园林工程档案管理存在的问题及对策

芦珊

摘 要：作为园林工程验收和后期管理环节安全运行的重要文件，园林工程档案的质量逐渐被越来越多的管理人员和工程技术人员所重视。本文就园林工程档案管理的现状与存在的问题进行分析，提出了园林工程档案管理应对策略。

关键词：园林工程；资料归档；存在问题；对策

“园林工程档案”,是指按一定原则分类、组卷并移交城建档案部门的园林工程建设信息资料和历史纪录,包括基建资料、监理资料、工程物资资料、施工资料等整个工程完整的历史信息。园林工程档案资料既是园林工程的基础资料，也是用户使用园林建筑产品的依据，以及建筑产品出现工程质量、造价争议时仲裁、诉讼的证据。

1.园林工程档案管理的现状与存在的问题

从目前园林工程建设竣工资料的产生、整理和归档现状来看，在档案的形成过程中还存在诸多问题，有时致使工程甚至无法按期进行验收，给相关工作带来不少困难，给工程建设留下了隐患，也影响了工程资料的归档质量。园林工程档案管理存在的问题具体表现为:

1.1工程验收签证不齐全，代签现象较严重。

随着园林工程施工进度的需要，为了满足进度要求，部分工程没有按照国家行业标准规定在进行施工现场验收后办理书面签字；部分园林工程的竣工报告、质量保证资料里缺少意见签署，或者对意见签署随意进行涂改，降低了工程资料的使用价值和原始档案资料的可信度；还有的是在验收小组解散后补签或者是代签，为后期管理工作埋下了隐患。

1.2园林工程管理文件不规范。

有的单位疏于资料管理，由于园林工程空间和时间变换交叉，管理不当，造成原始文件丢失。还有一些比较重要的园林工程资料，在使用时仅有复印件，违背了“竣工资料中不允许出现复印件”的工程档案基本要求。另外，个别单位专业技术人员更换频繁，资料移交时把关不严，造成了园林工程档案资料的遗失。

1.3园林工程档案资料格式不规范。

有的园林工程在施工中使用的资料格式不规范，版式、纸型、字体和页边距千差万别；书写和签注有用铅笔的，有用圆珠笔的，有用复写纸的，有用墨水的，形形色色，五花八门。这些不规范格式不仅与工程资料归档要求不符，而且不利于档案资料的长期保存，同时也不便于案卷的装订工作顺利开展。

1.4园林工程图纸编制不规范。

有些园林工程施工单位由于技术力量薄弱，没能按照要求进行园林施工图纸的编制。在工程图纸的形成过程中，有的是使用计算机图的复印件，有的是使用旧的施工图改制，但是在此过程中往往会出现图纸编制不当的种种现象，不仅不符合园林工程图纸编制要求，也给施工后期管理和存档规范性工作带来影响。

2.园林工程档案资料管理问题分析

2.1部分工程档案管理人员的整体业务素质有待提升

部分工程管理人员，工程技术人员、监理人员、施工单位领导人对工程建设档案管理的意识比较薄弱，尤其是园林主管部门的领导对工程档案的管理重要性认识不够，认为资料管理是可有可无的，导致重建设、轻档案的现象时有发生。部分工程档案管理人员对工程资料编制质量标准规范、基本建设档案管理规定学习不够扎实深入，缺乏专业的园林施工方面知识，对资料归档的概念认识不清，造成部分园林施工单位档案管理中的被动和混乱。

2.2缺乏必要的档案管理体系建设

有的园林工程项目参建单位多，所用表格五花八门，加上不同施工单位各自的资料管理人员业务素质参差不齐，技术力量差异较大，造成园林工程施工过程中产生的各类应归档的文件不规范，资料质量不高。很多园林工程建设单位缺乏质量管理体系建设力度，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施，对园林工程档案管理重视不够，对园林工程施工单位资料规范的要求不够深入，缺少知道和监督，致使一些施工单位在园林工程资料管理方面无所适从。

3.园林工程档案管理应对策略

3.1建立和完善园林工程档案管理制度

首先是高度重视和加强园林工程档案资料的基本知识宣传和教育，对园林工程施工单位技术人员、管理人员、监理人员分期分批、有计划地进行档案基础知识和施工资料管理基本要求进行专业培训，使园林工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，杜绝园林施工过程中不规范的原始资料和文件出现；使园林工程施工技术人员、监理人员、项目管理人员、档案管理人员都能够熟知档案业务，确保园林工程档案资料准确、齐全、规范、真实、可靠。

3.2关注园林工程档案管理的步骤和细节控制

当前园林工程建设项目的管理模式大多实行项目法人负责制，所以关注园林工程档案管理的步骤和细节控制，从园林工程项目立项就开始关注对园林工程项目资料管理机构和管理人员的要求和对各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作的指导、监督；在管理中要注重在园林工程施工资料管理的全过程中，对园林工程施工过程与竣工资料整理过程落实好同步控制。

3.3 强化归档资料的真实完整

园林工程项目参建单位的工程技术人员和相关管理人员要切实负起责任，杜绝为了完成施工任务而后补资料的现象，经常深入施工现场，以免园林施工与资料整理两张皮，建立过程控制奖罚制度，对各施工单位的资料的准确性、完整性、同步性、规范性、真实性加强检查，发现情况及时处理。

4.结语

园林工程档案管理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门，只有不断加强管理水平，才能保证形成一流的园林工程档案资料。

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