浅议新形势下如何加强中医院人事档案管理

吴艳丽

浅议新形势下如何加强中医院人事档案管理

吴艳丽

新形势;中医院;人事档案;管理

在中医院发展和人事制度改革的过程中，人事档案发挥了重要作用。组织、人事部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等内容的文件资料，是全面、历史的考察、了解干部的基本依据和原始资料，在优化中医院干部选任、完整储备人才信息、促进人才合理流动中发挥了重要作用。党的十七大对中医院人事管理和人才流动提出了新的要求，如何加强职工人事档案管理，为中医院发展乃至中医药事业振兴服务，成为一个新的挑战。

随着我国卫生体制改革的不断深入，中医院管理科学化、规范化的持续推进，中医院人事档案管理出现了许多新情况、新问题，人事档案工作面临不少新的挑战。与时俱进地推动人事管理工作，对中医院更好地引进、开发和聚集人才资源具有重要的现实意义。

1 目前中医院人事档案管理中存在的主要问题

1.1 人事档案收集上存在的主要问题 就目前状况看，多数中医院人事档案均无专职人员管理，档案员身兼数职。造成人事档案材料无法及时搜集补充。人事档案中存在定性的材料多，定量的材料少。许多鉴定和评价材料格调一致，形式雷同，对人的评价简单化，很难体现人的个性特点，更难以体现个人成长进步的历史轨迹。同时，人事档案中普遍存在着材料的片面、陈旧等问题。档案材料中涉及个人政治、历史、家庭、社会关系方面的内容比较多，而反映个人工作业绩、工作能力、专业特点方面的材料比较少，对流动人员、自动离职等人员的档案管理欠缺相应的制度，材料的变化和人的变化不能同步进行，无法及时反映个人最真实的情况。而这些现象是与新形势下的人事管理体制不相适应的。

1.2 履历类档案材料失真 一个人的档案材料是人事档案信息的重要组成部分，是正确反映一个人德能勤绩的主体。近几年来，在人员调动时，发现伪造人事档案的事时有发生。有些人出于个人私利，要求人事部门更改个人档案资料，致使同一个人出现不同的出生年月、不同的参加工作时间、不同的学历。在重复出现的材料中，年龄越报越小，工龄越报越长，学历越报越高。致使一个人的履历不一致，真假难辨，从而使人事档案的真实性和准确性大大降低。

1.3 人事档案开放利用降低 人事档案的收集、管理工作都是为了更好地开放利用档案信息资源，为及时发现人才、积极开发人才、合理利用人才服务，为领导和有关部门提供决策咨询服务。但是长期以来，人事档案管理强调保密性，使用范围很小。人事档案材料仅供组织、人事等少数部门查阅，服务工作处于波动状态，因而无法对单位人才资源开发提供具有前瞻性、参考性的分析材料，很难实现人才资源信息共享。

2 加强中医院人事档案管理工作的建议

为提高中医院人事档案管理工作水平，适应人事改革的需要，更好地为干部人事工作和现代化医院建设服务，有必要加强以下几项工作。

2.1 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高管理人员素质 配备专职人事档案管理人员，落实档案人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一，内容的完整、真实、精炼、实用。要实现这一要求，需要一支热爱档案工作、熟悉档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的档案管理队伍。为此，应由档案部门定期对人事档案管理人员进行业务知识培训，使他们了解档案管理的重要性，增强责任心;掌握如何收集、鉴别归档材料，整理、装订档案的技术，把档案管理好，从而使每个环节都有据可依，有章可循。既做到明确责任，又要依法建档，强化档案意识。

2.2 加强人事档案收集与创新档案内容 人事档案材料的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和提供服务的根本前提。在新的时期，要紧紧围绕职工档案的利用价值，认真做好档案材料的收集管理，使其全面反映职工的面貌，始终保持完整和最新动态。在收集职工基本情况的基础上，按照国家相关规定，做好经常性、定期的材料收集和补充工作，及时与各部门联系，要求他们定期送交档案材料。对缺少的材料要做到口勤、脚勤、善于联系沟通，变被动为主动。及时追补和充实新的资料。随着卫生人事制度改革的不断深化，中医院可以尝试推行全员聘用制改革，实行公开选拔、竞争上岗、择优聘任、离岗退养、业绩考核等新举措，归档材料应及时补充，实现动态管理。

2.3 增强责任意识，切实维护人事档案的真实性和准确性人事档案材料，为组织上全面考察、了解、正确选拔人才提供依据。职工档案的性质规定了收集的档案材料必须真实可靠。档案人员要有高度民主的事业心和强烈的责任感，对收集的材料必须认真细致地做好鉴定工作。仔细审查每一份材料的保存价值和真实性，把真实可靠的材料收入职工档案，对不该归档的、重复的、有虚假内容的材料，进行清理、登记、销毁。人事档案形成后，还要严格依照有关制度进行管理，确保人事档案材料及内容完整、齐全、真实、精炼、实用与安全。

2.4 提高服务意识，实行开放式的管理 坚持“以人为本”，提高服务意识。职工人事档案工作，要从传统“封闭式”、“守摊式”的档案管理模式转变过来，坚持与时俱进的人力资源管理理念，进一步改进管理办法，从宏观角度开发利用人事档案，充分体现改革创新的精神和要求。要做到“死档”活用，充分发挥人事档案的信息作用，尽最大努力帮助用好人事档案资料，提供优质服务，使人事档案更好地为发现人才、选拔人才、加强人才培养、合理配置人力资源服务。实行开放式的管理。一方面，建立职工工作业绩档案，及时将职工的工作情况、工作业绩和重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为实际任用干部提供必要的依据。另一方面，建立职工能力档案，重点收集个人专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、完整、立体地反映职工的情况，提高决策的水平。

2.5 推进人事档案管理的现代化建设 信息产业的迅猛发展和信息网络的广泛应用，改变了人们时间、空间概念以及思维方式，对经济和社会的发展产生了深远的影响。但目前，许多中医院仍沿用传统手工方法进行档案管理，这显然已越来越不适应现代化社会的发展需求，必须要实行档案管理现代化，加强人事信息系统建设，充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，建立和完善职工人事档案数据库，动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。同时，人事档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来，进一步提高人事档案工作质量，加速人事档案标准化、规范化和科学化的发展。

10.3969/j.issn.1674－4985.2012.02.051

274600山东省鄄城县中医院

吴艳丽

2011－12－19)

(本文编辑:李静)