NoteFirst软件在专题文献管理中的应用

张 颖

（杭州师范大学图书馆，浙江 杭州 310036）

随着信息技术的发展，海量的文献存储在数据库和网页中，如何有效、全面地收集并管理某个专题的文献成为图书馆员和科研工作者的困惑。近年来，许多图书馆纷纷建立了专题文献库或为读者提供专题咨询服务，各软件商也把重点放在开发一款基于云计算的网络版文献管理软件。代表产品有国外的EndNote Web、Mendeley、Zotero和国内的新科学（http://www.xinkexue.com/portal.php）[1]、NoteFirst。

NoteFirst是由西安先知信息公司于2010年4月研发，是国内首款面向云用户的知识管理和科研协作系统。现最新版本是2013年5月10日发布的V3.2。该软件采用单机版+网络版设计，可实现题录信息的同步更新和数据自动备份。它全面支持中文和国标GT/B 7714-2005《文后参考文献著录规则》，能满足SCI、EI收录期刊双语参考文献格式的要求。值得一提的是，软件还开发了文献订阅功能，能满足人们收集最新文献资料的需求。用户通过此款软件可以实现个人知识管理、论文写作、团队科研协作、机构知识库建设等[2,3]。该软件目前已在全国500多所高校图书馆、公共图书馆、科研机构或研发型企业使用或试用，个人注册用户十万有余，分为普及版、专业版和高级版，普及版用户可永久免费使用[4]。三个版本在功能上没有任何差异，只是在使用权限上稍有区别，例如：插入引文数量、文献管理容量、可授权电脑数等[5]。笔者在实践中发现，NoteFirst V3.2具有较高的知识管理效率，能很好地应用于专题文献的收集和管理中。图1为其简单功能示意图。

图1 利用NoteFirst管理专题文献功能示意图

1 专题文献库的构建

1.1 文献订阅

NoteFirst软件内嵌文献订阅器，提供RSS订阅和主题订阅两种模式。前者通过网站的RSS源实现动态实时链接，将最新的网站内容下载到本地[6]。该功能可实现对期刊、博客、网页等内容的订阅。通过软件提供的RSS源列表，目前用户可方便地查询到23000余种中外文学术期刊的RSS源。主题订阅也称关键词订阅，可通过关键词获取某主题在某个数据库中的最新文献。订阅后每次登录软件，系统便会自动搜索该数据库中符合条件的最新文献，非常适用于需长期跟踪某专题文献的用户。已经成功订阅到本地的文献可直接打开PDF阅读全文，也可把认为有价值的文献题录导入到专题文件夹中。目前NoteFirst V3.2支持主题订阅的数据库有：知网、万方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest和 PubMed。

1.2 文献题录的导入

同其它文献管理软件一样，NoteFirst也提供多种题录导入的方式。针对具体的某一篇文献可采用手动添加、浮标在线添加和NoteFirst保存题录三种方式。手动添加是在软件的工具栏中点击“新建题录”，在弹出的对话框中手动逐项输入文献信息，然后保存即可生成一条题录。浮标在线添加是在检索出的含有题录信息的某篇文献的原始页面，点击软件浮标中的“保存题录”，软件就会自动收集该篇文献的题录信息。NoteFirst保存题录同浮标在线添加有异曲同工之处，也是在检索出的含有题录信息的原始页面，鼠标右键选择“NoteFirst保存题录”，软件自动收集并保存该条题录，但该功能目前只支持IE6以上的浏览器。对于纸质型的书刊，在线更新失败的题录、非专业期刊数据库的页面文献[6]可以通过这三种方式导入题录文件。

在进行专题文献查找时，往往检索出来的结果很多，这就需要对题录进行批量导入。可直接进入图书馆资源中的某个数据库或通过软件中的“在线数据库”检索。目前NoteFirst V3.2支持在线检索的数据库有：知网、万方、维普、SCI、Scopus、Wiley、Nature等46个，但这个数量相对于NoteExpress软件支持200多个在线数据库[7]是较少的。批量导入题录时过滤器的选择至关重要，只有正确选择过滤器才能成功地将题录导入，不同数据库支持导入到NoteFirst中的过滤器种类和数量也不同（见表1）。从表中可以很好地发现，目前中文数据库对NoteFirst的支持较好，提供了较多的过滤器样式，其中知网和万方数据库已经提供NoteFirst过滤器。但遗憾的是，一些外文库还没有提供能批量导入NoteFirst的过滤器，如：PubMed、IEEE等。

2 专题文献库的管理

2.1 文献题录的更新

导入成功的题录信息不一定完整，可通过软件的“题录自动更新”得到更准确全面的信息。题录更新时要选择在线更新的数据库，目前NoteFirst V3.2中只提供知网、万方、Science Direct、SCI、EI、Spring Link、Proquest、PubMed这8种数据库，对于在维普等数据库中导入的题录就无法实现自动更新，只能靠人工干预。准确全面的题录信息是保证引文准确与否的关键。

2.2 文献题录的去重

由于不同数据库收录的文献范围会有交叉，因此从不同数据库中导入到NoteFirst中的题录也会有重复。在添加全文前，应对专题文件夹中导入的全部题录进行去重。但笔者在实际使用中发现，实际相同的两条题录因在不同数据库中录入时标点符号的半角全角、横杠的长短等细微差别，软件无法识别。

2.3 添加全文

进行完专题文献题录的导入和去重工作，需要给文献添加全文以供深入阅读。在计算机连网并且数据库IP授权的前提下，可通过“全文自动下载”来为题录添加全文，稍事等待即可把全文下载到本地计算机和软件服务器上（下载的速度取决于网速），下载到服务器上的题录可实现多台电脑间的数据同步。下载成功后题录前会出现PDF或CAJ的标志，并且该条题录会变成粗体，意思是全文未阅读。双击题录即可打开全文阅读，并对全文进行高亮标注、添加注释、复制、打印等操作。PDF为软件内置阅读器，因此即使本机未安装该阅读器也能打开全文阅读。对于已经下载到本地的全文文献也可上传到NoteFirst软件中，再借助“题录自动更新”功能补充和完善题录信息。

表1 几种常用数据库支持导入NoteFirst中过滤器样式

2.4 添加笔记和附件

在软件中可对题录添加笔记和附件。选中某条题录鼠标右键“添加笔记”即可，但该笔记只能在软件中阅读。可从本地计算机向题录添加文本、PDF、PPT、图片或网页链接等形式的附件，双击后即可在软件中打开阅读，也可非常方便地插入到分析报告中去加以使用[8]。同NoteExpress文献管理软件一样，NoteFirst也提供对文献“价值等级”的标注，用①②③④⑤来表示，等级依次增加。标识了价值等级的文献能让我们很好地辨识该文献对研究所起作用的大小或今后是否还需要再次精读。

2.5 科研成果分享

用户可将文献、读书笔记、实验记录、知识卡片等各类资源在团队内一键分享，供群组内部成员分享学习。逐步积累的资源在未来将自动构建起机构知识库，成为团队历史的记录。在专题文献管理中，团队成员可将收集的资料分享并供他人评阅，不但节省了时间，还有助于发挥团队协作精神、促进彼此间的交流。

2.6 参考文献管理

自动生成参考文献列表是文献管理软件共同的基本功能，包括在文中可自动插入引文标注，在文后生成规范的参考文献列表，增删引文或更换引文样式[9]。用户首次在电脑上安装NoteFirst V3.2软件会在Word（只支持Office 2003/2007/2010）中自动加载NoteFirst插件，但要注意安装时必须保持Word文档未被打开，否则会导致插件安装失败。

投稿时编辑往往会很关注文后参考文献的著录是否规范、格式是否符合本刊。NoteFirst V3.2目前除提供5300余种中外文期刊的引文样式外，用户还可自定义引文样式并能满足SCI、EI收录期刊双语参考文献格式的要求。与其它文献管理软件不同的是，该软件还提供参考文献的校对报告，系统会对所有插入的引文进行自动校对，指出题录存在的错误，如：页码缺失、无英文标题等。

3 结语

利用NoteFirst收集、管理专题文献并应用于论文写作，极大地提高了科研工作者的效率。用户可先通过订阅和导入题录这两种主要方式收集专题文献，然后通过题录更新、去重、添加笔记和全文等实现对专题文献的管理，最后应用于科技论文的撰写工作中。除此之外，NoteFirst还提供图片抓取功能和网页保存功能，可将其制作成知识卡片，帮助用户在日常学习过程中建立起庞大的个人参考资料库。用户还可以按机构、研究方向等建立群组，将重要的文献和知识无障碍地在团队内部共享，实现团队任务管理和机构知识库建设。

总而言之，NoteFirst这款新生代的中文文献管理软件拥有众多优点，使用起来上手也比较快。但就目前来看，软件的稳定性和兼容性较差，而且支持在线检索、题录自动更新和全文下载的数据库种类太少。软件开发商如能尽快解决这些问题，将会为该软件迎来更多的用户群。可能很多科研工作者或图书馆员目前还不了解或不熟悉NoteFirst文献管理软件，将其应用于专题文献的收集与管理中也将为该软件的推广使用起到一定的示范作用。

〔1〕郑玉萍.参考文献管理软件比较分析〔J〕.科技情报开发与经济，2013（10）：122-125

〔2〕刘敏.参考文献管理软件的探讨和应用实践〔J〕.山东图书馆学刊，2012（4）：75-77

〔3〕刘菊红.网络版参考文献管理软件——NoteFirst评析〔J〕.科技视界，2012（17）：168-169

〔4〕马云辉.NoteFirst软件在科技查新中的应用〔J〕.情报探索，2012（10）：73-76

〔5〕西安先知信息技术有限公司.购买与充值［EB/OL］.［2013-12-24］.http：//www.notefirst.com/pay/

〔6〕程翔.应用NoteFirst构建个人知识库〔J〕.无线互联科技，2012（8）：62，64

〔7〕邓智心，程庆荣.基于NoteExpress的桉树专题文献数据库的建立、管理和应用〔J〕.广东林业科技，2011（5）：78-82，90

〔8〕周新跃.Notefirst在专家知识服务中的应用实践〔J〕.新世纪图书馆，2013（8）：46-49

〔9〕周新跃.Notefirst与CNKI个人数字图书馆在专家知识服务中的应用与比较〔J〕.晋图学刊，2013（5）：27-31