信息化环境下研究生进行知识管理的平台——NoteExpress

陆灵明，杨凌玲，郑小军

（广西师范学院 计算机与信息工程学院教育技术系，广西 南宁 530023）

信息化环境下研究生进行知识管理的平台
——NoteExpress

陆灵明，杨凌玲，郑小军

（广西师范学院 计算机与信息工程学院教育技术系，广西 南宁 530023）

学会知识管理是提高研究生科研创新能力的必由之路。知识创新过程包括知识的采集与加工、存储与积累、传播与共享、使用与创新等诸环节。知识管理技术中一项重要的内容是知识管理工具的使用。文章以一个教育技术专业研究生的视角，叙述了NoteExpress专业文献管理工具在建立数据库、整理相关资源、利用文献资源进行论文写作的整个知识管理流程中的使用。

知识管理；NoteExpress；科研方法

一、引言

在这个被称作信息时代、知识时代、网络时代的社会里，信息已成为人们日常生活中不可缺少的元素，对于追求知识、欲求用知识创新来实现自己人生价值的研究生来说，信息素养更是一种基本素养。钟志贤博士曾总结了一个具有信息素养的人具有的10个方面的特征，包括信息意识、恪守信息伦理、以问题为中心、挖掘信息源、使用信息工具、处理和评价信息、洞察信息的内在价值、能创造新信息（提出新问题或新思想）、利用信息进行独立或合作和终生学习、有独特的信息风格。[1]信息与知识既有区别也有紧密联系：获取数据、信息是进行知识生产的基础。知识是信息、数据的有机结合。新经济体系时代，知识成为“唯一有意义的资源”。它将使未来社会中各种组织与个人的生存方式发生变化。

“收集、管理和使用信息的方式，决定了你的输赢”（比尔·盖茨）。做科研、写论文需要检索查阅各种文献资料。面对卷帙浩繁的文献资源，简单的表格、文档已经无法很好地管理海量的、宝贵的检索信息。写作论文的时候，总是需要大量引用参考文献，需要在论文中加注并提供参考文献的列表，很多情况下对注脚和列表的格式还有诸多要求。因此，参考文献信息的编辑也成为一项耗时费力的工作，专门的检索信息管理已经必不可少。在此，笔者特介绍一种功能强大的文献检索管理系统——NoteExpress。如能熟练运用，将对研究者起到事半功倍的效果。

二、Note Express简介

NoteExpress（以下简称NE）是一款专业级别的参考文献管理软件。其核心功能涵盖知识采集、管理、应用、挖掘等知识管理的所有环节。2005年6月推出时，即获得不少专业IT网站的5星级评价。目前已有几十万国内外科研人员在使用，最新版本NoteExpress是2.6.1.1512。它将文献资料与笔记（文章）功能协调一致，除管理参考文献资料外，还具备文献信息检索与下载功能，可以管理硬盘上其他文章，能以附件方式管理文献全文或任何格式的文件，成为个人知识管理系统。它可直接在软件中检索中国期刊网、重庆维普、PubMed、Library of Congress、ISI Web of Science等数据库。同一参考文献信息或笔记（文章）可以属于多个目录，但只需要在数据库中保存一条记录。支持绝大多数流行的参考文献的导入格式，也可自己编辑文献引用格式。

三、利用N E开启知识管理之旅

下面笔者结合自己的研究实践，以一个研究生的视角，谈谈在研究的过程中如何用好这一款专业的文献管理软件。

1.安装软件，做好设置

NE参考文献管理软件v2.x分为标准版、教育版和永久授权版三种。每套软件允许用户在自己使用的两台电脑上安装、使用，目前在官方网站可下载使用期限为一个月的免费版。安装的时候最好选择系统盘以外的其他硬盘，这样系统恢复时一些相关设置 （比如自定义 “标识”）可得到保存。图1是软件的主界面。

在“工具”中的“选项”菜单中有一项“扩展”选择“MS Word插件”，选择“安装”，这样，在我们用Word写论文时便可得到相应的工具栏。

2.确定主题，建立专题数据库，进行信息与知识的获取

研究生论文大抵可分两类，课程论文和学位论文。前一类是学习和研究的阶段成果，后一类是三年研读成果的终结形式。选择研究的主题要根据自己的兴趣与实力，每一个专题都可单独建立一个数据库。

经过一年的课程学习和思考，结合导师的研究方向，笔者选了专题“教育技术学视野中的知识观”进行研究。确立好主题，就可以开始进行资料搜集，进入 “中国知网”，键入“知识观”，在“调研的领域”选择“哲学与人文科学”和“社会科学Ⅱ辑”两个领域。共有记录2340条，感觉条目太多，于是把搜索的“主题”改为“题名”得到大约570条结果。

检索出结果后，点击“全选”，然后点击“保存题录”。在随后新弹出的窗口中，“输出字段”选“自定义”，然后在下一行中“自定义”后面所有的选择框勾上，点击“预览”。最后，全选当前网页，复制到剪贴板，在该专题的“题录”上右键菜单选择“导入题录”以“来自剪贴板”为“导入数据”进行导入。如图2所示。

CNKI每次最多只能导入50条题录，在导入时我们发现使用Refworks过滤器也很方便，能很好地将原文的内容提要予以保存，这样就大大方便了以后在阅读文献时对全文的概览。当然可以选择一些不同的数据库如万方、维普，我校还购买了两个外文数据库SpringerLink全文电子期刊和EBSCOhost全文数据库，这样研究的视野就会大大开阔。

要研究一个专题，光看这些期刊杂志的内容是不够的，还必须找一些专门研究此方面内容的图书进行系统阅读。现在要找专业书籍，去图书馆浏览，到各大书店去寻找当然好，但不要忘记网络给我们提供的便利，学院提供了网上书目查询，只要登录到学校图书馆，即可查出相关书目。更重要的是，它可以将有关书籍信息加入题录，以便以后使用。

3.利用好本地与网络资源，完善专题数据库

语言学家王力先生在谈写论文时曾说过：“一个小小的题目，我们就要占有很多的材料，往往几十万字，要做几千张卡片。别看写出来的文章只有一万字，几千字，收集的材料却是几十万字，这叫做充分占有材料，材料越多越好，材料不够就写不出好文章。”可见，广泛收集资料是很重要的。信息技术的发展为我们收集信息和知识提供了有力的手段，扩大了知识收集的范围，提高了知识收集速度，降低了知识收集成本。在南宁市，除了本校的图书馆外，广西大学图书馆也是一个规模很大的图书馆，学院签订了《广西高校图书馆馆际互借管理协议》，可以去兄弟图书馆借阅图书，而且该馆也将图书目录在网上公开发布，可将有关需要的书籍列入题录数据库。除此之外，南宁还有一个规模较大的公共图书馆——广西壮族自治区图书馆，虽然是公共图书馆，专业书不会太多，但其收录的资源比较全面，也可将所需书籍列入题录。

超星电子图书是国内最大的数字图书馆，藏书达100多万册，很多专业书籍都有，只要下载专门的阅读器，就可阅读、下载、打印图书。电脑阅读图书特点是方便，可随时将所需内容摘录下来进入专题数据库。

有些搜索的结果，并不能导入到NE的题录里，对于少量书籍我们也可采用“手工录入”方式，如图3所示，缺点是工作量大，输入的题录常常不规范，所以最好不用此方式，如果数量较多，NE提供了过滤器，可将找到的相关数据库改成NE可导入的格式。

4.分门别类，围绕中心整理数据库

整理数据库其实就是知识编码的过程，目的是使本来杂乱无章的知识变为有序的显性知识系统，将知识组合化。据统计，大多数的学者用于查阅、整理资料的时间都是要占全部科研时间的一半以上，实验研究和思考计划时间占40%左右，而写文章的时间只占7%左右。可见查阅整理资料是科研的一项主要工作。NE平台可以同时打开多个数据库，只要相关题录进入数据库，管理相当方便。

在NE中建立书籍的链接选择书目，在“附件”窗口下单击右键，选择“添加文件”（如果是文件夹就选择“添加文件夹”），找到对应的书籍文件或文件夹，这样就将数据库的书目和书籍的文件或文件夹建立了链接，在此双击就可以直接打开这本书（或所在的文件夹）。为了区别所录入的资源的重要性，可以在题录中加上诸如“重要”之类的不同的自定义标记，也可按自己判断对文献进行等级分类。如果是不同图书馆借的书也可以在自定义字段里面添加自定义标识。

在建立数据库的过程中，加入大量题录之后，往往就会开始对某一文献进行下载阅读，NE并不是把所下载的文件马上作为附件粘贴下来，这里就要用到NE主菜单中“工具”选择“批量链接题录”，在弹出的窗口中指定要进行关联的全文位置，选择在哪个文件夹中执行关联查找。再点下一步，到了“模式匹配”，有两种匹配方式：（1）按文件名模糊匹配，使用前提是全文的文件名应该和其对应的题录的标题基本一致，越一致，匹配的准确度越高；（2）按映射文件精确匹配。

通过多途径采集的文献信息可能会存在重复，重复的数据不但浪费系统的物理空间，也给数据的维护、文献阅读带来麻烦。NE提供了数据查重和快速删除的功能，打开“工具”菜单下的“查找重复题录”窗口，选择待查重的文件夹和查重依据后，即可开始查重。对查出的重复数据利用键盘的Delete键即可一次性予以删除。

5.阅读文献资料，做好读书笔记，变隐性知识为显性知识

阅读各种文献资料，就是知识的内在化，是个人吸收显性知识并使其个人化为隐性知识的过程。这是文献管理软件的意义所在，如果不去认真阅读相关文献资料，进行深入思考，一个整理得再好的文献数据库也没有意义。过去为了研究某一方面的问题，要做成千上万张读书卡片，要写大量读书笔记，这些资料管理困难，查阅费时，有了NE，读某一本书或一篇文章如果有感想，我们马上可以在题录上点击右键“为题录增加笔记”或按F4，就会出现一个类似Word的编辑器，它同样支持表格、图形、公式。保存之后就会在该题录上予以标记。如果有什么其他的文字资料，也可以作为附件粘贴在题录中。如果是基于文字的电子图书，可以把相关内容直接拷贝下来粘贴在笔记里。如果是基于扫描的电子图书，相关的阅读软件一般也会提供图像拷贝或OCR识别功能，这样也可粘贴在笔记中。对于纸质书籍，也可以使用扫描仪获取图像再进行识别或直接粘贴。这样一个专题的数据库就做到了全面“电子化”，如图4所示。

6.捕捉灵感，利用数据库撰写论文进行创新，形成知识产品

知识外在化是将隐性知识清晰地表述为显性知识的过程。在知识转换的四种模式中，外在化是知识创新的关键，因为它从隐性知识中引发出新的明晰的概念。当隐性知识变得明晰起来，知识就具体化了，就可以让人分享，从而成为新知识的基础。此时我们可以运用“头脑风暴法”激发自己的想象力，以期从中发现有益的构思的方法。“‘头脑风暴法’通过有意识地加速这种映射，使映射更加清晰化，从而间接地获得人们的隐性知识。”[2]此时，思考便是创作的主要工具，可以利用思维导图等软件将进行文章构思，并随时将自己的成果保存在NE中。

到了论文写作的阶段，我们要充分利用NE的便利。打开Word，同时打开已安装的NE，在Word中将鼠标指在要插入文献的位置，然后切换到NE程序中，选择要引用的参考文献，然后选择插入引文就可以了。当完成写作后，可以根据要投稿杂志的需求进行参考文献的排列。尽管NE提供了很多杂志的排版格式，但如果默认的过滤器列表中没有合适的过滤器，可以自己制作过滤器，制作或者下载过滤器后，通过“过滤器管理器”安装就可以了。

知识与其他资产不同，不具有独占性。一个人的知识传送给其他人后，他不仅拥有这种知识，甚至通过互动，知识还会增加。我们在写成论文后，就可以将自己的知识产品选择合适的刊物，进行发表，以达到知识管理的社会化，完成知识的共享与交流，实现知识的价值，同时促使个人在知识的传播与共享中到启发与提高，完成知识的融合与升华，最终实现个人知识的增值。

四、结束语

知识创新是知识管理的本质。随着知识经济的到来，人类正在进入知识社会。基于知识在未来社会中的重要作用，创业与创新将成为这场变革的核心。而这两种新生事物在壮大的过程中所面临的主要问题，无不涉及新兴的技术知识和管理知识。从这个意义上讲，知识管理必然会渗透到社会的各个领域,成为决定个人、企业乃至国家竞争能力的关键因素。[2]

专题研究从知识的收集开始，最终达到知识的创新。知识收集只是知识管理的起点，而论文需要的是对其主题有用的知识，因此必须对知识进行加工处理。知识积累是知识管理的基本原则，人类的每一次进步与创新都是建立在之前知识积累的基础上。但是，积累本身不是目的，而是创新。现代管理学大师德鲁克曾说过，管理是一种实践，其本质不在于“知”，而在于“行”；其验证不在于逻辑，而在于成果，其唯一权威就是成就。[3]

[1]钟志贤.面向知识时代的教学设计框架——促进学习者发展[M].北京:中国社会科学出版社,2006:47.

[2]张润彤,曹宗媛,朱晓敏.知识管理概论[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2004:140.

[3]德鲁克著,陈小白译.管理：任务、责任、实践[M].北京:华夏出版社,2007.

（编辑：隗爽）

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1673-8454（2011）07-0068-04