档案利用分析

王凤

摘要：在档案工作中，档案利用工作是核心环节。同时，也是档案搜集、整理、鉴定、保管工作的价值实现过程。没有档案的利用也就没有档案和档案工作价值的实现。对档案利用工作进行具体的分析，能够反映档案基础工作各个环节的情况，同时为下一步利用者的利用方向提供借鉴和参考。

关键词：档案管理；编史修志；网络档案；

现在，我国各级国家综合档案馆的查阅条件和环境基本上是：查阅室一般都在15－150平方米之间，查阅方式是电脑和簿式目录相结合的检索方式和单纯簿式目录检索的方式。查阅主要是调卷，看档案原件。档案缩微胶片和档案扫描件的使用还未规模化，直接电脑检索、利用扫描件的方式目前还没实现。虽然各档案馆馆藏结构、档案的数量、完整性、查档的硬件设施等不同，查全率也不尽相同，查档的侧重面也会随时间的改变而改变，但社会的永远需求却是不变的，这就要求保管的档案尽可能完整全面。

一、具体步骤。

现以某省档案馆两个年度的档案查阅情况为例，从编史修志、学术研究、工作查考、个人待遇、其他几个方面进行档案利用分析，把分析结果反馈到文书工作和档案的收集、整理、鉴定部门，把社会的利用需求告诉我们的工作人员，让他们在工作中，时刻想着查档的侧重面是会随时间的改变而改变，从而更好地做好基础工作。

两年利用的基本情况是：2003 年度利用单位370个，利用档案、资料3759卷/册，利用622人次。2007年度利用单位512个，利用档案、资料5482卷/册，利用834人次。

1、编史修志。编史修志2003年利用单位80个占全年利用率的21%。利用档案、资料1366卷/册占全年利用率的36%，利用档案人次179，占全年利用率的28%，查到率96%。2007年利用单位112个，占全年利用率的21%，利用档案、资料2018 卷/册占全年利用率的36%，利用档案219人次，占全年利用率的26%，查到率97%。

2、工作查考。利用情况是2003 年利用单位89个，占全年利用率的25%。利用档案、资料435 卷/册占全年利用率的11%，利用档案人次104 占全年利用率的16%。查到率75%。2007 年利用单位84个占全年利用率的16%，利用档案、资料462 卷/册占全年利用率的8%，利用档案117人次，占全年利用率的14%，查到率78%。

3、学术研究。2003年利用单位85个，占全年利用率的22%，利用档案、资料1495 卷/册，占全年利用率的39%，利用档案人次205占全年利用率的32%。查到率97%。2007年利用单位117个占全年利用率的34%，利用档案、资料2364 卷/册占全年利用率的43%，利用档案257人次，占全年利用率的30%，查到率97%。

4、个人待遇。2003年利用单位102个占全年利用率的27%。利用档案、资料404卷/册占全年利用率的10%，利用档案人次114占全年利用率的18%。查到率45%。2007年利用单位177个占全年利用率的34%，利用档案、资料544 卷/册占全年利用率的10%，利用档案人次200，占全年利用率的24%。查到率45%。

5、其他。利用情况是2003年利用单位15 个，占全年利用率的4%。利用档案，资料59卷/册占全年利用率的2%，利用档案人次20占全年利用率的3%，2007 年利用单位22 个占全年利用率的4%，利用档案，资料94 卷/册占全年利用率的2%，利用档案41人次，占全年利用率的5%。

编史修志是档案利用的重中之重，不仅利用人次多，而且利用档案、资料数量也多。但是，编史修志在档案利用中的百分比有下降的趋势，并不是编史修志的数量在减少，而是其他利用档案的数量在增加。近年来的趋势是以组织、单位编史的逐渐减少，而个人编史、个人文集和续写家谱、家人传记的却在不断增加，如赵宗复的家人和学生查档写《赵宗复文集》，个人编写的纪实文学《解放太原》等。档案的进一步的开放，更加促进平民化的档案利用。

学术研究近年来单位个数和人次上在不断提高，其主力是各研究机构学者、各大学教师、博士、硕士、大学生等。利用高峰多集中在每年的1月和7—8月的寒暑假期间，以利用命历史档案、资料居多。

编史修志和学术研究都是利用档案数量、人次较多的。有时一两个利用单位，就可使一种档案的利用数量猛增。如2003年新闻出版局编《新闻出版史》，使得革命历史、旧政权资料使用量超出近几年平均量的三倍。在利用人次上，学术研究通常是一人多次，而编史修志是两人或多人多次，其共同特点是使用档案、资料数量大，查到率高（查到率高并不是所需材料都是齐全完整的，而是所需材料面宽，跨度大，大部分利用者总会或多或少找到一些自己所需的档案、资料）。

工作查考是针对单位而言的。档案是单位解决工作问题的参考依据，这几年主要集中在解决土地、房产的拥有权，解决职工工资、工龄问题，劳动争议等。

个人待遇是个人为解决工资、福利、荣誉、保险等。主要查阅内容是职工招工手续、大中专学生分配派遣证、公学学生名单等。查到率低，常使利用者高兴而来失望而去。工作查考和个人待遇档案的共同特点是利用指向明确，一般只需一两份文件，准确的话一般一至兩卷解决问题，虽利用单位多，但是利用人次、利用档案数量却不会成倍增长，大多是急事急办，办完结束。

其他指无法归入上述几类的利用，只是来了解，看看档案馆、档案保管等情况的利用者。有回忆过去的老同志，也有家长带来写英雄故事作文的小学生等，虽然利用比重不大，但是可以反映出社会需求的发展趋势。

二、网络环境下的档案利用途径。

1，馆内局域网与传统档案的数字化工作。

局域网服务是指通过局域网提供已数字化的档案信息资源的利用方式，这是基于网络的最基本的档案提供利用途径。

这种途径下，第一，将馆内的档案目录数字化，以提供查找档案信息所需要的数字化目录，并能为在更高一级别的网络上提供利用打下基础；第二，尽可能开展馆内传统载体档案的数字化工作，通过各种录入手段和方式将传统载体的档案信息转化成数字信息；第三，为数字化档案信息提供利用的网络设置接口，以便在需要的时候能顺利接入因特网，提升利用工作的层次和范围。

这种途径提供利用的信息通常应当是内部信息，一方面：为了加快馆内工作人员查找相关信息的速度，另一方面：便于馆内工作人员之间的沟通与信息交流。所以，必须控制上网信息的范围并对各类上网用户的权限做出详细的规定并在系统中予以实施。

依托党政网展开党政机关之间的提供利用党政网是指党政合一的机关局域信息网络，也是电子政务的主干工程之一。它是独立的，在物理上与互连网相隔离，从而充分确保了网络和信息的安全。它的建设可分为两个层面，先是党政部门内部利用先进的网络信息技术实现办公自动化、管理信息化、决策科学化，进而可以与社会各界利用互联网信息平台充分进行信息共享与服务。由于党政网的构建目的明确，用途专一，因此得到了广泛的应用。

这样每一个档案信息服务机构都成为全球性网络上的一个站点，成为全开放、为全社会服务的网络信息中心的一个部分，将极大地满足全社会对档案信息资源利用的需求。

2，安全保密问题很迫切。

网络环境下迫切需要关注信息方面的安全问题，应注意未开放档案信息的保密和安全。尤其是由于互联网的开放性、平等性，网站几乎无法控制用户对公布的信息的操作，因此必须控制所提供利用的档案信息资源的范围，不应公开的档案信息资源一定要控制好，不得上网。

档案各项工作的最终目的就是利用，在遇到要解决的问题时，如果有档案做依据便可得到一个与事实相同的结果，也会使当事人信服。档案的利用联系着社会和千家万户。对档案利用进行分析，可以找到我们工作中的不足，进一步完善我们的档案工作，促进档案工作的发展和社会的和谐发展。

参考文献：

1，曹阳，《电子政务的重要实践—四川党政网建设》，《信息化建

设》。

2， 黄存勋等,《文档一体化—网络时代的文件与档案管理》,成都：四川大学出版社。

3， 赵屹,《试论网络环境与我国档案信息资源开发》，《二十一世纪的社会记忆》，北京：中国人民大学出版。