医院药品盘点中常见账物不符的原因及对策

张鲜利，霍 花，翟 力

(沈阳军区总医院北方医院，辽宁 沈阳 110031)

医院药品盘点中常见账物不符的原因及对策

张鲜利，霍 花，翟 力

(沈阳军区总医院北方医院，辽宁 沈阳 110031)

目的探讨在医院管理信息系统环境下，提高药品盘点的账物相符率。方法收集药品盘点中发现的问题，分析账物不符的原因，提出改进措施。结果造成账物不符的主要原因是录账不及时、记账出错、发药差错和系统设计不完善。规范药品发药程序和记账作业要求，账物相符率达到96%以上。结论药品的账物相符率不是盘点出来的，而是管理出来的。

药品盘点；药品管理；账物相符率；账物管理

药品盘点工作既是医院药品物资管理的重点，也是医院经济管理的重点[1]。通过药品盘点生成的账物相符率，已经成为衡量医院管理工作的重要指标，提高账物相符率是各个医院药品管理工作所追求的目标。

我院是一所以软伤治疗为中心的大专科小综合性质的二级甲等医院，有1个门诊部7个临床科室，展开床位400张，常备药品600余种。药械科调剂室集门诊药房、住院药房、中心摆药室于一体，药品库存为二级库存，由5名药师进行处方调配、临床摆药、请领药品等日常工作。自2000年开始运行军卫一号管理信息系统以来，药品的账物管理及每月的药品盘点，由计算机软件替代传统的人工统计，只要点击药品库存管理栏目下的药品库存情况，输入某一药品的词条，可即刻查到该药品的库存。但是，电脑账与实物盘点仍常出现差异，为此，笔者对每次盘点发现的账物不符现象进行登记，并对其原因进行分析，以期减少账物不符出现的几率。

1 药品盘点常见账物不符的原因

1.1药品出入库及请领时记账错误 当某药品出现盈亏的数量大于处方量，并且为最小包装的整数倍时，可能与药品的出入库记帐和申请单及批条的配发有关。应首先查找单品种的入库，看是否在出现盈亏的时间段内有入库记录，如需要与负责入库的人员进行复核，多数是库管人员将药品的包装量计算错误，或有时将药品名称写错，造成两种药品的盈亏。其次，当没有入库记录时，应查找出现盈亏的时间段内是否有科室请领单及批条发出，并进行回顾性检查，看是否在配发时将药品的包装量计算错误，这样可以快速查找到造成较大数量的药品盈亏的原因。比如，盘点利多卡因注射液时多出50支，当月除了麻醉科请领150支外，在没有其他的出入库记录时，应考虑查找本次发药过程。

1.2在处方调配中的错误 当某药品盈亏的数量正好在处方量时，就可能与处方调配有关。应查找在同一时间是否有其它药品的盈亏，并且盈亏的数量恰好相等。如有这种情况，可能是在处方调配时出现错误，造成某两种药品盈亏恰好相等的情况。这种因发药差错造成的药品盈亏，往往是在双盲的情况下通过盘点发现的，它体现出了盘点的多样功能。比如，笔者在对药品润洁与润舒、苯磺酸氨氯地平分散片与苯磺酸左旋氨氯地平片、速效救心丸与复方丹参滴丸、复方丹参注射液与复方苦参注射液、黄芪注射液与参脉注射液、碳酸氢钠注射液与氯化钠注射液的盘点中，就出现过在同一时期数量恰好盈亏相等的情况。有的经及时核查证实为发药差错并进行了纠正，有的由于缺少用药一方的证实，无法核查得不到纠正。造成这些差错的因素较多，有药品名称相近、药品作用大致相同、药品包装相似、药品货位摆放不科学及发药人员的主观性等。但在诸多因素中，还是人的主观能动作用是第一位的[1]，因此一定要提高一线工作人员的思想认识，并加强监督管理措施。

1.3计算机软件应用时造成的错误 当某药品出现盈多，并且数量在处方量之内时，可能与该药品被重复确认有关。在军卫一号系统的处方发药窗口，点击刷新可自动生成已收费的处方信息。调剂室发出药品，点击确认后，处方信息会从界面被清除并自动减库存。由于系统设计所生成的收费单每一次重复打印药品发货票，如打印机故障、患者信息不正确、药品收费有误及付款后又退药等情况下，该处方信息都会在处方发药的界面中重复出现。这时，发药人员一旦没有注意就会发生重复确认，被重复减库存。这是造成药品盈多最常见的原因。

1.4药品发出未减库存造成的错误 当药品亏少的数量为处方量，并确定没有其它药品盈多时，要查找住院处方。通过单品种查询，逐一进行核对。如果只有处方，而电脑没有单品种用药信息，就可能是发药后未进行处方录入。患者住院期间的用药，通过中心摆药可以自动生成计费，同时从二级库减库存。对于临时医嘱和因包装不可分割而不能摆药的药品，我院采用处方取药。住院患者发生处方取药时，只有通过处方录入，才能给患者计费并减少库存。处方取药后如果未及时进行处方录入，一旦发现时患者已出院，其处方用药便无法计费，直接造成医院的经济损失。

1.5药品多发或拆零时遗失造成的错误 药品亏少数量不确定，经查证没有处方未记账，同一时间段又没有出现其它药品的盈多时，可能是发药时多发药品所致。纠正这种错误的关键是加强核对和库存的实时维护，这样才能及时发现并追回或补记账。如水飞蓟宾胶囊每盒20粒当作10粒发到病区，核查后病区退回多发的药物；狗皮膏给患者记账1袋，实发2袋，核实后补记帐。还有药品亏少的数量正好为整包装或口服药品为整板的情况，这可能是药品在拆零摆药时，拆包装上架时遗落在包装盒里。笔者曾经查找废包装，找到遗落在包装里的药品，避免了药品的丢失。

2 对策与措施

笔者在实际工作中的体会是，提高账物相符率必须把握好三个环节，即出入记账、凭证发药和定期盘点。

2.1首要环节记账要及时准确 笔者所在单位是由调剂室的负责人专人负责请领药品的入库记帐、报损报废药品、调出药品、返库药品的出库记帐。要求记账人员不仅要熟悉药品的名称、规格、包装、厂家和调剂室的药品流量，掌握计算机软件的出入库记帐功能，还要具备严谨的工作态度和实事求是的敬业精神。同时每个药品柜的责任药师对药品库存情况的实时维护，为记帐环节起到了保障和监督的作用。我院曾经发生过由于入库错误导致药品帐物不符的情况，就是由药品柜的责任药师发现的。

2.2其次是把握好药品的出入环节 药品必须凭处方发出，非经医师处方不得调剂[2]。在处方流量越大时，越要加强窗口的核对制度，避免错发、多发、少发药品。还特别要注意调剂室的药品要与出库单认真核对无误后再上架。计算机管理的引入，使药品库存可实时查询，药品盘点不以金额而是以数量计算账物相符率，因此药品之间不能以金额进行调换。工作中有些情况是难以避免的，如失手损坏药品、药品原包装出现破损等，都要填写破损药品登记；备用的急救药品到有效期后，填写报废药品登记，经领导批示记帐后药品再下架处理。这些内部管理措施的加强，保证了出入调剂室的药品账目清楚准确。

2.3最后的盘点工作是药品管理的重点和难点 工作量大，要在人员集中的情况下快速完成，要克服因值班轮休人手少的困难；重复性强，为强化盘点的功能，每月进行一次[3]，有时刚刚查清上月盘点盈亏的原因，就要着手下个月的盘点准备；人员缺少，盘点时即使全员参加，也不够两人一组。为此在人员安排上采取乙药师盘点甲药师负责的药柜，丙药师盘点乙药师负责的药柜，依次类推。盘点时间通常安排在处方流量最小的时段进行[4]。我院调剂室是24 h值班，全天只有早上的时段处方流量最小，所以把盘点安排在早上，即在盘点当天不进行科内早交班，全体人员提前1小时上班即开始盘点，用1个半小时就能盘点完，使值班人员既能参加盘点解决人手少的问题，又能尽快下班休息。

为使盘点工作能顺利进行，管理上有大量细致的工作要把握，除了上述人员、时间安排上要科学合理以外，还有如下工作要处理好：药品的摆放要有序，每种药品一点定位[3]，个别是两点摆放；盘点单按药品摆放的排序专人负责打印，各药柜负责药师在打印盘点单之前上报当月新到药品和下架药品，防止药品的漏盘；盘点的结果要由药柜的责任药师和盘点药师复核，以保证盘点结果的真实正确；各药柜的责任药师要在盘点单上标示出有效期限6个月和3个月未动的药品，并逐一将药品盘点结果与药品库存进行核对，将相符、盈亏分别用“√”、“﹢”、“﹣”等符号来标示，确保盘点单上的药品信息全面准确。最后，药械科办公室还要通过定期抽查进行监督指导。

3 讨论

药品盘点是药剂科业务中的一项经常性工作，但是，盘点的目的是发现问题，而不能预防问题的出现。因此，要提高药品盘点的账物相符率，一是推行优良药房工作规范，按照标准操作规程进行作业；二是通过盘点及时发现问题，查明原因，改进工作，修订规范，不断提高调剂发药的作业水平。实践中笔者认识到，药品的账物相符率不是盘点出来的，而是管理出来的。几年来，我院正是通过查找账物不符的原因，不断建立和完善内部管理制度，使我院药品的账物相符率达到96%以上，误差的药品金额小于库存药品的1‰，在当月销售金额的0.4‰以下。而且，药品盘点工作认真细致的开展，也带动起其他管理工作质量的提高[1]。

[1] 黄爱琴,张梅玲,蔡 溱.以药品盘点为抓手,培养和提高药师的职业素质[J].药学服务与研究2010,10(1):65.

[2] 中华人民共和国卫生部.处方管理办法[S].卫医发[2007]53号.

[3] 许百虹,廖广仁,熊志强,等.二级库管理模式下药品盘点方式的设计与应用[J].中国药房,2007,18(13)988.

[4] 石浩强,黄 海,柏子安,等.从我院药品盘点工作的改进浅析医院药品的管理[J].中国药事,2005,19(10)604.

2011-04-14

[修回日期] 2011-05-10

Causesandcountermeasuresofinconformityofgoodsandaccountsinhospitaldrugchecking

ZHANG Xian-li, HUO Hua, ZAI Li

(North Hospital, General Hospital of PLA Shenyang Military Area Command, Shenyang 110031, China)

ObjectiveTo discuss the methods to improve accounts and matter consentaneous rates in drug checking works under the hospital management information system．MethodsThe problems discovered in drug checking works were collected , the causes of bringing about accounts and matter unconsentaneous were analyzed, and the improvement measures were put forward.ResultsThe prime causes of accounts and matter unconsentaneous were untimely entering accounts, accounting mistakes, drug dispensing mistakes, and imperfect system design. By standardizing drug dispensing processes and account operation requires, accounts and matter consentaneous rates reached above 96%.ConclusionsThe way of improving drug accounts and matter consentaneous rates was not check but management.

drug checking; drug management; accounts and matter consentaneous rates; accounts and matter management

张鲜利(1953-)，女，副主任药师.Tel：(024)28852281.

霍 花. Tel：(024)28852485.

R952

B

1006-0111(2011)03-0235-03