乡镇文献采集的困境与思考——以温岭图书馆为例

丁攀华

（温岭市图书馆，浙江 温岭 317500）

〔作者信息〕丁攀华，女，助理馆员。

乡镇文献的采集向来是县（区）级图书馆的难题。究其原因，一是受职权范围的限制，图书馆无法以行政命令的方式直接要求乡镇、街道呈缴地方文献；二是从政府到大众，普遍对地方文献认识不足，缺乏保存文献进而传承文化的观念。所以尽管图书馆有热情，但难以得到乡镇、街道的有效配合，工作开展得颇为艰难。为了采集乡镇文献，同时为了摸清各乡镇的特色文献，温岭图书馆派工作人员下乡进街道，逐一探访各乡镇，从实践中总结乡镇文献采集的工作方法和经验，以及在此过程中不得不面对的一系列困难。

温岭市地处浙江东南沿海，辖太平、城东、城西、城北、横峰5个街道，泽国、大溪、松门、箬横、新河、石塘、滨海、温峤、城南、石桥头、坞根11个镇。由于地理环境、经济发展模式、人口结构等不同，每个乡镇（街道）的发展各具特色，有旅游资源丰富的新河镇，也有工业重镇泽国、渔业重镇松门、石塘，还有鞋乡横峰、水泵之乡大溪……各具千秋，形成丰富而有特色的地方文化，反映在源源不断产生的地方文献中。

此次逐一走访各乡镇（街道），一是收集能收集到的乡镇文献；二是想同文化站建立联系，日后各站能支持图书馆的乡镇文献征集工作；三是想探访一下乡镇（街道）对呈缴地方文献的态度和重视程度，同时摸清哪类文献容易收集，哪些难以碰触。此次探访发现，乡镇文献丰富而成系统，但多存放于档案室，并无多余的副本，而且越是大镇资料越多越完整，档案工作做得也越好，但遗憾的是，他们都没有将文献赠送图书馆保存的意识，而图书馆想取得这些资料十分困难。

1 文献采集过程中遇到的困难

1.1 文化站的能与不能

由于工作性质关系，图书馆与各乡镇文化站联系较多，所以采集乡镇文献，从走访文化站开始，再由文化站牵头联系乡镇（街道）的宣传部门或办公室。因为在走访之前，市文广新局跟各文化站下过通知，所以大多数文化站对图书馆的征集工作比较配合，但乡镇（街道）的办公室或宣传人员则对地方文献征集工作表现得不够信任，态度比较消极，其他部门更是难以接近。此次征集到的文献种类包括文艺汇演、体育会、街道宣传片光盘、汇演节目单、旅游图册、诗歌集、少量申报材料、汇编材料等，绝大多数由文化站提供。资料比较散乱，难成系统，并且反映乡镇地方产业、文化特色的文献并不多。出现这种情况，一是由于乡镇（街道）领导不重视，并无将地方文献的呈缴列入日常工作；二是由于相关人员平时没有文献呈缴的意识，并不注重文献的积累和备份。三是有些乡镇（街道）的部门（办）没有渠道探访。由于缺乏行之有效的文献呈缴制度，地方文献被征集单位的工作随意性较大，全凭文献保管者的个人意愿和对文化的重视程度，让图书馆人员在采集过程中处处受制。

乡镇文献内容宽泛，涉及文化、政治、经济、工业、农业、旅游等方方面面，如此庞大的内容远非文化站所能提供，很多文化站站长在看过庞杂的文献征集清单后，也很为难。在此次走访中，笔者告知文化站的工作人员，日后整理资料时，需多备几份（至少一份）存档图书馆，但得到的反馈不一，部分表示配合，部分则表示这不是常规工作，单位没有明确要求，如需要备份资料的话，则需单位统一部署。

1.2 乡镇（街道）的顾虑

地方文献工作的影响很难立竿见影地体现出来，在当前经济挂帅的发展模式下，文化建设工作实则雷声大、雨点小，调子喊得高，但实际很难落实到位。基层的乡镇（街道）财力、资源、精力有限，很难投入大比重搞文化建设，不重视地方文献的呈缴也不奇怪。但与之相映成趣的，是乡镇（街道）对宣传工作的重视，因为宣传工作做得好不好，除了直接关系到形象，也能间接地创造效益，所以平时他们很重视跟新闻媒体的联系。相较之下，地方文献的采集秉持中立，只要是反映区域情况，不论正面还是负面，一概皆收，这恐怕也很不符合各部门的对外宣传策略。

乡镇（街道）领导层在日常工作的决策时，更多地依赖于行政中心档案室的资料，而非图书馆的馆藏，所以对图书馆的职能缺乏认知。长期以来，图书馆给人的印象就是流通图书。图书馆在征集乡镇文献的时候，常常遇到这样的问题：这种资料图书馆拿去做什么？尽管图书馆人员耐心解释，但一时之间很难将他们对图书馆的职能认知扭转过来。这种认知缺失导致他们对图书馆的文献征集工作有疑虑，尤其是征集的资料涉及到他们的工作内容时，这种不信任体现得更为明显。比较典型的一个例子是在泽国镇，笔者在档案室查阅档案目录后，打印了一部分关于工业安全生产和平安乡镇建设的简报，上面并无“机密”字样，但被办公室主任拦下，称单位有规定，没有领导的准许，所有资料都不许移交。过段时间再去询问，被告知镇长过目后，称这类资料一律不准带离行政中心。

1.3 乡镇（街道）资料的采集盲区

此次收集的资料，以文化、体育、旅游宣传等资料为主，工业、农业、三产、人口普查等专题资料非常少，几乎成了乡镇文献的采集盲区。因为这些业务主管部门（办）很少能直接联系到，而且在联系的过程中，颇多转折，结果还往往不尽如人意。比如箬横镇，笔者联系文化站的时候，站长说手头没什么资料，建议笔者找负责宣传工作的同志，宣传办的同志说征集的内容太宽泛，建议找分管领导，后来联系了主管文体科教的副镇长，副镇长把笔者带到办公室和档案室，办公室主任下乡不在单位，档案室声称档案只有一份，供单位存档，无法捐赠，建议笔者联系文卫办，文化站就隶属于文卫办，兜了一圈，还是回到了文化站。此外，乡镇（街道）的宣传办没有领导的要求，一般不接待外单位人员。宣传人员声称只负责宣传工作，表示手头没有图书馆要的资料。如果宣传办人员同时负责宣传和文化工作，情况要好一些。比如温峤镇，向宣传部上报该镇的亮点工作、特色资源资料，同时也报送一份给图书馆，另外还报送了该镇的浙江工量刃具交易中心专题片、温峤镇廉洁村创建工作纪实专题片资料，前者反映的是当地的特色产业。所以，乡镇文献种类要采集完全，需要各乡镇（街道）主管领导统筹安排，将工作层层分配落实。

2 对乡镇（街道）文献征集的思考

2.1 建立行之有效的地方文献呈缴制度

乡镇（街道）文献之所以难采集，关键就在于没有一个兼具操作性和执行力的呈缴制度。缺乏制度的指引和规范，地方文献很难作为严谨系统的工作开展起来。温岭市政府在2009年曾发布《温岭市人民政府办公室关于做好征集地方文献工作的通知》，文件规定只要是反映温岭市情况的，以及由温岭市相关机构和个人编辑出版的，无论公开出版或内部交流的资料均应赠送温岭市图书馆。虽然对文献征集的范围、内容及被征集单位，都有清楚的说明，但政府并未将此工作列入各乡镇（街道）的年度考核，加之乡镇不重视，在实际操作中，这份文件难以发挥效力。笔者下乡进街道，一直带着这份文件，但绝大多数站长表示从未见到此文件，也未接到本单位要求呈缴地方文献的任何通知。

在走访乡镇（街道）的过程中，笔者很明显地感到文化站对乡镇文献的征集也有心有余而力不足的无奈。乡镇文献涉及的范围宽泛，很多部门的资料汇编都不属文化站的职责范围。乡镇有不少资料要求报送档案局，按照这一逻辑，有文化站建议，图书馆的地方文献征集应该建立一个指向明确、流程清晰的制度，以行政命令的方式，由市政府先给档案局发文，要求档案局发文给各乡镇（街道）档案室，让他们同时向档案局和图书馆报送资料。这样的方式如果可行，能收集到乡镇（街道）大部分完整系统的资料，包括利用价值较大的地情概要、专题资料汇编及图照集等，但碍于图书馆的事业单位属性，还牵涉到其他系统，操作起来恐怕难度很大。另外一个办法就是强化之前已发布的《温岭市人民政府办公室关于做好征集地方文献工作的通知》，将各市直单位、乡镇（街道）的地方文献征集工作列入年度考核，这样才能让各单位重视，继而开展工作。比如政府信息公开工作，市政府明文要求各部门将政务信息（主要是红头文件）报送档案局和图书馆，并将该工作列入各单位的年度考核，所以这类资料已不需要图书馆工作人员逐一收集，相关部门、单位会定期主动报送纸质文件与电子文档。只有制度建设到位了，地方文献资源采集才能成为一项政府性、社会性的行为，文化与文明保存的意义才能真正体现出来。

2.2 设立奖励机制

在呈缴制度建立之前，乡镇（街道）文化站仍是图书馆跟乡镇取得联系的直接渠道，所以图书馆有必要经常性地跟文化站保持联系，甚至建立一定的奖励机制刺激文化站的积极性，鼓励他们定期向图书馆报送资料，从而让图书馆能及时了解乡镇文献的种类和积累情况，有的放矢地判断文献价值，有针对性地采集文献。

2.3 发挥图书馆的宣传功能

图书馆是文献资源中心，同时也承担着众多的功能，如宣传。在地方文献征集的长效机制未建立前，图书馆下乡采集文献吃闭门羹的局面恐怕会屡见不鲜。在这样的情况下，要打消乡镇的顾虑，取得他们的信任，首先要让他们看到图书馆的价值。图书馆应发挥自己的宣传功能，考虑他们的需求，通过媒体、网络、展览等多种形式对乡镇（街道）的文献资料的作用与价值做正面宣传，这样一来可以增加他们对图书馆职能的了解 ，二来可以让他们了解，图书馆可以是乡镇（街道）的另一块宣传阵地。

领导层的决策总要依赖种种信息资源。温岭图书馆以前在市“两会”举办之前，利用馆藏的资源，做过“两会”特刊，内容涉及工业、农业、金融、文化等，特别是聚焦热点问题提供了很多观点和信息，供参会人员参考。参照此类做法，图书馆可以针对各乡镇（街道）的发展特色，利用图书馆的数字资源搜索优势，网罗各类信息与策略，定期向他们发送纸质或电子特刊，让他们认识图书馆的服务与价值，以服务带动资源建设。在一个文献报送制度健全、文化概念清晰的社会，这些事本不需要图书馆去做，因为需要资源的个人或组织会自发主动向图书馆寻求帮助，但在目前文化发展普遍示弱的现状下，又是针对乡镇（街道）这样特殊的机构，要想征集文献，求得他们的配合，就要图书馆主动出击，多做一些努力。

2.4 建立健全图书馆的保密制度

图书馆的核心理念是服务读者。但某些特殊文献，属机密文件或内容敏感，暂时不宜公开，尤其是采集自政府的文献。比如笔者采集自城北街道的《浙江省卫生先进单位申报材料汇编》，是城北小学上报到街道的资料，里面信息完整细致，甚至有身份证复印件，这类涉及个人隐私的资料应归入保密范围，否则会引起很复杂的法律纠纷。这类短期内无法跟读者见面的资料，暂时只能像档案一样给予闭架保存，日后以史料的身份进入读者和研究者的视野。但如果只是将文献作为档案保存，图书馆跟档案馆的职能重叠了，那二者的职能界限划在哪里？其次，档案大多有保存期限，图书馆的这类档案类文献，需要闭架保存多久、什么时候才算是合适的公开时间，甚至这类关于个人隐私的资料，法律保护期限是多久？这些问题并非一时能厘清，恐怕需要更深入的讨论和研究。另外，有些资料部分可公开，部分不宜公开，又以何种适合的方式将这可公开的部分纳入读者的查阅范围？这些问题，在逐一解决的过程中，需要图书馆建立可操作性的保密制度和文献利用制度。具备健全的文献保管制度，既能取信于文献被征集单位，也能规范和指导图书馆员的文献保管工作，进而推动文献的采集。

3 结语

地方文献的采集是图书馆的基础性工作，乡镇（街道）文献的采集更是县级图书馆的职责，由于缺少制度保障，这变成了一项艰难的工程，任重而道远。基层图书馆应利用可利用的资源，尽量克服阻碍，有什么收什么，争取到尽可能多的文献。同时图书馆也要通过种种办法让地方文献的采集有制度可保障，有规范可遵循。只有建立健全制度，地方文献的采集才能摆脱目前“讨要”的困境和尴尬，真正成规模、成系统地开展。