落实，将其固化为生活、工作习惯，无纸化办公才能更好更快的发展下去。

(5) 系统在整体规划时，整合程度不够。从最初的网络基础建设，到后期的子系统整合，因客观、主观因素影响，还有部分信息点未纳入局域网中，还有部分子系统在分散独立运行。

3 关于无纸化办公的几点建议

3.1 领导和使用人员的思想意识需要提高

推动无纸化办公顺利向前的关键在于提高领导和使用人的思想意识。在无纸化办公的推行过程中，各级领导、尤其是领导班子里的第一把手要起决定性的作用，各层领导的决心及其示范和领头作用，是无纸化办公实现的关键，也是实施的关键。如果一个单位的最高首长都能熟练操作并使用无纸化办公系统，那么下至科室职员都得把这事放心上了。

同时使用者的思想意识也不容忽视。因为无纸化办公系统的建立不是一朝一夕可以完成的，无纸化办公化中的业务内容和服务也不是一出现时就具备了的。在系统建立方面，是一个从简单到复杂的发展过程，是逐步建立和完善起来的过程；在服务内容实施方面，是一个从试行到适应、由怀疑到自觉贯彻的长期过程。在这个过程中，使用者的思想意识对于推动无纸化办公更好更快的向前起着至关重要的作用。

3.2 设置软件的功能要符合实际需要

无纸化办公的功能很多，有通用模块、也有选择模块。选择模块时可以根据本单位的实际情况进行定制，以符合本单位实际需要。不能见好就要，一定要选择实用而且确实能提高工作效率的那些功能。因为每增加一个模块，价格就会增加抬高很多，所以选择功能时一定要根据实际的需要来选择。

3.3 使用要注重实效，不要摆“花架子”

现在的网络使用推行起来妨碍很多，困难重重。一方面是因为使用者有的怕学不会、有的不想学会、有的想学又怕麻烦，总之有种种畏难情绪，不习惯在网上办公；另一方面因为软件开发与实际工作流程有不符之处，增加了实际工作的复杂程度，造成软件的推行无法走下去。这些都说明网络使用一定要密切结合实际，注重实效。如果在网上办公仅仅是为了追求现代化，将网页做得漂漂亮亮的、把一个个的功能链接起来，但实际上又很少用或不用，那样就跟买了一台高档电脑只看不用一样形如摆设，这就失去了它们本身的使用价值，是一种资源浪费。

3.4 培训要务实，将考核制度常态化

无纸化办公系统有许多功能模块，如电子邮件、工作计划、车辆管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模块、有些是部门管理的特殊模块，不同部门、不同业务的人用不同的模块，培训时应有侧重的指导，同时用某个实际工作任务作为培训内容，并对其进行考核，确认真正掌握了操作使用方法，才能认定其操作培训合格。

铁打的营盘流水的兵，部队人员流动比较大，只有将考核常态化，才能确保每一个在岗在位人员都能熟练掌握使用操作方法。

3.5 不要相信通过“接口”能把分散的系统连接起来

一个单位有多个业务口，而每个业务口又都有自己的一套甚至多套系统，如何把这些系统综合在一起？使得每一个单位在进行新一轮投入时，瞻前顾后，难于决断。而解决这个问题的关键不仅仅是软件方面的技术，更重要的是在流程管理和相关技术的标准化等方面。所以一个单位在建设无纸化办公系统前就要做好前期的整体规划，不要想通过“接口”把所有分散的系统连接起来。

3.6 切忌买椟还珠，只重硬件设施，轻“软件”建设

在一些人的意识中，一提到搞办公无纸化，就想到实体项目投资，忽视了“软件”建设，特别是对系统效率、服务功能以及培训等环境改造投入相对较少，造成了高端设备没有配套系统的现象，导致“牛刀杀鸡”，甚至存在计算机变成打字机的现象。究其原因，主要是衡量建设成果的标准没有准确定位。在一些人的潜意识里，硬件设施建设的好差已成为衡量信息化建设质量高低的惟一尺度，它误导一些单位，把看得见、摸得着的硬件建设摆在首位，而忽视了配套的软件开发应用。

4 小结

无纸化办公是现代工作方式的改变，就像网络购物与生活方式的改变，这需要一个循序渐进的过程，既需要技术层面的创新，更需要相关制度的规范。只有把工作流程化，流程标准化，标准规范化，无纸化办公才能更快的走上正轨，也许未来几十年之内也不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护，将会使我们越来越快的走向无纸化办公。

[1]王柱年.浅谈如何在消防部队推行信息化建设.政务信息网.

[2]杨世平.计算机网络安全系统原理与操作维护.解放军出版社.

[3]从“办公自动化”系统开发应用看部队信息化建设.互联网.

[4]浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊.消费导刊.

[5]无纸化办公系统的设计与实现.互联网.