科技期刊出版项目管理应用研究

李玉坤 孙景工 邢 楠等

科技期刊出版项目管理应用研究

李玉坤 孙景工 邢 楠等

科技期刊肩负着传播与传递科学技术信息，将科技成果转化为现实生产力的桥梁作用，同时也是发表科技专家、学者高水平科技成果，开拓与繁荣科学技术的重要载体。随着科学技术水平的提高，我国科技期刊整体水平有了长足的发展，与此同时，如何提高科技期刊的管理水平、扩大在国际学术领域的影响力等课题也浮上水面。项目管理作为在二次世界大战以后发展起来的一项成熟的管理技术，在许多领域应用广泛，尤其在水利、建筑、IT业、制造业以及大型活动的组织方面成为必不可少的管理手段，而在出版行业中的应用还处于理论探索阶段。本文结合课题研究，以《医疗卫生装备》为例，探讨了项目管理在科技期刊出版中的应用。

一、概念的界定

1.项目

根据项目管理知识体系中的定义，所谓项目，就是为创造某种独特产品或服务所做的一次性的努力。主要特征：有明确的目标，即满足特定的需求；具有唯一性；必须在一定时间内完成。

2.项目管理

项目管理，就是将知识、技能、工具、技术应用于项目活动，以期满足或者超越项目利益相关者的需求和期望。本质就是“项目（过程）”和“管理（过程）”相结合的产物。理论上讲，项目管理包含9大知识领域、5个过程。9大知识领域分别是项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、风险管理、人员管理、采购管理、沟通管理和项目整体管理。5大项目过程是项目启动过程、项目计划过程、项目执行过程、项目监控过程和项目收尾过程。其中时间、成本和整体管理是最核心的因素。

3.科技期刊

科技期刊是指学科范畴属自然科学和技术科学的定期或不定期的连续出版物。期刊有固定的名称，用卷、期或年、月顺序编号出版，每期版式基本相同，汇集多个作者撰写的文章或资料。特点是：出版周期短、连续性强、信息量大、内容丰富新颖，及时报道学科发展的最新动向，反映科学研究的最新成果和学术发展的最新水平。

二、科技期刊实行项目管理的必要性

1.期刊社内部体制改革的要求

体制改革是出版行业在市场化、国际化进程中对其提出的新的使命，也是出版行业自身发展壮大的内在需要。多年来，期刊社多沿用职能制组织结构，运行缓慢低效，对读者、订户的需求不能快速响应，缺乏市场竞争意识。随着网络技术的普及，学术交流范围更广、速度更快、互动更充分，期刊业竞争也由国内同业竞争走向国际化竞争的格局。期刊社若要在同行业中立于不败之地，需要从内部组织结构、运作模式等方面进行改革，建立新的运行机制和管理流程。项目管理是被多个行业验证行之有效的资源优化和配置的管理方法，能有效控制成本，提高工作效率，最大限度地调动人员的积极性，对期刊社建立新型运行机制具有借鉴意义。

2.期刊社形成核心竞争力的保障

企业竞争力是企业在经营和发展中胜过竞争对手的核心资源和能力，它对本企业价值巨大，是本企业拥有的其他企业难以模仿和复制、独特稀缺的优势。影响期刊核心竞争力的因素主要是：业内认可度、品牌知名度、文章总被引频次、影响因子、内部管理等。项目管理通过精细、标准的管理方法，可以优化流程、缩短工序时间、提高市场响应能力，同时增加项目成员的责任感，有利于调动全体人员的积极性。项目管理模式可以有效地控制期刊出版时间、成本和风险，促进出版社整体经济效益的提高，是期刊社面向市场、提高期刊核心竞争力的有效方法。

三、项目管理实施方案的设计与应用

1.《医疗卫生装备》杂志社管理现状

《医疗卫生装备》杂志是由军事医学科学院主管、卫生装备研究所主办、面向国内外公开发行的学术期刊，每月15日发行。随着期刊行业竞争的加剧，杂志社全面引入了ISO9001质量管理体系，建立组织质量方针和目标，制定了严密的管理规章制度，摸索出一套适应本社发展的质量管理办法，取得了良好效果。

在期刊社运行过程中，仍存在一些不足，主要体现在：编辑人员在期刊出版前经常加班加点、部分刊次延期出版、编辑环节各个接口环节不够流畅、存在职能组之间的沟通障碍；精品约稿和项目基金稿件比例不高、刊物影响因子长期没有提升；编辑人员陷于编辑出版等常规工作，对读者和业内动态的反应不够迅速、年度策划专题不够深入和专业等问题。为此，期刊社决定采用项目管理模式对其进行革新。

2.项目组织结构和工作划分

组织结构是进行项目活动的载体，以保证各项活动正常、有效地进行。实行项目管理，首先要调整组织结构。传统期刊社往往实行职能制管理模式，《医疗卫生装备》期刊社实行项目管理中采取了矩阵式组织结构，该结构模式的主要特点是由纵、横2套管理系统组成，既有按职能划分的垂直领导系统，又有按项目划分的横向领导系统的结构，比较适合项目管理。

从期刊的生成规律来看，可以选择将每期期刊当作一个项目来管理，也可以将每一期的各个栏目或者某个专项工作当作项目来管理。《医疗卫生装备》打破单一的流水作业流程和职能制的结构模式，采用以栏目为龙头的分层项目管理模式，每个栏目由来自不同职能组的成员在子项目经理的统筹协调下有序进行，栏目负责人对栏目“一管到底”，在横向上加强与各个职能组的联合与沟通，提高了整体运作效率。具体操作如下：每一期期刊进行立项管理，主编是项目经理；各个栏目为子项目，栏目责任编辑担任子项目的项目经理；项目经理统筹监控整个项目的进展，子项目负责所属栏目的统筹协调，如图1所示。

图1 项目管理示意图

各项目成员具体职责如下：

（1）项目经理的职责：项目经理负责该期期刊的选题策划、任务进度、人员协调、成本控制等全方位管理。项目经理是项目团队的领导者，肩负的责任是领导团队准时、优质地完成项目的全部工作，实现项目目标。其核心是资源整合，按最有效的方式，将企业所有的资源在一定范围内进行有效分配和使用。调动策划项目成员的积极性，发挥团队精神，通过对项目实施情况不断反馈和跟踪，以确保项目成功。

（2）子项目经理的职责：对栏目进行计划、组织和控制，保持栏目的鲜明特色和栏目的创新。始终保持追求成功和不断创新的激情，必须密切关注市场需求变化的趋势，从而保持选题策划的前瞻性；必须具备敏锐的嗅觉和快速行动的能力，要时刻保持职业的敏感性，能够敏锐地捕捉有用的选题信息并快速付诸行动；必须有严谨的工作作风，重视细节，精益求精。

（3）项目成员：按照项目进度保质保量地完成担负的项目任务，对项目实行过程中出现的问题提出合理化建议。

项目经理在编辑出版业务上保证期刊各方面的质量和出版周期。调动各职能组的工作，使期刊社成为一个强有力的整体团队，如图2所示。期刊部还制订一套严密的工作条例与规章制度，使分工明确、责任分明，做到内部管理制度化、条理化、正规化。这样，编辑部才能团结一致，具有凝聚力和战斗力，形成一个坚强的集体。在搞好编辑部内部合理建制的同时，杂志社还调动外部力量，开发多层次人力资源，如组建审稿队伍、作者队伍、通讯员队伍等，在增刊发行的时候编审队伍可以得到较好的补充，既保证了刊发时间，又节约了成本。项目管理组织结构和示意图如图2所示。

图2 项目管理组织结构示意图

3.项目运作流程设计

期刊出版是一个系统工程，对环节之间的衔接要求非常高，运行的流畅性影响整个流水线。实施项目管理前，期刊社编辑加班加点、超时工作的现象普遍，以质量或成本为由拖延工作进度、职能组从自身利益出发推诿责任的情况时有发生。为此，期刊社需要对运作流程进行优化。

期刊的运作流程有很多分类方法，其中最常见的就是以经营流程来划分。经营流程是用以实现期刊社日常功能的流程，选题、组稿、审读、编辑加工、排版、校对，俗称编辑“六艺”，是传统的期刊编辑出版流程。

实行项目管理，以期刊各个栏目为龙头，简化审签程序，责任由子项目经理负责。子项目经理是编辑部最具权威性的人员，是组编校信息和产品流动的中枢环节，是一个版面或一个版块的责任人，其职责是从上游预定稿件，确定稿件原则性处理意见并承担责任。组编校各职能组的职责是按子项目经理的要求对稿件做技术性处理，使之成为合乎版面要求和传播规范的无疵产品，并承担责任。

组稿是版面的供货商向子项目经理预定、申请版面，按其要求操作。在确定稿件的同时将信息传递给欲投版面的子项目经理，征求意见，预定版面；提供合乎版面要求和传播规范的无疵产品，可在投递的同时申请“免编”，承担编辑责任。

组版环节实行“签稿人”制度，“签稿人”对一二类差错承担责任。“签稿人”负责签发如下稿件：主编直接处理的稿件，主编签署意见由编辑处理的“无疵产品”。“签稿人”对放过的重要差错承担责任，对拦截的重要和一般性差错对前一环节按岗位要求明确处罚责任；技术人员按格式化的版面规范组版，并对组版过程中产生的差错承担责任。图文制作组负责所有期刊的排版、制图、校对及版式设计等工作，负责计算机照排打印室及设备的管理工作。广告、发行组全面负责各期刊的封面、封底、内页等广告的联系、设计工作，包括期刊发行宣传及有关联络工作；质量监督组为兼职的职能组，每期由主编和一位高级编辑组成，高级编辑实行轮换制，负责每期期刊印刷、编辑质量的监督、审查工作，并做好意见反馈工作。

图3 《医疗卫生装备》项目流程图

4.项目时间管理

时间管理对于一切管理来说都至关重要。项目的进度决定了项目完成所需的成本预算、资源配置等一系列问题，项目进度管理本质上就是时间管理。项目经理人要制定周密的项目进度计划，加强进度控制，使之不偏离项目运行的轨道，顺利交接，省时完成。加强时间进度管理，协调项目施工进度，才能使项目按预期、保质完成。《医疗卫生装备》子项目的项目进度表见表1。项目经理按照项目运行的流程将项目任务分解成若干个工作，如约稿、组稿、审稿等等，重要任务重还设置了关键里程碑，关键里程碑是重要任务完成的时间节点，如审稿中的“三审”结束，定稿签字认可，组版中的清样完毕等等，通过对关键里程碑的管理加强对进度的阶段性控制。

同时，主编作为期刊的总项目经理，对期刊年度的发展规划，乃至更长期的发展应具有战略意识，在完成每期的出版发行之余，需要策划一系列活动，并将活动立项，选定项目经理，促使活动圆满完成。通过一系列的活动，加强与读者、订户、广告商、业内同行的沟通活动，加强联系、增进感情、扩大刊物影响力。《医疗卫生装备》年度项目计划表见表2。

表1 《医疗卫生装备》 ×× 期 ×× 栏目项目进度表

表2 《医疗卫生装备》 ×× 年度项目计划表

四、项目管理的实施建议

1.加强项目整体管理，树立品牌意识

项目整体管理是项目管理的核心要素。提高期刊项目整体管理水平，需要项目经理具有战略发展思维，做到对期刊的准确定位，更需要具有品牌意识，全方位由点及面地打造期刊品牌。加强选题策划，突出超前意识与精品意识；提高约稿能力，缩短出版时滞，推出高质量论文；组建高素质、卓有成效的编委会；勤于思考业内发展动态与对策，随时听取读者的反馈信息；走开门办刊之路，积极与国内外知名检索机构联系，提高影响因子，力争进入国际知名检索系统；增强栏目吸引力，打造知名栏目，形成期刊整体特色；挖掘行业热点，推出深度报道专题，保持栏目的新鲜度，力求成为阅读的亮点，努力实现“期刊专业化、栏目个性化、稿件精品化”。

2.打造编辑队伍，创建学习型组织

编辑的业务素质和知识水平决定了期刊的质量和品味，打造一支高效、精干、充满活力的编辑队伍对于提高期刊的整体质量具有举足轻重的意义。项目管理使编辑人员由单一的专业化技能人员转化为综合管理人员，对编辑人员提出了更高的要求，需要具有统筹兼顾和良好的人际沟通能力。为此期刊社聘请了外部专家举行了管理系列专题讲座，增强了编辑的现代管理意识和工作热情；期刊社每周还固定内部培训时间，将先进的管理理念放在网站共享、交流，打造出一支团结、沟通、合作的学习型团队；为提高编辑水平，该社创造机会让编辑参加业内学术会议，与学术带头人保持经常性的联系，以便及时了解业内动态，从而在组稿和约稿中具有新颖、独到的编辑视角。采取这些措施后，期刊稿源大幅增加，特别是学术性强、观点新的各种基金资助的文稿明显增多，这对提高刊物的学术质量起到了重要作用。

3.充分利用信息技术优势，加强团队沟通

《医疗卫生装备》注重改善期刊社的软硬件办公环境、利用先进的信息技术整合期刊业务流程，减少成本消耗、提高工作效率。该社自行开发并健全了期刊管理信息系统，设计了稿件管理子系统、作者信息管理子系统、编务管理子系统、稿件分析子系统等，完善了数据库，使约稿、登记、审稿、退稿、质量反馈的运行更加流畅，同时各个工种之间的沟通也在线进行，既缩短了时间，也减少了扯皮现象；系统利用 Internet/Intranet上的文件传输和电子邮件服务，摒弃了传统的人工信息传输手段，使作者与编辑人员之间的交流更加直接和有效，而且以电子形式存在的稿件，可以减少管理成本，缩短稿件进入编辑活动的时间，科技期刊的出版周期得以加快。

4.注重与质量管理相结合，打造优质期刊

在实行项目管理的同时，期刊社同时在按照ISO9001：2000的标准健全了质量体系文件，使各项管理工作走向科学化、规范化和标准化。期刊社明确了工作流程及内控程序，设置了程序文件和配套的作业指导书以及质量记录清单等，通过对工作流程的优化，规范了编辑流程中的工作接口，确保各项工作有章可循、有据可查，实现了对管理过程的有效控制。全体人员接受了2次现代管理理论和质量管理的培训，业务能力和责任心进一步增强。实施表明：期刊社的质量方针、目标和质量管理体系是适宜的、充分的、有效的，能防止了不合格品的产生，满足了受众及广告客户的需求，增强了期刊社的整体竞争力，创造了更多的经济效益和社会效益。

五、结语

《医疗卫生装备》实施项目管理后，编辑流程更加顺畅，项目成员工作责任感和合作意识增强，能按照项目计划时间、成本、质量进行项目的推进，团队士气得到很大改善，出版周期缩短了2天，稿源扩大了20%，稿件用稿率降低，总体协调性加强，期刊各项指标比实施前有较大程度的提升。由此可以看出，项目管理应用到科技期刊出版工作是必要而且可行的；项目管理在期刊出版中的应用将具有广阔的前景，在期刊社自身机制完善的过程中，项目管理在该行业的应用将会日臻成熟。

（作者单位：军事医学科学院卫生装备研究所，《医疗卫生装备》杂志社；南昌航空大学）