谈谈电子文件对档案工作的影响及对策

文/田丽君

谈谈电子文件对档案工作的影响及对策

文/田丽君

当前，电子文件在档案工作中所占比重越来越大，它对传统的档案管理乃至档案学理论所产生的影响也越来越大。面对这一形势，客观地研究电子文件的特点及影响，并提出相应的对策，是十分必要的。

电子文件是人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。较之传统的纸质文件，电子文件有四个特点：它需要借助现代办公设备才能阅读和利用；它可以由现代办公设备迅速处理和传递；它可以共享，且不受时间或距离的影响；它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求则相对较高。

电子文件对档案业务管理工作的影响，主要表现为以下三个方面：一是传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而电子文件取代了以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，文件一旦形成，立即存贮到办公信息数据之中，由档案人员、技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，形成了一整套严密的立卷归档制度。文件的归档立卷一般是文件形成后，先由文书部门收集立卷，而后交档案部门管理，一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。二是由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。三是按照传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

电子文件对档案学理论也将产生以下三个方面的影响：一是对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。正是这种原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用，都成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。二是对档案来源原则的影响。传统的观点认为档案检索系统必须建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息进行复制、修改和重新组合，这样就势必打乱或破坏文件的本来顺序。三是对档案学理论研究内容的影响。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象的，电子文件出现以后，档案工作的对象就发生了变化，其理论研究的对象自然也就相随着发生了变化。

鉴于以上分析，笔者以为，档案界应采取以下对策，来应对档案工作的发展和变化。

一、做好归档电子文件的技术处理，实施电子文件的管理战略。档案工作者必须深入到现行文件的工作领域，对工作中产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作提前介入，适时指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

二、解决好电子文件的保存问题。由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题就成了有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

三、使档案管理向立体化方向发展。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，这样就构成了三维空间，形成了立体化的管理结构。

四、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员必须采取积极措施抓好知识更新，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

（作者单位：呼和浩特市房产局产权市场处）