浅析人力资源信息系统对企业人力资源角色转变的影响

韩庆福

（哈尔滨中庆燃气有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150000）

1 降低成本和节省时间

由于基于网络的HRIS能够自动执行和完成人力资源相关职能，因此，这一系统的使用最明显的优势就在于从长远来看能够降低成本和节省时间。

一方面，企业成本的节约主要表现在管理成本的降低和体力工作的减少上。例如，包装、打印、分发人力资源文件的办公消耗降低，因为信息的传递现在已经电子化。再例如，过去人力资源任务由人力资源部进行分配与部署，从管理层到员工层，牵涉人员复杂；而如今，相关员工的数量明显减少。根据Forrester的研究，每位普通员工每年大约需要处理的基本事务约15项，如工资查询或改变联系方式等。据Morgan在2000年的统计，员工的每次业务或事务的处理大约平均花费$35，这就意味着仅为普通员工基本服务的一个500人的企业就将耗费$263，000。但是，人力资源信息系统HRIS中的自我服务体系的运用改变了这一现状，该体系允许员工自行更新个人相关记录、查询相关信息等。同时，调查还表明，每一次员工自己处理类似业务要比人力资源专业人士来完成至少节约$14。根据另一份2002年的统计调查，80%的被调查者认为员工自我服务体系能够降低人力资源成本。不仅如此，配置该系统的成本回收期也不会太长，甚至有学者认为只需1至3年的时间。运用基于网络的HRIS正在有效地降低企业成本，从长远来看，这一趋势日益明显。

另一方面，在人力资源的实际操作中，运用HRIS可以加速交易进程。一个具体例子就是例行会计事务的处理，如果采用人工方式，平均需要32分钟，这包括"最初的联系、归类、手动完成报表、通知卖方、邮寄确认声明"等事项。而在一个以科技为基础的系统中，人力资源工作人员的时间被最小化了，他们也许只会涉及到数据追踪，如例行监测或备案文件等。研究表明，以前60%至80%的人力资源从业者的大部分时间用在了行政任务或个体事务的处理上。现在，应用了自我服务体系，对雇员的信息管理变得更简单。因此，在HRIS中，人力资源工作人员不仅不需要花大量时间来回答例行的问题或为管理者准备报告，而且信息传递进程加快了，相应的时间也自然节省了。

以人力资源管理中的培训职能为例进行一个简单的分析，通过分析会发现，培训工作作为人力资源实践中的一个重要领域已经得到改善，一个明显的转变即是通过HRIS降低了成本并节约了时间。人力资源从业者可以使用该系统来管理人力资本与最大限度地发挥员工的才能。HRIS为每位在职人员储存了电子简历，这样就可以随时进行内部追踪。企业通过该系统为员工制定适当的训练或提供相应的培训，在技术短缺或急需人员的情况下能快速找到合适的候选人，这种方式远比单纯地进行外部招聘的方式更快更好。

2 人力资源角色的转变

可以说，基于网络的HRIS的使用最明显的优势就在于前面分析到的从长远来看可以降低成本和节省时间，这使得人力资源专业人士、管理者和普通员工变得越来越依赖HRIS，从而导致他们在人力资源各功能区的角色逐渐发生变化。的确，基于网络的HRIS正变得更成熟，为人力资源专业人士、管理者和普通员工提供了更个性化的工作场所与生产工具。

信息技术已经使更多的人力资源信息收集和处理更全面、更快捷，对于人力资源的专业人士，越来越多地依赖电子人力资源来完成最起码的工作任务。过去，他们花大部分的时间回答受聘者和管理方面的问题，而现在，这些任务都被自动化或外包。这就意味着，人力资源的专业人士能着重于更具战略意义的职能，如人力资源规划、知识管理和职业发展规划等。同时，科技发展为人力资源专业人士提出了巨大的挑战，他们必须加速获得最新的信息技术，并同时改造传统流程从而使其进入在线流程时代。

事实证明，人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色已经扮演着不同于传统的角色。以人力资源管理中的招聘职能为例，其功能正在通过电子商务人力资源系统发生改变，这种功能是典型的传统人力资源实施的高度自动化。传统上，组织依赖相对较低的科技方法，包括报纸、广告和雇员的推荐来找到并吸引合格的候选人来填补职位空缺。然而，网络已经成为近年来在招聘上最流行的方法之一。许多组织已经开始使用电子招聘系统来完善功能，根据Kay的研究，这会有很多的优点，比如可以招揽到更多的候选人，节省调职的成本，减少文件并节省时间等等。Kay在2000年指出，通过网络广告雇一个人平均花费$152，而传统的方法需要$1383。毋庸置疑，与传统的方法如报纸广告等相比，Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中，大部分(70-80%)的自动化招聘过程可以减少2/3的招聘时间和降低90%的成本。简单来说，在招聘过程中使用电子商务人力资源可以节约时间和成本，不仅为人力资源专业人士，也为管理者和普通员工的角色转变带来契机，相关人士可以投入更多的时间和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是对人力资源专业人士来讲，在不断地变化中，如何使自己的工作更有效，从而能有更多时间考虑更多战略层次的问题，顺利完成角色的转变，这是他们正面临着角色转变的巨大挑战。

3 现状和关注

尽管人力资源信息系统HRIS的发展与运用是积极的，但仍然存在着大量企业都必须认识到的问题。

首先，不是所有的员工和管理者都会欢迎HRIS，接受这种变革。原因之一在于普通员工和管理者可能会面临更多的工作和责任。在他们看来，人力资源部是在推卸责任。另一个原因是普通员工也许会被要求接受技术培训，这让普通员工感觉到更为沉重的压力。

第二，员工和管理者很少与人力资源专业人士联系，尽管看上去他们之间交流很方便。事实上，由于业务的外包，可能会由电话中心的代表来回答员工的问题，而这些代表甚至不是公司的雇员；员工的信息甚至可能是从语音机上获得的，而回答的声音则是电脑生成的。沟通似乎方便了，但交流的本质在一定程度上发生了变化。

第三，人力资源部门会比以前更小，同时人力资源专业人士可能正在实施并运用新技术，因为传统的交易处理任务是自动的或外包的。比如，组织将不再需要客户的分数来记录信息以及填写进程表。根据2000年人力资源自我服务的调查研究，有自我服务系统的公司每151个员工需要一个人力资源代表，而没有这个系统的公司每个人力资源代表只能服务99个员工。

4 结语

科技进步与发展正在完善人力资源信息系统HRIS，同时也转变着人力资源的基本职能。人力资源专业人士、管理者与普通员工都在接受着HRIS带来的挑战。人力资源专业人士已经从事务性的、执行性的角色开始逐步转变成为战略性的合伙人，他们已经从基本职能中脱离出来，正在成为企业的决策者。而管理者和普通员工也开始学会逐步利用HRIS快速收集信息、做出决策并互相沟通。简言之，人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色均在某种程度上发生转变，而这种转变要求各自做好充分准备，在未来扮演不同于传统的人力资源从业者角色。