刍议高职院校二级管理中的沟通策略

许 路

（无锡卫生高等职业技术学校，江苏 无锡 214021）

校、系（部）二级管理是高职院校管理体制改革的客观要求，目前很多高职院校都全面推行了校、系（部）二级管理。然而，由于校、系（部）二级管理的实施是一项复杂的工程，在具体操作过程中难免会遇到困难。特别是很多学校原本的管理制度不完善，实施校、系（部）二级管理后就更容易出现多方面的问题。笔者认为，校、系（部）二级管理的目的是把管理主体中各个要素的功能统一起来，使总体功能大于各部分相加之和，以提高管理绩效。其中很重要的一点就是协调好各部门的关系，把学校整体工作目标逐层分解、展开，达到“降低管理重心、缩短管理跨度、避免相互推诿、提高管理效益”的目的[1]。而科学地运用沟通策略则是达到预期目标的“助推器”。

1 我校实施校、系（部）二级管理的现状与存在的问题

我校是一所五年制高职学校，由以前的中专学校升格而来，在当时的规模下，学校实行一级管理模式。学校升格后，随着专业的增加，教师的增多，班级的扩大，一级管理模式已不适应学校的规模，只有实施校、系（部）二级管理，区分各层次功能，明确各层次职责，才能实施有效管理。2007年底，学校成立了护理系、药学系和基础部，实行校、系（部）二级管理。

在实行校、系（部）二级管理的5年中，学校对于系（部）级管理组织，在组织架构、岗位设置、人员安排、责任划分、权力分配等方面都进行了有力的推动。校级管理机构即职能部门主要负责宏观调控、目标管理、信息反馈以及协调指导，系（部）级管理机构负责具体工作的执行与落实，进行教学、科研的过程管理、质量管理，同时有一定的管理自主权。管理的重心下移，使资源配置更优化，工作目标的分解更细致，管理措施更具体，成效更显著。可以说，校、系（部）二级管理是高职院校有效的管理模式。

然而，在实施二级管理过程中，由于管理层级的增加，很多工作要求不能够及时、准确地传达到教学一线，有时还存在职能部门与系（部）间相互推诿的现象，造成部门之间的相互指责，甚至影响到某些工作的开展。虽然学校早已做好“磨合期”的思想准备，但各层管理人员在沟通能力、沟通技巧、沟通策略等方面，还有很大的提升空间。

2 二级管理中主要的沟通障碍

2.1 一级管理的习惯性思维

在我校92年的办学历史中，无论是教职工还是管理人员，一级管理的思维模式根深蒂固，总是习惯说“以前是怎样怎样”、“一直都是这样做的”等，对新的管理模式一时无法适应，甚至有抵触情绪，不能理解二级管理是学校达到一定规模后的必由之路，总是以以往的思维来思考新模式下的各项工作，使沟通不畅。

2.2 信息失真

由于二级管理层级的增多，信息在上传下达的过程中较一级管理更易失真。当信息自上而下传递时，下级会揣摩上级的意图，从而导致信息膨胀；有时也会由于层层传递，导致信息萎缩或走样。而当信息自下而上传递时，下级常常会压缩或整合信息，以减轻上级负担，从而导致信息删减[2]，如果重要信息被删除，就会影响上级对真实情况的了解，影响沟通效果。

2.3 管理者的经验水平

系（部）是新设机构，其管理人员有些是从教师中产生，没有足够的管理经验。而组织成员之间特别是管理者之间由于缺乏沟通，或者不善于沟通，也会人为地造成一些不必要的矛盾，给沟通制造了障碍。

2.4 管理部门职责不明确

二级管理模式对于高职院校来说是一个新生事物，各个学校的情况又不尽相同，没有现成的模板可以套用，因此，对于职能部门和系（部）的工作职责虽然有宏观和微观的区分，但在实际操作过程中还不可能划分得十分清晰，这也是沟通不畅的又一原因。

3 沟通策略的合理运用

若想使二级管理顺利推行，缩短部门间的磨合期，使学校的日常管理早日步入正轨，达到二级管理的预期目标，学校各级人员首先要认识到沟通的重要性，管理者更要学会使用沟通策略，掌握沟通技巧，提高管理效率。笔者认为可以从以下几方面入手。

3.1 营造良好的沟通氛围

领导者要充分认识到沟通对实现组织目标的重要性，建立良好的校园文化和沟通环境。无论是管理者还是教职工，都要将个人的事业追求、价值观念与学校的总体发展规划统一起来，形成一种相互理解的沟通氛围。学校通过各种会议、公示、网络、调研、文件、谈话、宣传以及聊天、聚会等正式或非正式沟通平台，既让教职工了解学校的信息，又让教职工有发表意见、反馈信息的渠道，以正确引导组织内部非正式渠道人际沟通的流向[3]。

3.2 提高管理者的自身素质

尽管沟通事关每位教职工，但管理者素质的高低直接影响沟通的效果，因此，管理者首先要学会运用领导艺术，提高沟通技能。

3.2.1 校领导层面 校领导是学校的掌舵人，应具备对“事”的决策力和对“人”的凝聚力这两个要素[4]，而这些都离不开沟通。对学校将要推行的重大变革理念，重要规章制度，文化、价值观，重要的管理思想，都需要反复沟通。领导艺术是在正确价值观指导下，由领导者的智慧和经验产生的领导技巧[4]。领导要与教职工平等沟通，深入基层一线，充分尊重教职工的思想，认真聆听他们的意见和想法，激发教职工的创造性、主动性和工作热情，培养教职工独立思考和解决问题的能力，肯定他们的成绩和为组织作出的贡献。要把正面的反馈作为一种激励，把负面的反馈作为组织的期望[5]，多鼓励、多指导，少指责、少批评。3.2.2管理干部层面 中层管理干部，既是各系（部）的决策者，又是校级指令的执行者，是学校管理工作的中坚力量。要让其接受培训，学习管理沟通的基本理论与技能，并在实际工作中合理运用，不断提升管理水平。决策时站在全局的高度考虑问题，不能只从本部门利益出发。接受领导指示时应注意细节，以积极的态度接受工作任务，明确工作内容，有疑问当场提出，并清晰地表达自己的意见，重复重点内容以确认正确与否。

在与下级沟通的过程中，要学会换位思考，不能居高临下地发号施令，即使意见不一致，也要保持理性和克制，尽量以讨论等容易接受的方式进行沟通，同时学会通过肢体语言强化沟通效果。职能科室对于系（部）应给予更多的帮助、指导，系（部）也要充分发挥自主管理的积极性，正确理解管理重心降低的涵义所在，遇事互相商量，形成良好的双向沟通机制。

3.3 建立沟通反馈机制

良好的反馈是有效沟通的重要保证，如果只有沟通没有反馈，就不能保证信息自上而下传递的正确性，不能明确传递的指向目标；而自下而上反馈的信息由于得不到处理结果，下级将失去沟通的愿望，引发工作挫折感。一旦出现的问题迟迟没有解决，执行者就会失去沟通的信心。虽然反馈的间隔时间越短意义越大，但有时也可能无法尽快反馈，这时管理者应告之原因，不能让教职工觉得意见被忽视，没有人理会。管理者若能对教职工的意见迅速做出回应，就会鼓励其进一步沟通。通过及时而真诚的沟通反馈，可以建立教职工对管理者的信任感和沟通的认同感[6]，从而形成良性循环。

3.4 加强各部门的横向沟通

在同级管理层面，沟通同样是联系的桥梁。在学校这个大环境下，虽然各部门工作任务相对独立，却又是相互关联的。但在日常工作中往往出现“各人自扫门前雪”的状况，只顾做好自己部门的工作，维护自己部门的利益，造成有些工作无人去做，有些工作重复劳动，降低了工作效率。因此，各部门之间特别是部门负责人之间应多联系、多商量、多讨论，这样才能相互理解、相互包容，形成良好的协作意识，共同为学校的管理作出贡献。

3.5 加强与学生群体的沟通

学校加强管理、实行改革的最终目的要落到学生身上，让学生成才是教育的根本。改革是否成功，管理是否到位，最终由是否提高教学质量，是否提升学生综合素质为评判标准。如今，学生往往成为被管教的对象，而我校由于未成年女生占多数的原因，对学生的管理条例多、约束多，学生与学校管理者的沟通则很少。随着现代信息技术的发展，学生消费者观念的增强，他们不再仅仅认为自己是受教育、被管制的对象，认为自身也是具有相应合法权利的“顾客”。因此，学校的管理沟通不能忽视这一群体，必须以更主动的方式与学生进行有效沟通[7]。要充分发挥学生会、校长接待日、校长信箱、BBS论坛、校园广播、校园网络的作用，建立师生沟通平台，了解学生内心、学习上的问题、生活上的需求，了解管理中存在的问题，提高管理质量。

[1]叶敏.关于我校二级管理体制改革工作的认识与思考[EB/OL].http://218.4.157.18/user2/17604/77174.html，2009-08-17.

[2]居民.浅析管理沟通在高校行政管理中的运用[J].当代教育论坛，2009（12）：49.

[3]王钰，姚利民.高校管理中的沟通障碍及其消除[J].企业家天地，2007，（9）：134.

[4]伊鸿慧.高校管理中的领导艺术与沟通技能[J].双语学习，2007（10）：124.

[5]姚丽萍.管理沟通中的激励技巧[J].商场现代化，2007（10）：112.

[6]孙纳珍.建立管理沟通的有效途径[J].中国煤炭工业，2007（10）：62.

[7]陈运超.现代大学管理有效沟通的策略[J].理工高教研究，2008（12）：9.