浅析医院档案管理的现状及对策

胡艳珺

湖北省云梦县人民医院人力资源部 432500

浅析医院档案管理的现状及对策

胡艳珺

湖北省云梦县人民医院人力资源部 432500

医院档案；现状；对策

医院综合档案是医院各职能部门和临床、门诊各科室在其职能及日常业务活动中所形成、积累、归档、保存且有利用价值的各门类和各载体的档案总称，包含了文书档案、人事档案、财会档案、科研档案、病历档案、统计档案、设备档案、基建档案、声像档案、电子档案 、图书档案等。文书档案是医院各项工作的真实记录和有效凭据，业务档案是医务人员技术水平的体现，人事档案是合理配置人力资源的重要依据，病历档案是医院对病人诊疗过程中形成的文字、图像、胶片等资料进行归档保存的原始记录等，它渗透在医院各项日常工作、管理、业务活动中，是国家档案的重要组成部分，具有其广泛的社会价值和长远的历史价值。

我院综合档案室因历史的延续和行业管理要求等原因，医院办公室只对文书档案、声像档案等进行存档管理，医疗病历档案由病案室管理，人事档案由人力资源部管理，会计档案由财务室管理，设备档案由设备科管理，科研档案由科教科管理，各业务科室管理相关档案，在院内形成多部门管理档案的格局，而且各部门之间相互分散、各自为政，各自使用不同的档案管理办法，特别是业务科室没有专职档案管理员，档案业务管理知识缺乏，档案缺失情况时有发生，医院档案管理没有一整套科学统一的管理制度、标准、办法，档案管理模式、制度落后，业余档案管理人员素质偏低，档案利用率不高。

随着卫生事业体制改革的不断深入，医院更多地把资金投入到新的先进医疗设备、医护人员的进修、培训、病区基础建设等当中，相对于医院档案管理资金投入明显不足，档案管理手段落后，传统的“手工操作”、“立卷归档”等工作模式已经远远不能满足现代医院档案管理工作的需要，开发医院档案管理电子信息化管理迫在眉睫。现代档案电子信息化管理程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平，亦对档案管理人员整体素质提出更高的要求，医院缺乏真正既懂档案管理业务、又能熟练掌握计算机技术的复合型人才。

由于档案工作不能创造直接经济效益，医院对档案管理的重视程度不够，医院对档案资源的重要作用认识不足，长期形成的封闭、被动、单一的传统思维，再加上医院“重保管、轻利用”的传统观念仍然存在，制约了医院综合档案信息资源开发利用工作的开展，改革现有医院综合档案管理机制势在必行。

1、医院档案管理建设要与医院发展相一致。在医院管理中，档案的功能与作用一直渗透到医院管理的各个环节，档案管理作为医院管理的重要组成部分，对医院的建设与发展起着举足轻重的作用。医院应重视开发利用档案资源，为医院的社会效益与经济效益服务，根据医院发展规模与需要，把档案管理现代化与临床、门诊和医院各职能部门办公自动化同步安排、同步建设，保证档案管理建设与医疗业务建设的同步发展，促进医院的现代化建设。在医院整体发展规划中，加大档案基础建设的投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的库房条件、人员配备、设备配置、业务学习培训、管理水平等综合能力与医院业务发展相适应。重视医院档案管理人员的福利待遇，制定相应的考核制度，将档案管理纳入责任目标中，责任到人，使档案管理人员的工资、绩效、职称、福利、表彰、奖励与工作业绩挂钩，让他们的辛勤劳动得到公正的回报，才能使医院档案建设工作顺利开展，更上新台阶。

2、医院档案管理制度要与医院管理相协调。随着现代医学技术的不断提高，档案管理手段的更新和管理水平的提高，建立、健全与之相应的、科学的档案管理体系是档案管理的关键。建立真正意义上的医院综合档案室，配备专职的综合档案管理人员，明确、强化其职能，根据档案工作的统一领导、分级管理原则，将医院各个门类、不同载体的档案收纳入综合档案室由专职档案管理员进行统一收集、统一归档、统一管理。针对医院和各部门形成的档案内容、特点、行业要求，制定集中管理、分行业归档、积极提供利用的管理制度，对原有的档案管理办法进行及时的补充修订，突出各行业档案重点，致使有更多的、有价值的资料能及时整理归档，拓展档案的归档范围，提供利用。

3、医院档案管理信息化要与医院数字化建设相衔接。建立规范的档案库房，将原有木柜档案柜置换成档案密集架，不但节约了档案库室空间，更加大了档案的存储量。购置计算机、打印机、扫描仪、复印机、光盘刻录机等配套设施，从档案案的生成、采集、验证、编目、归档等流程，应用计算机、通讯、多媒体、网络等其他信息技术与医院成熟的数字化程序相结合，实现疾病的预防、保健、诊疗、护理等业务管理和行政管理自动化数字化运作，任何科室在医院内部网络上都能方便快捷地进行档案查询利用。除在建立数据库初期输入信息时需要用到原始资料外，原件在编号后便进入综合档案室归档入库管理，人们再较少接触到原件，有利于原件的保管与保存，延长了档案的寿命，避免因借阅造成档案的缺失，保证了档案的完整性。从检索到提供利用等主要功能的数字化，运用数据库、扫描、压缩、网络等现代技术手段，为医院档案管理提供便利，把档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省了时间和人力，提高了效益。

4、医院档案管理人员综合素质要与医院发展相适应。档案管理人员的素质直接影响档案管理水平，加强综合档案管理人员档案管理专业知识的培训、计算机专业知识的培训，由各部门或档案所属科室根据行业要求对综合档案管理人员进行指导，让综合档案管理人员了解其不同行业档案的内容、存档目的。将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，通过学历教育、专业培训、进修学习等手段，不断提高档案管理人员的思想水平和专业素质，强化服务意识，更新观念，变被动为主动，积极为医院医疗、科研、管理提供服务，切实提高科学管理和有效利用的水平。

5、医院档案管理要与医院文化建设相融合。 随着时代的发展，社会的进步，医院的价值导向也在与时俱进，不断完善。医院文化是医院的精神所在，是医院价值导向、办院宗旨、管理理念及其社会公众形象的重要体现。医院档案是医院发展最忠实可靠的历史记录，是医院文化建设的重要依托，只有这些档案史料由医院历代办院者在办院实践中不断总结、逐步积淀而成的，真实地反映出医院的传统、精神与发展。坚持“以人为本”，“一切以病人为中心”的价值导向是医院的灵魂，也是医院精神所在。新的办院宗旨，不仅要为广大人民的身体健康着想，还要把员工紧紧地联系在一起，同心协力，为实现共同的目标和理想，为了共同的事业而奋力拼搏，努力工作。医院运用情感等方式来沟通员工的思想感情，激发员工的群体意识，使医院员工对医院的目标产生一种认同感，对自己的工作产生一种使命感，把自己的思想、感情、行为与医院的使命紧密联系起来，从而使医院产生一种强大的向心力和凝聚力，发挥出巨大的整体效应。医院的各项规章制度是全院职工的行为规范，是医院文化的重要组成部分，它约束着全院员工的行为，维护着医院的各项工作，保证着医疗与服务质量，从而使医院的精神文化贯穿于医院各项工作中，在医院的方方面面都能得到贯彻落实。医院综合档案室要积极配合着医院文化建设工作，把与医院发展相关的一切文件、影像之类的资料，一件不漏地收集和记录、保存下来，既为医院档案收集了更多有价值的宝藏，又为进一步提高医院文化建设奠定基础。

总之，在医院发展过程中，要不断提高医院档案管理水平，进一步解放思想，更新观念，努力培养档案管理现代化的理念与意识，充分发挥综合档案的作用，实现档案自身价值，做好档案信息资源的综合、归纳、开发、编研工作，为医院的决策层提供科学依据，为医务工作者提供疾病的诊断、治疗依据，为社会公众提供反映医院医疗水平、医疗设备的最新信息，直接让患者受益，努力提高医院档案管理的社会效益和经济效益。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.13.107

胡艳珺，学历:大专，职称:馆员，研究方向:档案管理 湖北省云梦县人民医院人力资源部。