浅谈档案数据统计与利用效果

2012-01-27吴德香新疆油田公司采气一厂信息档案管理站

中国科技信息 2012年4期

吴德香新疆油田公司采气一厂信息档案管理站

浅谈档案数据统计与利用效果

吴德香新疆油田公司采气一厂信息档案管理站

收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了利用者充分挖掘、开发和利用档案。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动服务形式和不重视档案为企业利用服务后所产生的实际利用效果的信息反馈两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用。本文针对上述问题，对档案利用数据统计与档案实际利用效果做以下探讨。

档案；数据；利用；效果

1.档案信息资源开发和利用信息反馈在工作中存在的主要问题

1.1 只重视档案利用数据统计，不求档案的实际利用效果

各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案室，编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(件)数、页数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然也能反映档案的利用情况，但这只是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表面现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际利用效果。这是各级档案部门普遍存在的一个问题。

1.2 档案馆（室）在查阅和借阅档案利用方面

只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人在填写档案利用目的时都较简单，如“工作参考”、“查证后提供依据”等等。由于不做深层次了解，利用结束也就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案利用者到档案馆（室）查阅和借阅档案或档案馆（室）主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；而档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，即利用效果，才体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时，有目的地做些深层次了解，并记录在案，有利于日后跟踪调查。

1.3 有了利用实例，不求汇集编发重返社会

有些档案馆（室）虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，如新疆油田公司采气一厂就收集了一些利用档案反馈的信息如下：

1.3.1 克拉美丽气田成立于2008年，由于下游用户用气量增加，今年科研人员针对该区块认识程度以及地面采气、集输、处理工艺研究工程改造，目前克拉美丽气田处理站装置能力达到300万方/天。10月份日处理量153万方气/天。截至9月底，克拉美丽气田今年已完钻4口，为达到周边地区用户需求，在冬天用气高峰期间，这4口新井将投产，日增气量为30万方立方米。高峰用气量在12月份到次年的2月份，这3个月内，创经济效益30.1万元。

1.3.2 采气一厂地质科研人员利用勘探开发档案资料对中拐凸起进行了攻势，通过一个多月的时间和100多口老井的复查和对比，发现了在这个圈子中，只有两口60年代的老井，资料缺乏，试油不彻底，同时最关键的是通过重新分层对比，发现这两口井都只是在石炭系揭了一个帽子。在中拐凸起石炭系，钻开克021这口进攻性评价井，于3月28日出油，7mm油嘴生产，日产油66.4 吨，含水4%。截至9月底累积产油量6500吨。创经济效益57万元。预测该区块探明储量为4700万吨/115亿方。

上述这些实例，只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例放之，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆（室）的社会地位和知名度。

2.档案馆（室）应在了解和掌握档案利用效果上下工夫

各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷(件)档案，而该年数百人次、数百卷(件)档案，产生社会效益和经济效益却一无所知或知之不多。为此，笔者认为在档案馆（室）查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下工夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆（室）也可进行跟踪调查。调查收集档案实际利用效果，主要有以下三大作用：

2.1 有利于了解档案的价值和作用

因了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值，利用档案才能产生一定的社会效益和经济效益。

2.2 有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度

通过调查和了解收集档案实际利用效果，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤其对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证，了解档案，支持档案工作。

2.3 有利于档案馆（室）业务工作实绩的体现

档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，因为，收集和管理档案的根本目的，是为了利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个馆（室）的工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了社会效益和经济效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩就有血有肉。