“5 S”管理法在图书馆管理中的应用探讨

范 军

（枣庄市图书馆，山东 枣庄 277101）

1 “5S“管理法的含义

“5S”管理法起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理的一种方法。“5S”管理法作为一种企业生产的管理方法，包括整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)五个方面。其具体含义如下：（1）整理。整理是“5S”管理活动的第一步，是指对办公用品、设备、文献资料等根据使用频率进行分类，划分为必需品和非必需品。把非必需品清理掉，现场不放置非必需品，以改善工作环境，增加工作场所的面积，创造一个整洁的工作环境。（2）整顿。整顿是指对必需品分门别类放置，使之取用方便、井然有序，促进工作效率的提高。必需品科学合理的摆放，并对之进行有效标识，可减少人们找寻必需品的时间，创造一个整齐的工作环境。（3）清扫。清扫是清除工作场所内的脏污，将工作场所保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态，以减少污染物对物品质量的影响，减少工伤事故的发生，保持工作环境的干净卫生。清扫的目的在于培养员工讲卫生的习惯，创造一个干净、清爽的工作环境。（4）清洁。清洁是将整理、整顿、清扫进行到底，使整理、整顿、清扫制度化、规范化，以维持上面“3S”的成果。（5）素养。素养是指每位员工养成良好的习惯并遵守规则。通过整理、整顿、清扫创造一个安全卫生、秩序井然、方便高效的工作环境，进而通过“清洁”将现有的管理成果维持下去，形成一套行之有效的制度，最终达到提高个人修养、改善员工精神面貌、铸造团队精神、提高工作效率的目的。

上述五个部分并不是相互独立，而是紧密联系、相辅相成的。整理是整顿的基础，整顿巩固了整理的成果，清扫体现了整理、整顿的成果，清洁是对上述环节的维持和巩固，通过持续的宣传和实施、总结、改进，使员工养成良好的习惯。“5S”管理活动是一种品性提高、道德提升的“人性教育”活动，其最终目的在于提高员工素质。

2 图书馆实施“5S”管理的意义

2.1 有利于改善和提高图书馆的形象

图书馆实行“5S”管理，各个部门尤其是读者服务部门的环境卫生得到改善，阅览室书籍放置整齐，书架、阅览桌椅干净卫生。干净、整洁的图书馆环境可激发读者的阅读热情，使读者更加喜欢图书馆，热爱图书馆。一个干净有序的图书馆工作环境，可明显地改善员工的精神面貌，使图书馆焕发出一种强大的活力。馆员在良好的工作环境、和谐融洽的管理氛围中工作，内心自然而然地产生自豪感、满足感，从而为读者提供满意的服务。图书馆服务环境的优化和服务质量的提升，可使更多的潜在读者有了利用图书馆的欲望，从而成为现实读者，这在一定程度上扩大了图书馆的社会知名度，提高了图书馆的社会形象。

2.2 有助于培养馆员良好的习惯

叶圣陶先生认为，要养成某种好习惯，要随时随地加以注意，身体力行，躬行实践，才能“习惯成自然”，收到相当的效果。图书馆实施“5S”管理，对馆员的工作质量提出了更高的要求，潜移默化地改变了馆员普遍存在的做事马虎、责任意识不强、卫生意识差的不良习惯，进而使馆员养成行为规范、遵章守法、文明礼貌、认真负责的习惯。同时，“5S”管理有助于培养馆员遵章守纪、规范操作的工作作风。

2.3 促成图书馆工作效率的提高

在良好的工作环境和工作氛围下，员工们可以集中精神，认认真真地干好本职工作，促使工作效率的提高。试想，如果员工们始终处于一个杂乱无序的工作环境中，情绪就会受到影响。情绪不高，干劲不足，工作效率明显低下。如在图书馆读者服务部门，馆员严格按“5S”的要求开展工作。整齐的书架及排列有序的图书，便于读者随时查阅所需文献。如果书架、书籍排放无序，读者难以找到所需文献，势必降低读者利用图书馆的热情，也不利于文献的利用。实施“5S”管理，提高了图书馆书刊的利用率。

3 图书馆推行“5S”管理的具体内容

“5S”管理法是一种精细管理方法，在企业生产和产品服务等方面发挥了巨大作用。图书馆虽非企业，但与服务型企业非常接近。因此，通过清洁、有序的环境来提高服务效率的企业管理思路完全适合图书馆。图书馆可利用“5S”理论及管理方法，加强工作现场管理，提高图书馆工作人员素养，为读者提供最便捷的文献信息资源服务。

3.1 整理

图书馆的业务工作主要分为文献资源建设和读者服务工作两大块。因此，在日常工作中，除了做好办公区的整理工作外，图书馆应重点加强采编部门和读者服务部门的整理工作。采编部门是图书馆基础业务部门之一，负责中、外文图书的采集、验收、标引与编目工作，组织藏书、揭示馆藏，把无序的文献加工整理成可供检索的具有科学体系的文献集合体。面对大量购进的新书刊，采编部门工作人员要及时整理正在加工的书刊，避免工作用书与待加工图书相混淆，使已加工好的图书能及时与读者见面。读者服务部门是图书馆一线服务“窗口”，承担着馆藏文献资源的组织、保管、外借与阅览等任务，为读者提供各类中外文书刊、声像资料的借阅服务以及电子资源的阅览、下载等。读者服务部门的工作人员要经常整理书架，对读者归还的图书进行整理。同时，对破损书刊进行修补，对复本量过多或流动率不高的书刊进行整理，以保证一线藏书的新颖性和实用性。要根据图书的新旧程度、借阅次数、使用价值、保存价值等进行分类，设置新书借阅区，方便读者借阅。对借阅率高的图书，集中到全开架的基本藏书区，形成“人在书中、书在人旁”的借阅环境。另外，对出纳台也要进行常规整理，将一些非必需品清理出去，使现场无杂物，便于书刊借阅服务的开展。在电子阅览室电脑中安装“电脑还原系统”，将读者临时装在电脑上的软件关机后还原。

3.2 整顿

整顿是对各开放场所、工作区域进行合理布局，把留下来的必需品依规定定位、定量摆放整齐，并做好标识进行管理。其核心是物品的分类及存放问题。一是馆内不堆放无用的物品，危险、注意和逃生路线等警示牌字迹清楚、指示明确，灭火器位置放置合理，要求人人都会正确使用灭火器，掌握紧急引导疏散读者的正确方法,并注意对读者进行安全教育，让每个读者处于整洁、安全、放松的阅览环境中。办公室人员应将办公文件按类目排放整齐，便于人们的查找和利用。二是采编部门可按工作流程将工作区域划分为书刊验收区、书刊标引区、书刊编目区，使每一批待加工的书刊井然有序，利于不同岗位的工作人员做好本职工作。三是读者服务部门应在每一排书架上统一标明藏书的起止分类号及相应类目的名称，方便读者查找书刊。馆员日常要加强管理，经常巡架、整架，尽量减少“同书不同架”的现象的产生，将放错架位的书刊及时放到正确架位上，将读者归还的书刊按照排架号放到架位上，以节省读者查阅资料的时间。在阅览室的入口处，设置该室的馆藏示意图，以方便读者了解馆藏资源。

3.3 清扫

对工作场所进行清扫，为读者构建一个干净的阅读环境，是图书馆实施“5S”管理的第三步措施。清扫目的在于保持工作环境的整洁干净，保持整理、整顿的成果，降低机器设备故障率，提高工作服务质量，防止环境污染。图书馆各办公区及服务区要保持干净卫生，工作人员应每天对书库的每一个角落、书架的每个架面以及出纳台、门窗、设施设备、走廊等进行清扫，做到无垃圾、无灰尘、无杂物。采编部每天在验收新书后，应清扫桌面和地面，使新书远离污染物。随着藏、借、阅、咨一体化服务的开展，大量读者来到图书馆获取知识，因此，读者服务部门更应注重书库及阅览区的清扫工作，为读者借阅书刊创造舒适的环境。

3.4 清洁

简单地说，清洁就是通过制度化来维持前“3S”的成果。清洁的作用在于将整理、整顿、清扫后取得的良好作用维持下去，成为图书馆的制度。对已取得的良好成绩，不断进行改善，使之达到更高的境界。图书馆可通过制定有关整理、整顿、清扫的工作制度和工作规范，使员工能遵守图书馆的规章制度，做好整理、整顿、清扫工作。同时，图书馆可定期进行检查和评比，督促员工更好地做好整理、整顿、清扫工作，以保持工作环境、设备的清洁。

3.5 素养

通过上述持续不断的“4S”活动，图书馆的卫生状况、工作环境和员工精神面貌焕然一新。为巩固已取得的成绩，图书馆可制订“5S”管理活动结果检查制度、“5S”日清管理制度、工作人员考核制度等，对馆员工作效率和工作质量进行检查、评估，将“5S”管理活动成绩纳入员工绩效考核体系，使员工养成并保持遵守规章制度、遵守工作纪律的良好习惯，进而提高个人修养和职业道德。如读者服务部门工作人员直接面向读者，他们的精神面貌、服务态度直接决定了读者对图书馆的整体印象。整理、整顿、清扫、清洁管理活动的开展，读者服务部门工作人员的素养得以提升。尊重读者，热情为读者服务，爱护书刊及办公用品，成为每位馆员的必备素养。

4 结束语

图书馆实施“5S”管理，领导应率先垂范，建立切实可行的实施方案，并在馆内加大“5S”理念宣传力度，提高馆员对“5S”管理理念的认识，让这种先进的管理理念变成馆员自觉的行动。图书馆在开展“5S”管理的过程中，要与读者建立和谐的关系，使读者能配合图书馆实施“5S”管理，规范自己的言行，并对馆员的服务工作进行监督，使图书馆焕然一新的面貌、服务周到的良好形象得到读者的认可。馆员素养的提高和读者赞誉的增加，图书馆发展的基石将更为稳固，图书馆发展的空间将更为宽广。

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