高校人事档案统计结构分析

赵金卓 程 荣

（湖北医药学院 组织人事部，湖北十堰442000）

高校人事档案统计结构分析

赵金卓 程 荣

（湖北医药学院 组织人事部，湖北十堰442000）

档案统计结构分析是高校人事档案管理的重要内容，在档案管理实际工作中从不同角度去分析、研究有价值的信息，揭示数据之间的联系和依存关系，为领导在高校人事档案管理决策中提供参考依据，为档案事业的发展提供建设性规划。

高校；人事档案统计；结构分析

档案统计分析是在大量的统计资料、数字和数据的基础上，经过综合加工、分析而产生的颇有说服力的档案统计信息，它融合数据、情况、问题、建议为一体，既有定量信息也有定性信息，是体现档案统计工作服务和监督的主要方式，①是高校人事档案管理要内容。要树立视人事档案为识才、选才、用才服务的观念。档案管理工作者运用档案统计分析方法，从不同角度去分析、研究，使高校人事档案在人力资源管理中提供有价值的信息，满足教育事业人才发展的要求，有利于分析判断人事档案统计数字的准确程度，有利于研究改进人事档案统计资料的收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递，有利于不断完善人事档案统计的方法、制度，提高档案统计工作的整体水平。

一、当前高校人事档案统计工作的重要性与现状

1.当前高校加强人事档案统计工作的重要性

干部人事档案是国家档案的重要组成部分，是历史的、全面的考察和了解干部选拔、使用过程的重要依据。干部人事管理是高校内部管理中最为活跃、最为关键、最具有艺术性的工作，同时也是难度最大的工作。加强高校人事档案统计分析，是高校运用科学的管理方法研究和归纳人事档案统计工作的特点和规律，不断强化内部管理模式，提高对有科学价值的档案资料的利用效率和掌握，以便更好的为高校的改革发展服务、为社会主义现代化建设事业服务的一个重要途径。

人事档案工作内容通常有六个基本环节，包括人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。其中，人事档案统计是一个甚为重要的环节，也是做好档案管理的必要条件。高校人事档案统计不仅是人事管理中最为重要的一个环节，也是高校人事管理走向深入的一个重要节点。标准化管理是高校人事档案管理模式发展的基本趋势，而高校人事档案统计则是标准化过程的基本内容和环节。做好高校人事档案统计分析工作，对于历史的、全面的了解干部、更好的开展和组织人事工作，开发利用好人事档案信息资源为高校、为社会建设服务，具有十分重要的意义。中共中央、国务院在对国家档案局关于召开全国档案工作会议的报告的批示中指出：“档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富。档案工作是一项很重要的专门事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。”②档案统计工作用定量的方法对档案资料和档案管理工作进行分析，在量化分析中对档案工作进行观察和研究，以数字形式揭示当前档案资料利用和档案管理工作中的一般现象和一般规律，为反映档案管理工作规模、水平、发展速度，加强和改善管理提供重要依据，为总结经验、探索档案工作发展规律提供线索和依据。

2.当前高校人事档案统计工作的现状与问题

长期以来，由于人事档案管理体制的制约，我国现行的人事档案管理仍主要延续着传统的人事档案管理模式，制度化、规范化工作才刚刚起步。在我国高校，人事档案相对集中，但是部分人事档案主管部门疏于对人事档案业务工作的指导，或者对人事档案工作的重要性认识不到位，致使人事档案工作指导和监督力度不够。尤其是高校的人事档案统计分析工作浮于表面，不能深入，更不能真正体现档案的实际效益。高校人事档案统计工作目前主要集中于每年例行的数据统计，而不具体分析通过人事档案的信息资源所考察到的社会价值。高校人事档案统计工作浮于表面，就说明不了档案给高校发展和社会进步带来的价值和作用，不利于档案资源的开发，也不利于高校人事工作和档案管理的长久发展。同时，现代化手段的滞后也严重影响了当前高校人事档案统计工作的开展。当前我国高校虽然已经普遍开始实行人事档案信息化管理，但是由于受到资金、设备以及人员配备等多方面因素的影响，现代化管理手段形同虚设，以现代化管理手段为基础的数字化模型和统计分析也就无法进行，这就严重影响了高校人事档案统计工作的开展。

高校人事档案统计工作已经成为人事档案管理工作中的一个薄弱环节，这与档案统计在整个档案工作中的重要地位是不相符合的。因此，本文就试图对高校人事档案统计工作提出一些基本的思路，以加强和完善高校人事档案的统计工作。

二、高校人事档案统计结构分析的思路

1.建立高校人事档案统计分析思路，突出统计资料收集重点

提高档案工作的收集效率，建立资料的收集方案，明确调查目的和指标，是人事档案统计分析的基础，其工作质量的好坏，不仅直接影响到人事档案工作的其他环节，而且对全面和准确地选人、用人起着重要的作用。档案人员在收集、归档、编目等一系列工作中，要经常利用统计指标来判断各阶段各类别资料是否齐全，做到通观全局，心中有数。

高校人事档案统计分析在实际工作中按照资料的来源，将档案收集分为两类：一类是经常性档案资料，另一类是一时性档案资料。经常性档案资料包括：人事任免材料（包括考察材料）、新到人员填写的人事履历表、年度考核登记表（人事调配科负责，简称1组）；入党入团志愿书、党员登记表（组织统战科负责，简称2组）；评聘专业职务材料、在职人员取得新学历经组织确认后应归档的材料（师资培训科负责，简称3组）；各种工资材料（工资科负责，简称4组）；一时性档案资料包括：实行《公务员制度》中形成的招、考、录等方面的材料；党代会、人大会政协等会代表登记表；奖惩材料；出国、出境人员登记表等。在时间上掌握了经常性档案资料的收集方法，现以2010年人事档案经常性资料的收集为实例进行统计分析，掌握人事档案归档材料在单位时间段中的收集重点：

表1 2010年经常性档案资料收集时间统计表 单位：份

分析：通过（表1）“经常性档案资料收集时间统计表”可以观察到：2010年（1组）资料第一季度为收集重点；（2组）资料第三季度高于其他三季度，收集方法平稳；（3组）资料等第三季度和第四季度为收集重点；（4组）资料第一季度为收集重点。由此可见，将原始材料数据加以统计，从不同的侧面、不同的时间和不同的类别反映其不同的内容，使枯燥的数字更直观醒目了。

2.采用统计结构分析，提高高校人事档案统计质量和水平

对档案统计分析研究，把原始的档案统计信息予以加工，建立档案统计台帐，提炼并转化为领导需要的决策依据的过程，同时，还要把高校人事档案统计分析研究作为档案统计工作者的一项任务，要求在每进行一次较大的统计整理之后，写出统计分析报告，促进档案人员加强学习，开阔眼界，扩大知识面，提高政策水平和业务水平。把人事档案统计数字同档案工作实际结合起来，有利于判断统计数字的准确。分析师资队伍学历、学位现状，提供有价值的信息。

1.从档案统计数据分析近三年副处级以上领导干部、副高以上职称人员的学历学位结构现状（表2）

表2 近三年副处级以上领导干部、副高以上职称学历学位结构分析表

分析（表2）：计算过程略。从总体上看，近三年学历学位结构呈上升趋势，2009年占学历、学位总数的28.85%，2011年达到了37.17%。学历学位的提升表明了高校积极推进青年教师硕士化和骨干教师博士化进程，通过多种培养形式，鼓励和支持青年教师攻读硕、博士研究生；博士生学历学位从2009年26.09%上升到2011年40.21%，；硕士生学历学位从2009年26.04%上升到2011年40.23%，硕、博士学历学位净增率提高14%以上；无学位从2010年35.59%降到2011年33.33%年下降率达2.26%。可见：有一只高学历、高学位、高素质、高水平副处级以上领导干部、副高以上职称的团队，高校才能在当今日趋激烈的竞争中赢得应有的地位

2.从档案统计数据分析近三年副处级以上领导干部、副高以上职称人员的职称结构现状（表3）

表3 近三年副处级以上干部、副高以上职称结构分析表

分析（表3）：计算过程略。从总体上看，近三年职称结构合理，副处级以上干部、副高以上职称的教师以教授和副教授为主，以政策为导向，营造良好的科（教）研环境，将教师科（教）研工作量纳入聘期考核，加大科研奖励力度，作为教师聘任岗位、晋升职称的必要条件，符合教学型大学对师资的要求，能够满足教学科研工作的需要。

3.人事档案统计结构分析为档案理论研究提供必要条件

档案学理论是一门独立的学科，它有着自己的运动规律，要想立足就有所发展，就必须采用高校人事档案统计分析方法去研究。档案统计结构分析所提供的统计数据和情况分析是领导进行决策的参考依据，有助于领导系统地了解和掌握档案工作的基本情况，为高校人事档案工作的发展寻找正确的方法和途径，为领导的决策服务。掌握档案统计数据结构情况分析，可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供可靠的科学依据。档案各项业务工作是相互联系、相互依存的，通过高校人事档案统计结构分析，可以了解和掌握人事档案工作的现状和发展趋势，揭示其中存在的问题和困难，总结经验，进一步提高人事档案业务工作水平，充分发挥其在人事档案在管理中的积极作用，为高校人事档案事业的发展提供建设性规划，为高校人事档案业务建设服务，这是当代科学发展的一种趋势。

注释

① 张彦清：《档案统计分析》，《北京档案》2002年第12期。

② 《中共中央、国务院批转国家档案局关于全国档案工作会议的报告》，1980年2月14日。

责任编辑 平乐