如何推进校办企业档案管理全面发展

王新民

校办企业虽然是学校创办或者依托学校创办的企业，但是很多的校办企业是独立于学校之外，只是挂着学校的名义独立经营。这样的校办企业档案管理就出现了一定空白，对于上级主管部门和企业学校要负起责任，指导和推进校办企业档案管理全面发展。

一、开展心理引导，激发建档热情

校办企业人员的档案意识是决定校办企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立校办企业的档案观，必须进行积极的心理引导。

1.管理意识引导。大量事实说明，我国校办企业发展的最大制约因素是没有很好的管理。校办企业要想快速得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营方式向现代化管理的经营方式的转变。对此，我们应该有清醒的认识，新形势下校办企业只有加强管理，才能在残酷的市场竞争中立足。校办企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，校办企业的管理便成了无本之木。

2.逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉我们，滞后的档案工作必定是制约校办企业发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，校办企业的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。校办企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有特殊的心理，因而档案部门不能一味地急于去做正面的宣传灌输，有时可以从侧面，甚至反面逆向思维的角度来激发校办企业的建档热情。

二、勇于开拓创新，实现多元服务

在市场经济条件下，校办企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，上级主管部门和企业学校只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为校办企业档案工作科学管理提供依据。国家档案局制订的《企业档案业务规范》作为行业标准印发，校办企业档案工作也可参照。同时，应积极建立校办企业档案工作协会，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在校办企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。由于它是一个非正式组织，其成员从校办企业内部具有较强档案意识的人员中产生，因而既能代表校办企业利益，反映他们的真实想法，又具有较高的档案工作热情，并能较好地领会档案部门的专业意图，能起到较好的沟通作用。档案部门为校企提供服务，应更多地注重于宏观上政策与技术的引导，而不应拘泥于繁重而不现实的具体业务环节，要不断开拓创新，努力探索出一些新路子、新方法。

1.充分运用档案网站的传播优势，开辟内容丰富、信息新颖的校办企业档案工作服务专栏，传播最新的法规、标准，传播先进经验，成功作法。

2.有针对性地编写业务指导材料和工作指南，送发到各校办企业，指导建立档案工作。

3.根据校办企业的意愿，为企业培养档案人员和招聘选拔档案人才。

三、坚持依法治档，注重监管方式

《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保存的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案产生严重损毁和不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购。”校办企业有很大程度上的自主权，但校办企业档案管理的自主也必然是在法律框架下的自主。校办企业要知法、守法、执法，履行《档案法》规定的义务，依法做好档案管理工作。其实，校办企业档案工作不仅要管，还要依法管好。校办企业档案是国家档案全宗的组成部分，理应纳入国家档案资源建设范围，各级档案部门要加大对校办企业宣传档案法律法规的力度，提高依法管理、保护档案的水平。要针对校办企业档案管理中存在的问题和违法行为加大执法检查和查处力度，突出监管重点，确保档案安全。由于校办企业的发展经历不同，其档案内容也具有很大差异。校办企业涉及的领域越来越广，档案行政管理部门要研究确定校办企业中对国家和社会有保存价值档案的范围，并依法进行监督管理。

四、拓展管理范围，推行多元模式

1.树立档案管理范围与企业竞争需要相适应的观念。只有不断制订和完善有助于校办企业档案形成完整、真实的保证性措施，才能增强企业产品在市场上的竞争力。此外，还要加强知识产权档案的收集管理。由于包括商业秘密在内的知识产权是依附于一定载体而存在的智力成果，而档案是记载智力成果的一种形式，所以，管理好校办企业知识产权档案是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施。

2.树立档案管理手段与企业信息化进程相适应的观念。校办企业在其信息化的过程中水平参差不齐，档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、网络管理会同时并存，不能脱离企业管理状态的实际而单纯去追求档案手段的更新。

（作者单位 山东劳动职业技术学院）