浅谈信息网络时代环境下的档案管理

邓永胜

(山西临汾职业技术学院，山西临汾041000)

信息化是指利用电子计算机进行现代化数据处理的技术，并将其进而应用到各项事物中，形成网络化管理。而网络环境下的档案管理，要求充分调动信息化资源，进行信息整合和深入应用。加强对信息网络环境下的档案管理的探究，对发挥信息资源优势、提升管理水平，都有着重要的作用。

1 信息网络环境下档案管理的必要性

从档案工作的内容来看，只有加强档案管理的信息化，形成网络化，才能使档案工作与时俱进。当今时代是信息化时代，电子计算机和信息资源在人们的生活及管理中的广泛应用，产生了大量的数字化文件，数字化档案信息资源与日俱增。比如在高校中，网上学校的开办、校园网的开通、远程教育的发展、高等教育面临的来自国际上的竞争等，这些都要求在档案的内容上进行拓展，同时也使档案管理中的档案资料的收集、储存、整理、使用复杂起来，这也说明了使用信息网络进行档案管理的必要性。

从档案工作的基础来看，档案资料的收集和整理是档案管理工作的基础和前提。目前档案工作中普遍存在的问题是全员档案意识不强，从领导到教职工，对档案资料的收集、整理、建档、保管以及使用的重要性，普遍缺乏认识，因而在实际工作中不能将其摆到应有的位置，其结果是致使许多重要的工作，甚至有重大影响的档案，找不到或难以找到主要历史资料，而有些不重要的资料收集又过繁过多，缺乏整理，造成重复，没有质量。这些情况，既不符合档案收集的基本要求，也严重影响到档案作用的发挥。

从档案工作的目的来看，只有加强档案管理工作，才能更好地发挥档案的功能和作用。档案是历史，但历史可以鉴往，我们重视档案工作，是因为档案可以作为今天和明天的借鉴。档案工作的目的，是为今天服务，为现实服务。但是，相当多的高校档案工作者扮演的是保管员的角色，只注重档案的管理，不注重服务。许多档案被束之高阁，无人问津。另外，档案的价值体现在保存上。档案工作做得好不好，主要是看其保存得是否完整。

2 信息网络环境下档案管理的问题

2.1 信息的组织

传统档案必须经过数字化处理才能在网上传递。这些电子文件主要包括文字、表格、数据库、图像、图形等。从实态档案转化到电子档案，不仅仅是将原有的档案内容录入到计算机里，更重要的是通过计算机技术对档案信息进行重组，方便用户进行检索、传输、摘录和分析。

2.2 信息的安全与保密技术

电子档案上网后，必须从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施，如防止外部攻击时可以采用防火墙或安全代理等技术，而要防止内部成员泄漏信息，则必须在管理和技术上做到信息安全存放。目前，国际互联网体系中普遍采用是基于RSA非对称算法的公钥加密体系。简单地说，就是将一个大数分解成两个素数之积，一个素数给发送者为信息加密成为公钥，一个素数留给接受者为信息解密而成为私钥，从而保证数据的网络安全和数据的本地安全。但是任何安全和保密技术都不是百分百有效的。

2.3 新的检索工具

伴随着档案馆藏文献的数字化过程，产生了档案馆藏虚拟卡片目录。通过在目录上的超文本链接，研究者可以在网上阅览，用户可以通过标题、日期、主题或其他关键词查找到该目录。这一问题还有许多工作要做，比如，制作新的适合联机检索的检索工具与研究工具。

3 信息网络环境下档案管理的拓展

3.1 面向社会全方位服务

档案部门要面对党政机关或企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，还要有针对性地为特殊利用者提供特定服务，特别是在信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切，随着科学技术的发展，发挥档案的信息服务功能有利于人们从事科学研究和生产建设。

3.2 兴办档案的服务实体

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、储存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。

3.3 实现档案的资源共享

随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆的档案目录，实现能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆等馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

同时，还要注重“反馈”，深层次开发档案信息。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。

4 结语

在资源共享、信息网络化的今天，档案管理工作必须适应网络化的现实。而分析其必要性和存在的问题，并制定合理的档案管理策略加以改进和改善，促使信息环境下的档案管理工作快速有序的开展，是每个档案管理工作者的责任和义务。

［1］何佩婷.网络环境对档案创新管理的影响［J］.企业技术开发(学术版)，2011(1).

［2］阎文华.浅析网络环境下的档案管理［J］.林业科技情报，2007(3).

［3］曾红.试论信息网络环境下的档案管理［J］.档案学研究，2008(1).