基于学科服务团队的高校图书馆管理机制

2012-02-15范玉红

图书馆学刊 2012年8期

范玉红

（中国矿业大学图书馆，江苏徐州 221008）

学科化服务制度是近年来高校图书馆借鉴国外经验引进的一种创新服务形式。所谓学科化服务，就是以学科为基础，以学科馆员为核心，针对用户专业及学科，采用先进的信息技术和网络技术开展的介于信息服务和知识服务之间的一种新型服务模式。它以用户为中心，以学科馆员服务为基本模式，依托相应的图书馆文献信息资源，通过互联网等公共平台，为用户构建起一个适应其个性化信息需求、适应其学术交流需要、以提升用户信息获取和利用能力为目标的信息保障环境[1-2]。

1 我国高校图书馆学科化服务的现状

自从1998年清华大学率先在国内实行学科化服务以来，迄今全国已有许多高校图书馆开展学科化服务。从我国高校图书馆的学科化服务实践来看，采取的是一种普遍服务为主的方式，其主要工作大多停留在一些诸如学科资源建设、与院系的联络服务、读者培训、常规性参考咨询等学科化服务的初级阶段，缺乏提供更深层次、有针对性的学科服务，在服务学校教学和科研上，还没有形成一套完整的全程配套服务体系。与此同时，目前许多高校图书馆不同程度存在学科馆员学历低、专业素养差、知识老化等现象，绝大多数学科馆员属于兼职性质，无论是在学历上还是在专业结构上都不能形成一支良好的学科馆员人才梯队，从根本上制约了学科化服务的发展。

2 建立图书馆学科服务团队的必要性

图书馆的主要任务就是为学校各院系的教学和科研服务，服务对象主要是校内各学科专业人员，他们对文献信息的需求特点表现为：一是学科专业性较强，二是同本学科相关专业的交叉性较强。各学科的专业人员由于教学科研任务重、时间紧，很难及时全面地把握学科发展状况，而且随着信息环境的不断变化，用户的信息需求也发生了根本性的变化，用户不仅仅满足于利用信息，还希望评价信息、创造信息、与他人互动和分享信息，期望对海量的数字信息进行知识挖掘。因此，深入开展学科化服务十分必要。

学科化服务强调按学科组织资源和开展服务，推行主动化、个性化、专业化的服务。学科化服务要求融入用户科研和学习的一线，嵌入用户的科研和学习过程之中，深入到用户的学术交流全过程，与用户互动，提供知识服务。在这种形势下，传统方式的学科馆员服务难以满足当今用户的需求。这种面向教学科研一线的专业化服务，需要有高素质的学科馆员来提供服务，要求学科馆员既要拥有对口服务院系学科相关的专业背景，又要有图书馆学背景[3]，但目前国内绝大多数高校图书馆的人才现状与学科馆员的素质要求相差甚远，使得学科馆员的工作很难融入到院系的教学与科研活动中去。

因此，现阶段图书馆的学科化服务模式如何创新，才能更好地适应用户需求和信息环境的变化，是需要图书馆工作者积极思考的课题。深入开展学科化服务工作，学科馆员是关键，必须建设一支基础雄厚的学科化服务团队，通过图书馆信息、采编、流通等各部门的协同努力、密切合作，提供整体性的学科化服务[4]。学科服务由学科团队来完成，是符合我国当前图书馆馆情的，也是知识管理环境下图书馆管理的必然要求。

3 学科服务团队管理模式构建

3.1 学科服务团队组织设计的原则

3.1.1 以目标为导向。为学校某一院系教学科研团队提供信息资源支持，是这一团队的构建、运行的前提。

3.1.2 成员选择。对于团队而言，人员与目标是同等重要的。团队的竞争优势来源于各馆员的互补性知识和集成能力，选择合适的馆员是团队成功的关键。图书馆在构建学科服务团队时，首先要根据工作目标、内容来选择人员，以达到有效的组合。另外，还要考虑团队成员的学科背景和专业知识的合理性。

3.1.3 组织边界模糊化原则。建立学科服务团队要打破组织、部门的界线，要有利于资源、知识、信息等的整合利用，组织的界限趋于淡化和模糊。

3.2 学科服务团队工作架构

为确保学科服务团队高效地开展工作，需要建立一个完善的工作架构，包括共同目标和基本制度。

3.2.1 明确目标

打造学科服务专业化合作共同体，发挥每个馆员的个体专业优势，加强馆员之间的对话、沟通、协调和合作，发展馆员个体专业特殊能力和群体合作能力，致力于学科专业化服务。

3.2.2 建立制度

3.组织载体通过从教工党员中选拔骨干教师担任教研室主任，将教工党支部服务关口前移，增加党务与业务的有效距离，为全面实施特色教工党支部建设提供了重要的组织载体。

①合作共享的学习制度，包括参与团队发展规划，团队业务研究，对团队成员绩效评价的方案制定；合作进行学科服务个体案例的讨论与分析。

②面向院系的学科化服务机制，包括基于合作的广义学科服务团队建设、服务平台构建与运作、学科馆藏资源建设及推介、多元化的服务管理机制[5]等几个方面。

③团体发展的评价与激励机制，包括建立团队奖励制度，实施团队发展性评价，用激励的办法促进团队内部成员之间的相互依赖和合作，强调从馆员自身发展需求出发的自我评价和自我发展，并关注团队之间以及团队与个体成员之间的发展关系。

④良好的外部环境。赢得图书馆领导充分理解和有力支持是打造学科服务团队的关键因素，与学院教学、科研、行政等各条线有效配合和相互理解与支持是另外一个重要因素。

其中制度是团队工作模式的两个联结点，团队间良好合作是学科服务有效的前提。

3.3 学科服务团队工作路径

即团队组建与运作的流程，首先由学科馆员分工合作，深入院系，拜访教授，明确需求，建立院系基地档案，然后根据院系教学科研的需要确定具体的服务目标，根据学科馆员的专业背景组建该项目的学科服务团队，在图书馆各有关职能部门的配合下，对该课题组开展课题跟踪服务，真正融入到用户的科研过程中，成为科研团队不可或缺的一部分。

3.4 学科服务团队构建的保障机制

3.4.1 构建适合我国高校图书馆学科化服务的扁平化组织机构[6]

就组织结构而言，目前最常见的大学图书馆组织结构是按业务活动组织的、由馆长到副馆长再到各业务分部的直线式等级结构。这种组织机构形式体现的是图书馆偏重对物（书刊资料）的管理，按文献管理流程分为采编部、流通部等部门。随着现代高校事业的发展，这种模式渐渐显示出它的局限性，表现为“线性”突出而“立体”不足，“综合性”强而“专业性”弱，不利于按学科专业开展有针对性的服务。

从“以文献为中心”向“以用户为中心”的服务思想转变带来图书馆服务核心业务的变化，学科化服务是全馆的任务，对图书馆业务部门进行重组，与学科服务相衔接，采用多分馆联合服务模式，改变传统图书馆的“金字塔型”多层管理体制，采取“扁平矩阵式”管理体制，尽可能减少管理机构层次，做到对用户需求快速反应，实时监控学科化服务运行状态，这是一种按服务对象、服务区域或其他标准组成工作组的组织方式。在这种组织结构的管理模式中，项目团队和图书馆内各专业职能部门针对项目工作的目标是一致的。团队负责人从项目管理的角度保证学科服务目标的实现，专业职能部门从专业管理的角度为学科服务目标的实现提供保障。它的优势还体现在：

①扁平化组织结构减少了信息的失真，增强了上下级的直接联系，减少了行动和决策的时滞，加快了对信息环境动态变化的反应速度。

②组织结构扁平化将决策权下放给每个馆员，加强馆员的整体观念，有较大的自主性[7]。每个学科馆员既要负责有关学科文献的预定、购买、检索、咨询，又要负责学科课题，承接学科项目。它彻底改变了以往学科馆员在馆藏建设方面仅负责征求、收集教师意见或提供建议，确立了馆藏资源建设在学科馆员制度中的核心地位，明确了学科馆员具体从事资源采选工作的职责[3]。

③组织结构扁平化使上级人员的数量相对减少，下级人员的数量相对增加。同时合并或取消了一些不必要的部门，有利于图书馆各项工作的管理。

3.4.2 建立完善的团队激励与考核机制

目前大多数高校图书馆在运作学科服务制度的过程中还没有建立起一套科学考核与动态竞争的管理机制[8]，主要体现在学科馆员岗位职责界定模糊，馆员之间待遇相差不大；缺乏对学科馆员的职责、绩效和奖惩机制；学科馆员的聘任、岗位变动、提升、津贴和奖金的分配没有合理的依据。由于缺乏科学考核与动态竞争的管理和激励机制，致使学科馆员岗位的特殊性和高要求无法从薪酬待遇中体现出来，难以充分调动学科馆员的工作积极性和创造性。

3.4.2.1 建立完善的团队考核机制

建立科学完善的学科服务绩效考核制度是实现图书馆服务管理目标的重要组成部分，也是实施学科化服务制度的有力保障。所谓学科馆员绩效考核是指图书馆根据馆情建立科学、规范、可操作性强的学科服务团队测评、学科馆员自评互评、用户考评等相对完善的考核机制和评估机制，通过对服务过程和内容的记录和评价，对服务过程跟踪考核，对用户体验、操作细节等多角度综合测评，才能调动学科馆员的主观能动性，更好地为学科化服务提供保障。

作为考核指标，既要有定性基准又要有定量指标，既应包括图书馆内的考核，也应接受对口院系的考核，才能比较完整地反映大学图书馆学科化服务质量的整体状况。

3.4.2.2 建立系统的团队激励机制

一是薪酬激励，充分利用校内津贴分配体制，综合团队绩效和个人绩效，制定不同的分配标准以达到激励目的。二是开发、培训、晋升激励机制，提供各种培训机会，满足团队对成员能力提高的要求，调动团队的积极性。三是团队文化激励，培养团队成员的自豪感、责任感、使命感，激励成员团结协作。

图书馆通过绩效考核，既提出服务的目标要求，又给予学科服务团队及个人经济上的保障，做到奖罚分明，使工作绩效成为激励团队为用户提供更优质服务的有效手段，促使学科服务制度能长期而有效地运行。