现代医院物资管理及其信息化建设探讨

■ 王 瑜 徐慧娟

现代医院物资管理及其信息化建设探讨

■ 王 瑜①徐慧娟①

物资管理 库存管理 信息化建设

介绍了医院物资管理的总体环境及物资管理的目标，认为通过物资管理，夯实物资、设备等管理基础，梳理业务流程，建立科学、规范、适用的管理流程，并通过信息化的手段，达到提升医院运营管理的目的。

①中国中医科学院西苑医院财务处，100091 北京市海淀区西苑操场1号

Author’s address：Department of Finance, Xiyuan Hospital, China Academy of Traditional Chinese Medicine, No.1, Xiyuan Caochang, Haidian District, Beijing, 100091, PRC

1 医院物资管理的总体环境

随着《中共中央、国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》的颁布，从1989年开始的“允许有偿服务”政策将被终止，取而代之的是公立医院的“公益性改革”，如下几方面的挑战已经摆在医院管理者的面前。

1.1 医院发展模式变革势在必行

公立医院“公益化”改革正在实施，政府先后出台了“按病种付费”、药品的“零差价”供给等措施，使医院靠“大检查、大处方”增加收入、靠“以药养医”之路很难持续下去。医院资金来源主要包括3种途径：其一来源于医疗服务收入，二为药品及医疗用品的加价提成，三是政府补贴。当前，第二条资金来源将受到控制，医疗服务收入又将随着区域医疗信息系统的推广应用，和强制减少不必要的重复检查检验等措施大打折扣，政府补贴对医院收支状况、成本控制、运行监管、绩效考评又提出新的要求。医院要想在新的形势下做大做强，除了依靠不断提高医疗和服务水平外，还要引进现代管理理念，实行精细化管理，降低运营成本，采用更为有效的激励机制，挖掘内部潜能，向管理要效益。本着上下联动、内增活力、外加推力的原则，完善公立医院内部运行管理机制。公立医院要从“创收中心”转化为“服务中心”、“成本中心”。医院管理者在观念上需要完成“从成本推动者到成本控制者的转变”。

1.2 医院新会计制度出台

2011年国家财政主管部门出台了新的《医院会计制度》，对如何真实反映资产价值、合理确定医疗成本，健全成本核算体系、加强预算和报表管理等做出更加明确的规定，以满足当前推进公立医院改革、加强公立医院财务和绩效管理的需要。笔者认为，财政主管机构制定这一新的会计制度，既是为了规范医院内部的财务管理，同时也是为了实施全行业的监管监督，为主管机构能够实时掌握各个医疗机构的动态运行情况做好必要的准备。

2 物资管理的目标

通过医院物资管理与业务平台有效集成，实现医院从战略目标管理到战略运作执行的全过程监督管理。不但可以提供丰富的辅助决策信息，还能够对战略实施加以监督、分析与控制，特别是对资源配置与业务方向加以约束，最终促使整体医疗服务体系顺利达成目标。

利用条形码等技术，面向医院物资的周边信息采集，结合无线技术在医疗卫生的应用，建立物流管理系统、消毒供应管理系统、固定资产管理等系统。

加强物资管理，引入先进的物流管理理念，实现物资从计划、采购到入库、出库、消耗的全过程管理，避免物资管理过程中的“跑冒滴漏”现象，有效降低物资成本，加强对各类医疗物资的供应链管理、成本核算管理以及质量监管。加强消毒供应品和高值医疗耗材的管理以及物资采购和零库存管理。

科学合理的安排物资分布和物资管理人员的操作流程，快速的为临床科室服务，加快物资周转，减少资金的占用，有效的降低损耗，从而提升医院总体的信息化管理。

建立面向核算单元的固定资产管理平台。医院固定资产包括房屋、医疗设备、车辆、信息设施、家具等。固定资产管理平台采用一卡三账(固定资产基本情况电子登记卡和台账、分户账、资产账)的管理模式，建立固定资产从购买申请、入库、使用、维修、转移、直到报废的全生命周期的动态跟踪管理，建立面向财务固定资产折旧、医疗设备管理折旧、全成本核算管理折旧等多种方式。

通过单机核算，加强大型医疗设备的监管，在有效的提高大型医疗设备的利用率，同时做好巡检工作，及时排除设备隐患，进行设备的全成本核算，为医院添置新设备的时候能及时的提供第一手参考数据。

3 总体业务需求

医院的管理主要是在物资管理、成本核算的基础上，实现对医院人、财、物的综合管控，物资管理是医院一切医疗活动的基础，它的管理应该是从以下几个方面开展：

3.1 通过物资管理，夯实物资、设备等管理基础

通过物资管理，可以实现医院物资、设备等所有管理内容的全面覆盖；实现医院信息流、物流、资金流的同步、统一；实现各系统间的互联互通、完全整合，确保信息的及时性、准确性，及时了解经营状况、准确发现管理问题，有效避免事后损失。实现从事前管理到事中控制，再到事后分析的全过程管理，构建完整的、闭环式的控制、管理体系；合理调整库房分布，物资的存放，加快周转，减少资金占用，从一切为临床服务出发，更加合理安排物资管理人员的操作规范和流程，起到带动全员所有后勤科室的工作效率，降低运营成本；通过物资管理，将所有信息系统间数据充分共享，集成应用。

3.2 梳理业务流程，建立科学、规范、适用的管理流程

结合医院实际情况，借鉴企业管理和其他医院管理的先进经验，帮助医院建立一整套科学、规范、适合医院应用的医疗行业先进管理流程，提升医院管理水平。实现物资管理流程的全面信息化管理，将每个环节内容信息系统进行管理。

4 系统特点

4.1 全流程的管理监控

系统可以实现医院材料从需求计划、采购、订单、入库、移库、出库、科室耗用的全过程跟踪管理，确保材料在每个环节的管理监控，彻底杜绝“跑冒滴漏”等现象的发生，消除管理“盲点”。对贵重物资，如导管和介入材料等，采用从采购入库到请领、患者的使用、收费环节全程监控，避免物资在环节过程中的流失对医院造成的损失。

4.2 提升物资管理工作效率

每个环节的单据可以自动引入生成，避免数据的重复录入，极大的降低了原来库房、采购人员的工作量，提高了工作效率，确保了数据的准确性。

4.3 确保材料的使用安全

根据医院需要，可以在物流的每个环节，对材料的“三证”、“效期”、“批号”、“条码”等所有信息进行管理，确保材料使用的安全性。

4.4 引入先进的技术手段

全面支持条码识别，可以根据条码自动生成产品的相关信息，方便了库房操作人员。支持移动条码枪、PDA等移动手持设备，可以实现移动盘点，提高盘点效率。支持二代身份证、IC卡等各种证卡的信息读取，支持短信平台、邮件系统。与财务系统的无缝整合，物流管理过程中生成的任何表单，可以根据需要在财务系统生成会计凭证，大大提高了工作效率，确保了财务账与物资账的一致性。

4.5 灵活、及时的预警体系

通过采购预警系统，可提前通过系统发的邮件或短信了解到，哪张采购单快临近到货期了，据此可以及时安排采购业务员向供应商催货，保证经营业务的正常进行。另外还可以通过采购订单执行情况分析，随时掌握采购订单的到货时间、到货数量、到货地点、付款的时间等。此外还可以提前了解供应商的相关证照是否已经快要到期，需要更新或者控制相应的采购业务。此外，还可以根据药品或原辅料的效期设置提前预警的期限，到期自动以电子邮件、手机短信或系统消息的方式通知相关人员，以便及时采取相应处理措施，尽量避免因效期问题给企业带来不必要的损失。

4.6 全面的供应商评估体系

通过供应商管理系统，不但可以了解供应商存货价格、交货情况、交货质量等情况，还可以进行综合分析，判断供应商对企业的重要性，优先安排采购付款，将有限的资金用到刀刃上，帮助企业选择价格最优、质量最好、供货及时的优质供应商。

4.7 可追溯的库存业务引入条形码技术

提供批次和货位管理，可以按批号追踪到材料的发货员、交接人、存放货位、配送人员等业务细节。一旦出现问题，就能快速追溯到是哪个具体环节和具体人员出现问题，避免相互推诿。

4.8 灵活的盘点方式

可以选择按照仓库、批次、产品大类盘点。对于有效期的物料可以选择对应的有效期限、临近天数、失效天数信息，可以选择按照盘点周期进行盘点，对于账面为零的产品可选择是否盘点。对于部分存在自然损耗的存货，可以根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率，从而区分不同情况进行账务处理。

4.9 灵活的取价方式

可以设置自动带入单价的单据，设置入库单成本来源、出库单成本来源，在填制出入库单时系统可自动带入单价。系统支持按最新成本、参考成本、计划单价、按计价方式取单价等四种方式取价。

4.10 方便的库存展望

利用库存展望可以提前针对各种存货的库存情况，进行相应的安排。提供展望日的存货的预计库存情况，以便提前了解今后某一时点的结存，此期段内的预计入库、预计出库情况。

4.11 保障了科室核算实施

实施科室核算制度后，各科室在物资部门领用的物品全部计入科室成本，由此提高各科室的积极性，杜绝物资浪费，增收节支。同时，网络可以随时查询科室领用物品数据，便于相互监督，从而极大地提高了各科室的成本意识、节约意识。

[1] 李会元.浅谈医院物资管理与医院现代化建设[J].医疗装备,2007(1):21-22.

Discussion on material management and its informatization in modern hospital

WAN Yu, XU Huijuan

Chinese Hospitals.-2012,16(2)：67-68

material management, stock management, information construction

The environment and objective of hospital material management is introduced. By strengthening material management, improving material and facility management, integrating hospital business process, establishing scientific, regular and appropriate management process and by methods of informatization, hospital operation management can be improved.

王瑜：中国中医科学院西苑医院财务处副处长，高级会计师。

E-mail：wangyu796@163.com

2011-11-16](责任编辑 张晓辉)