图书分类法转换实践与管理机制的完善——以中国人民大学图书馆为例

中国人民大学图书馆 王惠芳

图书分类法转换实践与管理机制的完善
——以中国人民大学图书馆为例

中国人民大学图书馆 王惠芳

图书分类法的转换对于一个图书馆来说具有非常重要的意义，它涉及一个图书馆对馆藏文献揭示、藏书布局调整、书目数据更新等方方面面，是一项繁杂的系统工程。

为适应学科发展需要，人大馆对50余万册图书进行了分类法转换，由原来使用的《中国人民大学图书分类法》（以下简称《人大法》）分类号换成《中国图书馆分类法》（以下简称《中图法》）分类号，同时进行书目数据的更改和藏书布局的调整。整个转换过程涉及文献量巨大，历时较长，牵涉部门广，对读者影响大，面临困难多，开全国高校图书馆大规模分类号转换之先河，也是该馆规模空前的一项重大工程。本文，笔者以中国人民大学图书馆（以下简称人大馆）为例，对图书分类法转换与管理机制的完善作一论述。

一、图书分类法转换工作实践

图书分类法转换实践是对馆藏图书管理制度的梳理与完善过程，由此引发书目数据维护与典藏工作及质量监控、馆藏布局调整等方面机制的不断深化，为完备图书馆资源整合工作奠定了良好基础。

1.图书分类法转换的目的。

（1）适应新学科发展的需要。《人大法》类目设置偏重人文社会科学，第6版出版后就没有再进行修订，导致新兴学科及一些交叉学科类目设置不全，无法满足各类文献的编目需求。近年来，中国人民大学（以下简称人大）新增设了自然科学学科，理工类、科技类入藏图书量不断增长，对分类法类目的设置提出了更高的要求，类目体系必须科学合理，具有前瞻性与预见性，才能保证新学科新主题的准确分类。

（2）充分实现资源共享。为实现统一书目和文献著录标准化，我国各图书馆基本实行统一下载编目数据，这些数据都是按《中图法》分类，人大馆在下载后还要用《人大法》重新分类，书目数据无法实现统一的著录格式，不利于书目数据的转换和资源的共享。

（3）顺应读者使用习惯。从读者使用习惯和使用效率来说，《中图法》已被全国绝大部分的图书馆、出版单位和信息、情报部门等所采纳，为很多读者所熟悉。而且，《中图法》分类规则更简单易学，更符合读者使用习惯。

2.图书分类法转换的前期筹备。

（1）前期调研。针对《中图法》转换工作的实施步骤和相关问题，人大馆对全国相关高校图书馆进行了考察，对《中图法》分类号使用中的问题、索书号的构成、种次号和著者号的比较等进行了调研，采取调查问卷、走访的形式调研了北京大学图书馆、清华大学图书馆、武汉大学图书馆等高校图书馆，对他们的情况进行分析研究，制定出了具体的实施方案。

（2）统计数据准备。为摸清馆藏图书现状，人大馆对其馆藏各类图书进行了详细的统计，并按出版年统计数量，最终确定以1995年为界，1995年以前出版的图书沿用人大号，其后出版的图书改成中图号，改号的中外文图书总量为50万册。

（3）确定转换流程。由相关部门组成协调小组，根据人大馆图书分类状况和馆藏调整的原则，制定出详细工作步骤、流程和实施细则。

（4）强化业务培训。对参与转换工作的人员进行业务培训和实际操作培训。特别是馆内工作人员，不仅要熟悉转换工作的流程，同时要对公司人员进行质量监督和业务指导。

3.图书分类法转换的实施。分类法改换工作涉及图书量巨大，工作流程繁复，参与人员众多，可以说是一项系统工程。根据改号进程，主要经过以下几个阶段。

（1）试验阶段——积累经验，完善工作流程。由于改号图书涉及范围广、数量大，为减少错误，摸索经验，人大馆首先对7 000册小说进行了中图号的转换。小说版本多，分类号不统一，在改号过程中陆续发现较多的数据遗留问题，逐一进行了修改。通过小说换号工作，工作人员总结了经验，针对改号过程中存在的问题，设立了责任制监督制，并逐步完善工作流程，在相应部门设立专门典藏人员负责查找、核对数据，及时发现问题，初步建立起沟通反馈协调机制。

（2）数据转换阶段——实现书目数据先期更改。数据转换工作首先从库本图书做起，主要完成以下几项工作。按出版年将图书区分开来，以1995年为界。首先，对1995年前出版的图书不做数据改动，进行排架密集。其次，将1995年（包含1995年）后出版的图书在系统中添加《中图法》分类号，加入种次号形成新的索书号。最后，按系统中新的索书号转换书标，并按新的索书号进行排架。

在数据转换阶段发现的主要问题有：馆藏空间严重不足，所有阅览室藏书已呈饱和状态，无法对各阅览室藏书进行大规模整合调整及布局；改换成中图号后，图书所属类目变化较大，各类图书增减数量不等，无法预估数量，需要重新对各类图书合并整序，顺号整架量巨大；数据录入人员不稳定，改号熟练程度及操作水平不同，导致工作进度受到影响；改号工作涉及多个部门内部工作协调，工作规范及流程还不够明确清晰。针对这些问题，人大馆主要从制度和可行性方面探寻解决办法：一是寻找解决空间狭小的办法，确立藏书布局原则，重新调整馆藏。对阅览室书架进行精确核算，利用密排库剩余空间对库本中利用率低的图书分流，保证阅览室中图号图书的摆放。二是建立人员考核制度，特别是公司人员的质量管理、人员培训、人员安排、工作流程等方面的制度，强化考核和质量监察，保证工作质量和工作进度。三是加强对馆员的业务指导，建立沟通反馈机制，及时通报改号工作进展。四是确定数据维护制度，各部门指定专人负责解决数据问题，对问题数据及时核查处理。

在此阶段，数据转换过程中产生的数据问题暴露出来，馆内业务流程问题和换号人员素质问题也集中显现。数据维护机制及典藏制度、责任监督机制、人员培训机制还需要进一步确立和不断深化。

（4）清点阶段。此阶段工作主要为了理清各阅览室藏书状况，修正改号过程中出现的各种数据错误。在完成了所有阅览室的图书排架整理后，工作人员对6个阅览室图书进行了清点，对馆藏图书数量进行统计，并核查错误数据，寻找遗落的复本，提高了书目数据的准确率。具体清点流程如图1所示。

图 1 图书分类转化具体清点流程

本次清点是人大馆最大规模的一次清点，清点图书达100余万册，核查数据3万余条。遗失图书5 112册，遗失率为4.9‰。

二、图书管理机制的建立和完善

纵观整个分类法转换工作过程，应该说是对馆藏图书的全面彻查，以及对图书管理工作流程的全方位考量，促使图书管理各项机制得到确立及不断完善。

1.设立数据维护制度。书目数据维护是图书馆的一项长期工作，直接影响编目、典藏、流通、检索各项工作环节的顺利进行。在转换分类法工作中，工作人员积极摸索和建立书目数据的维护制度，以提高编目工作的标准性、规范性，保证图书流通、文献检索的准确性。分类法的转换是基于书目数据的逐一更改，这既是更改的过程亦是数据的检查、维护的过程。在这一过程中，编目中存在的一些问题，如图书分类归类不准确、著录存在不一致性、记录缺乏唯一性等等问题就会暴露出来。而探究其原因，并对数据问题进行定期总结，形成对数据库的维护制度，这对提高编目的标准化、规范化程度，改善图书文献编目质量，方便读者检索，都有重要意义。

2.形成信息反馈沟通机制。转换过程中不断出现各种各样的新问题，相关部门及部门内部必须及时沟通信息、反馈问题、相互协调，各种问题才能得到妥善解决，换号工作才能得以顺利开展。具体来说，读者服务部门要加强对编目数据质量的信息反馈，形成信息反馈机制；流通部门管理人员要就读者借阅中发现的编目数据问题定期与编目人员进行交流，错误数据应及时得到修改、增减，实现动态维护；流通部门要随时记录日常工作中发现的问题，由编目人员定时收集、整理、修改、总结，通过对编目数据的信息反馈，提高编目数据的质量。

3.拓展典藏管理工作范围。典藏工作是图书馆工作中不可或缺的内容，对馆藏资源的分配、馆藏布局的调整都起着关键的作用，分类法转换工作大大拓展了典藏工作范畴。传统的典藏工作人员一般设立在编目部门，主要做好馆藏分配的工作。而分类号转换由于调配图书量巨大，需要在流通部门设立专人负责典藏管理，理清典藏工作的内容，设计典藏工作流程，对库藏图书进行数据分析及合理调配。通过经验的积累和工作实践，对库藏实现科学动态的管理，不断提高馆藏文献利用率。

4.确立馆藏布局调整原则。在流通部门，小规模的动态馆藏布局调整是一项常态工作，但在馆藏空间有限的条件下，完成上百万册的图书的重新布局，是一项综合性的系统工程。分类法转换期间，要对馆藏图书数量及各类别图书进行统计分析，根据图书流通量、读者需求和馆舍空间进行馆藏调整和布局，确立相应的调整原则，为构建科学合理的馆藏布局积累经验。

5.强化人员培训机制，加强监督和指导。随着图书馆业务的逐步外包，外包公司人员承担的业务比重会越来越大，因此，加强公司人员培训和业务指导，设置详细的服务规范和工作流程以及明确的奖惩办法，完善监督管理机制，是确保图书馆各项业务正常开展的保证。对于馆内工作人员，要根据岗位任务和工作要求进行业务培训，加强工作能力培养，不断提升其业务素质，提高其解决实际问题的能力。

6.深化咨询工作机制。图书馆阅览室的外包、书目数据的更改、馆藏的大规模调整都要求读者服务部门重视开展咨询工作，解决读者问题。在转换过程中，要加强咨询工作的人员配置，逐步完善咨询工作机制，提高咨询人员的业务知识和素养，与全馆的咨询展开对接，满足读者咨询工作不同层次的需要。

综上，分类法转换工作虽然是人大馆的一项非常规工作，但它涉及图书馆采访、编目、典藏、流通、系统管理工作的各个层面，是对图书馆图书管理业务工作的全面检验，也是对馆藏文献资源的一次重新整合，对该馆各项管理制度的修正和完善起到了非常大的促进作用。分类法转换项目实施后，书目的准确揭示、馆藏的合理布局能够为给读者检索、查找和利用馆藏资源带来更大的便利。

书标，再按新的分类号对各阅览室图书进行排架顺号重新布局。此阶段是分类法转换工作的攻坚阶段，工作任务相当繁重，尤其在开馆的状态下，借阅处图书始终处于流通状态，与库本图书较稳定的在架状态相比，不仅改号图书复本量大，各类图书的预留空间计算、排架顺架整理工作都遇到较大困难，人力和时间投入明显加大。库藏图书换成

后，两种分类号图书都需重新布局，由于各阅览室藏书空间有限，图书类别划分、布局调整原则亟待确立。