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论高校图书馆灰色文献数字化建设

2012-02-15宋福云

图书馆研究 2012年5期
关键词:文献数据库灰色论文

宋福云

(内蒙古大学鄂尔多斯学院图书馆,内蒙古 鄂尔多斯 017000)

随着科技的发展和信息传播渠道的多样化,灰色文献大量增加,是继期刊、图书之后的第三种重要文献信息资源。据不完全统计,世界上95%以上的产品技术的情报来源于灰色文献。在高校加大科研工作力度的今天,高校已成为生产灰色文献的重要基地。收集灰色文献,对灰色文献进行数字化加工,有效揭示和利用灰色文献,有利于促进高校教学、科研水平的提高。

1 灰色文献的界定

灰色文献是由英文 “Grey Literature”直译而来,是介于公开正式出版物(白色文献)与保密资料(黑色文献)之间的文献。在1997年第三次国际灰色文献会议上,与会专家认为灰色文献是指不经营利出版者控制,且由各级政府、学术单位、工商业界所生产的各类印刷与电子形式的资料。从这一定义可以看出,灰色文献来源广泛,主要指非正式出版物,如会议资料及论文、项目资料、政府及组织出版物、统计资料、内部刊物等。从文献载体分析,灰色文献包括纸质灰色文献和电子灰色文献(如网络灰色文献)。

灰色文献是反映当前经济、自然科学、工程技术以及社会诸多领域中最新科研成果或最新动态的情报信息,信息内容新、情报价值高、传递速度快,是科学研究重要的信息源。灰色文献具有以下特征:(1)内容新颖性和权威性。灰色文献如科技动态、科技报告、市场调研、研究报告等一般反映科学技术领域最前沿的信息,是科研人员掌握最新科技信息、国际科研动向的重要参考资料。科技灰色文献如国家级学术会议或国际学术会议的交流论文,反映了学术领域最新的观点,具有一定的权威性。(2)出版灵活。灰色文献可不受出版规律的限制,有的灰色文献如科研报告可按初步报告、进展报告、中间报告、最终报告分阶段公布。会议报告、政务信息及调查报告等可随时公布。(3)发行量小。灰色文献大都是各种机构内部的资料,印刷数量有限,且通过非正式渠道发行,流通面较窄。如大学硕士、博士论文大部分供校内读者利用,校外读者难以获取。

2 高校图书馆灰色文献数字化现状

文献数字化是利用现代信息技术对传统介质的文本(包括纸质文献)、图形、图像、声音、视频等信息进行格式转换和压缩处理,使其转化为数字信息并存储,然后通过计算机技术和以互联网为依托进行信息传递,实现检索,为读者提供信息服务。目前,灰色文献数字化主要有三种方式:(1)图像方式。将灰色文献原文扫描成电脑图像文件,存储在磁带、磁盘、光盘等介质上。(2)文本方式。将灰色文献所有文字用文本方式存储,读者可进行全文查找和检索。(3)图文检索方式。把灰色文献信息分别存储为图像、文本两种形式,并建立索引关系,读者既可检索、查找和阅读文献,又可以方便快捷地转换到当前文字在 “图像”中对应的位置,实现图文对照。本文重点对灰色文献文本方式的数字化进行探讨。

欧美等发达国家非常重视灰色文献的开发利用,多数国家建立相应的机构或网站对灰色文献进行开发,如欧洲灰色文献利用协会推进的欧洲灰色文献信息系统(SIGLE)、大英图书馆灰色文献供应中心 (BLDSC)、美国的灰色文献门户网站(GreyLit Network)等。我国高校图书馆都收藏一定数量的灰色文献,开展了灰色文献的数字化工作,如建立本校学生的学位论文数据库,链接国内外免费的OA资源(如预印本、会议论文或者研究报告),建立机构典藏库。但与国外图书馆相比,我国高校图书馆灰色文献数字化还存在一些问题,表现为:(1)对灰色文献数字化重视不够。有的高校图书馆没有成立专门的灰色文献数字化部门,没有组织人员进行灰色文献的收集、整理和数字化加工。教学、科研所需的灰色文献数字化建设工作开展缓慢,缺乏整体系统的开发利用灰色文献的机构或网站。(2)网络灰色文献导航服务欠缺。随着学术机构网站的建立,网络灰色文献剧增。网络灰色文献以光盘、硬盘等介质进行存储,利用因特网可以快速传送,只要供方愿意,使用方即可随意复制、使用,不受时空限制。虽然一些高校图书馆通过链接的方式揭示了网络灰色文献资源,但真正符合读者需求的网络灰色文献较少。(3)文献数字化标准不规范,学位论文库与机构典藏库共享度较差。学位论文数据库与机构典藏库多是收集本机构内学生及专家、学者的著作,资源也仅限于机构内部用户使用,这限制了同行间的学术交流。学位论文数据库检索功能不够完善,不利于读者的利用。

3 高校图书馆灰色文献数字化的措施

目前,中国大学的国家重点实验室有110个,占全部国家重点实验室的51.9%;大学承担了50%以上国家“973”计划项目和重大科学研究项目;大学的国家创新研究群体占全国总数的55%。高校所产生了各类科研立项报告、结题报告、科研成果汇编、成果评定以及专利申报文件、内部刊物、未公开出版著作及国内外会议文献等,含有大量已知和未知领域的信息、最新学术成果等,是具有重要参考价值的灰色文献。2010年,中国高校国际科技论文占全国总数的82.92%,国际合作论文占79.10%,发明专利占比为23.86%,高校已成为国家技术创新体系重要力量。高校图书馆开展灰色文献数字化,有利于推动高校教学科研工作的开展,有助于实现灰色文献的共建共享。

3.1 建立灰色文献数字化机构,积极开展灰色文献的收集和整理工作

机构是工作运行的保障。建立灰色文献数字化机构,配备专业管理人员,制定工作条例,开展灰色文献的收集和整理工作,是做好灰色文献数字化工作的前提。首先,应成立图书馆灰色文献数字化工作小组,负责灰色文献的搜集、收藏、整理、技术处理及咨询工作。同时,还可聘请本校教师或学生为兼职灰色文献情报员。其次,制定灰色文献的收藏原则和保管细则,对灰色文献的搜集范围、搜集方式、保管方法及保管年限等作出规定,加强对具有专业性、针对性、系统性、合法性灰色文献的收集。灰色文献采集范围可分为校内资源和网络资源两部分。校内资源以学生的学位论文和以教师及科研人员的课件、学术报告、内部交流资料、讲座、论文预印本、立项报告、结题报告以及课题进展报告等灰色文献为主。重点加强对科研机构网站及高校网站的灰色文献、专家学者个人主页及博客上信息的收集。建立呈缴样本制度,由各院系资料室及学校科研处、教务处人员负责向图书馆传递有关灰色文献,图书馆工作人员负责网络灰色文献的收集,利用搜索引擎查找科研院所及高校网站信息,将符合本校读者需求的灰色文献尽量收集全。通过与相关科研机构的合作,以交换、捐赠、馆际互借等方法,收集灰色文献资源。对于网上的免费OA资源,可根据本校的学科设置及灰色文献建设规划积极采集OA资源。

3.2 建立专题灰色文献数据库

在整理灰色文献的基础上,建设专题灰色文献数据库。高校图书馆可选择采用北大方正Apabi数字图书系统和方正德赛DESi数据库创建及安全发布软件进行建库及管理。其主要管理软件包括Apabi数字图书系统(Apabi Libs)、全文检索引擎、方正Apabi制作出版软件(包括Apabi转换软件 Apabi Maker和 Apabi编辑软件 ApabiWriter)、Apabi阅读软件、德赛图像文件装订软件、OCR、德赛发布软件、德赛管理引擎Core、德赛加密入库及安全管理(Security CORE)、德赛打包加密和授权软件等软件群。该系统软件兼容性、安全性、维护性、便捷性和前瞻性较好。在专题灰色文献数据库建设过程中,可设置题名、主题词、关键词、分类、作者等检索途径,以方便读者查询相关资料。如天津大学摩托车信息特色资源数据库、四川大学中国藏学研究及藏文化研究数据库、西北工业大学的无人驾驶飞机专题文献数据库围绕学位论文 (文摘或者全文)建设,特色鲜明,实用性强。

随着网络灰色文献的增多,建立网络灰色文献导航系统,对于提高网络灰色文献的利用率至关重要。因此,高校图书馆应在主页上开辟灰色文献专栏,按学位论文、会议文献、研究报告、电子预印本的主题分类体系,建立灰色文献导航系统。学位论文重点收藏中国学位论文全文数据库(CDDB)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CMFD)、中国博士学位论文全文数据库 (CDFD)、高校学位论文数据库、中国国家图书馆博士论文资源库、国家科技图书文献信息中心(NSTL)中文学位论文数据库、中国科学技术信息研究所学位论文检索等资源;会议文献重点收藏中国学术会议论文全文数据库(CACP)、中国重要会议论文全文数据库(CPCD)、高校会议论文数据库、国家科技图书文献信息中心(NSTL)中文会议论文数据库、中国医学学术会议论文数据库(CMAC)及中国学术会议在线、中国会议网的有关学术会议资料;研究报告着重收藏中国科技成果数据库(CSTAD)、国家科技成果数据库、国务院发展研究中心信息网研究报告库、中国资讯行的中国商业报告库、国家信息中心的中国地区经济发展报告等研究报告;电子预印本收藏中国科技论文在线、奇迹文库、中国预印本服务系统等网站上刊登的灰色文献。这些灰色文献可满足不同类型用户的需求,用户通过图书馆的网络灰色文献导航系统,便可即时查阅其感兴趣的灰色文献。

3.3 强化灰色文献数据库的宣传与推广

为了提高灰色文献的利用率,高校图书馆应多渠道宣传和推广灰色文献数据库。一是可利用图书馆网站,向用户推荐灰色文献,指导用户利用网站检索灰色文献。二是以简报、快讯、通知、通告的形式向全校师生宣传图书馆建立的灰色文献数据库,以扩大灰色文献数据库的影响面,提高灰色文献数据库的知名度。三是举办各种讲座和培训班,重点讲解灰色文献的种类、特性和灰色文献数据库的使用等,使师生用户能主动利用图书馆的灰色文献数据库。

4 结束语

灰色文献具有较高的学术价值,在高校教学和科研工作中发挥着举足轻重的作用。高校图书馆应重视灰色文献资源的建设,加快灰色文献数字化步伐,为高校教学、科研服务。

[1]祝红艺.大学图书馆灰色文献收集实践的思考[J].情报资料工作,2011(2):60-63.

[2]杨振力,赵跃亮.灰色文献数字化建设思考[J].四川图书馆学报,2012(1):44-47.

[3]祝红艺,昝芳霞.“985工程”院校灰色文献收集及组织现状调查[J].图书馆工作与研究,2011(10):74-76.

[4]吴先福,李冬梅,郭韫丽.网络灰色文献资源的组织与管理[J].图书馆学刊,2011(5):57-58.

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