Excel数据表在中医古籍整理研究中的应用※

杨胜林 聂 坚 秦 琼 乔 磊 张建英 张 明 马凤丽

（1云南中医学院基础学院，昆明 650200；2云南省中医医院，昆明 650200）

Excel电子表格软件是微软Office套件的一个组件，其处理表格的功能强大，易于使用，是目前办公软件中常用的表格软件之一，但是，Excel软件同时也是一个具有基本数据库功能的软件，因此，使用该软件不仅可以方便地进行各种表格的设计制作，而且利用其数据表的功能，还可以进行一些如排序、筛选等基本的数据操作。

中医古籍整理工作，一是做最基本的文字校注，二是对古籍文献内容进行归类整理，以便于统计数据，寻找相关规律。Excel软件在中医古籍整理工作中主要可用于第二种情况。通过将古籍文献内容保存入Excel工作表，再利用Excel的数据操作功能归类整理文献。

笔者在进行中医古籍整理研究工作中，发现充分利用该软件的数据操作功能，可以有效地提高工作效率和工作质量，现将具体方法简介于下。

1 将文献内容存入Excel工作薄

1.1 Word文档原文分段 在中医古籍文献整理工作中，通常使用的文档格式是Word文档，Word软件有强大的文字处理和排版功能，但在处理数据方面，功能明显弱于Excel，为使用Excel处理数据，首先需要将Word文档转入到Excel工作薄中，这个操作可以用复制粘贴完成。要说明的是，在进行复制粘贴操作之前，需要先将Word文档内容进行调整，在调整之前，为保持原文档内容不受影响，可以先另存一个新文档副本，在副本中进行分段操作。调整的方法是，逐句阅读原文，将原文中有独立意义的单句或一组单句分为一段，方法是在要分段的地方打一个回车即可，将整篇文档按这个方法重新进行分段。

1.2 将分段内容粘贴入Excel数据表 分段完成后，全选文档内容并复制，然后打开Excel软件，新建一个工作薄，在工作表Sheet1中选中E2单元格并粘贴（不是粘贴在A1单元格，留出前面的空行、空列有其他作用）。这样，刚才在Word文档中分的段，在Excel工作表中就被分别粘贴在各行中了。Excel中的行，也可以称为记录，古籍内容被分到各行，也就相当于是输入了数据库的不同记录，这样就便于对其整理归类。

1.3 调整规范Excel数据表内容 粘贴以后，还要对Excel数据表内容进行一些调整规范，因为Word原文档的内容可能会有标题、空行等内容，这些也会随着粘贴而在Excel工作表中单独占有一条记录，这些内容一般是统计数据时用不到的，并且还可能会对统计过程产生干扰。将标题内容分别移到工作表Sheet1中的C列和D列中，一级大标题移到C列，二级标题移到D列，并分别将对应内容的空行填充满。例如，某一级标题下有3个二级标题，共有20行内容，3个二级标题分别有7行、6行、7行内容，那么就将这20行内容对应的C列全填写上这个一级标题，3个二级标题分别填入其7行、6行、7行内容对应的D列中。这样，每一行内容属于哪个一级标题、二级标题就一目了然，将来就不会因排序而找不到原来所属的章节，如果古籍原文标题不只两级，可以在D列和E列之间再插入新的列存放下级标题，笔者在古籍整理工作中只用到了章节两级标题。为了更好地找到每个内容在原文中的位置，在每条内容（每行记录）对应的B列填入其在Word原文档中对应的页码，以便于结合上下文辨析其内容，然后删除中间的所有空行，并且在A列从第2行开始填写，从1开始编号，顺序填入每条内容（每行记录）的编号。最后，再为每列命名，在第1行填入每列的名字，A1中填写“序号”，B1中填写“页码”，C1中填写“章名”，D1中填写“节名”，E1中填写“内容”。这样，就将原来的Word文档转换成了一个数据表。

2 处理数据

2.1 逐条辨析属性 这个步骤是将做好的数据表内容进行解析整理的过程，对所分出的每一条内容，即每一个数据记录进行分类，例如，这条内容是讲诊断还是病机，又是属于什么具体内容，如病因的风寒暑湿燥火，病位的肝心脾肺肾，病性的虚实寒热等。将这些属性分别填写在每条记录旁边列的对应行中，为防止混淆，这些属性内容从第1列开始填写，即与原文档内容中间间隔三个空列。由于每条内容的这些属性可能不只一个方面，故可以多设置几个属性，笔者在实际应用中，设置了4个属性列，一般就足够使用了，在I1、J1、K1、L1单元格中分别填入“第一属性”、“第二属性”、“第三属性”、“第四属性”，作为这4列的名字。以下就逐条对其属性进行归类辨析，分别填在每条记录旁边的第I、J、K、L列中，每列填写一个属性。有时候，可能还有些内容需要提取出来，如所涉及的方剂、药物，在M1单元格中填入“方药”，如果某条内容涉及方药，就将方药名字填入第M列中对应的行里面。

2.2 设置数据有效性 在逐条对数据属性进行归类时，可能会出现一些诸如“疏肝”、“舒肝”之类的同义词，如果使用了同义词，那么在排序时，就有可能不能将相同属性的内容排在一起，起不到数据表的应有作用。为避免出现这种结果，可以利用Excel表的数据有效性验证功能，在一系列的同义词中，只允许输入某一个名词，而不允许输入其他名词，或者还可以设置一个下拉列表，可以从下拉列表框中选择某一个属性作为输入。这样的名词术语标准化过程，保证了可以将每条内容进行正确排序。

2.3 数据排序 属性归类 做好以上基础工作后，就可以利用Excel表的排序、筛选功能，将具有某个属性的数据记录排在一起，以便于进行计数统计。归类的实现可以使用Excel的筛选功能，即筛选出在I、J、K、L列中出现过某字某词的行，例如，出现过“肾”字的行，那么就是筛选出了属性中有“肾”字的数据记录。归类的实现也可以使用Excel的排序功能，例如，使用O列作为排序标志，应用IF公式，按照对应的I、J、K、L列是否出现过某字词确定O列的内容。例如，出现过“肾”字，在对应的O列就填入“有”，没有出现过就填入“无”，然后以O列为关键词进行排序，就可以得到与筛选相同的归类结果。使用排序法归类，更为灵活，操作也比筛选简单，还可以进行组合排序，而且只要对单元格中的公式进行简单的粘贴等操作，即可以对另外的关键词进行归类，如排过“肾”字了，那么将P2单元格中的“肾”字改成“脾”就可以归类与“脾”相关的数据内容，或者也可以对“肾”和“阴”，或者“肾”和“脾”同时进行归类，只要在R列中填入“阴”或者“脾”，在Q列粘贴入相应的公式，然后以O列和Q列为关键词进行排序即可。还可以通过编写或录制，使排序操作更加快捷，甚至实现一键排序。排序归类之后就可以进行计数统计。其中涉及的方药等内容也可以复制出来，在另一个数据表中再进行处理，进行排序计数。

3 小结

在整理中医古籍的过程中，使用Excel数据表可以大大简化对古籍内容归类的工作，不仅提高了效率，也提高了质量。在做好第一个数据表之后，相关的公式操作等，都可以通过复制粘贴方便地完成，可谓是古籍整理的一大利器。但是，Excel数据表毕竟还有操作繁琐、功能局限的不足，如果能以此思路和方法为基础，开发出相应的古籍整理助手软件，则可使古籍整理工作更加快捷高效。