浅议excel函数vlookup、if在编制会计表格中的应用

王建敏

（临沂大学 费县分校，山东 临沂 273400）

浅议excel函数vlookup、if在编制会计表格中的应用

王建敏

（临沂大学 费县分校，山东 临沂 273400）

Excel作为功能强大的电子表格应用软件，广泛应用到各个领域.公式与函数是其核心，本文介绍了vlookup、if函数的语法规则、使用范围、注意事项，举例说明vlookup、if函数在会计表格中的应用.

vlookup函数；if函数；语法；使用

随着计算机应用技术的广泛应用，在会计数据信息领域提高了工作效率.以往都要花费大量的精力手工制作工资奖金表、各类销售表、成本表等.自从计算机技术应用于会计工作之后，改用Excel（电子表格）来替代传统的手工计算，大大地提高了工作效率.现以用Excel2003中的vlookup、IF函数为例，将其操作过程做简单介绍.

1 vlookup（）函数

1.1 语法规则

该函数的语法规则如下：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num,range_lookup)

表1

参数具体说明：

（1）Lookup_value参数说明：

Lookup_value为需要在数据表第一列中进行查找的数值.Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串.

（2）Table_array参数说明：

Table_array为需要在其中查找数据的数据表.使用对区域或区域名称的引用.

（3）col_index_num参数说明：

col_index_num为table_array 中待返回的匹配值的列序号.col_index_num为1时，返回table_array 第一列的数值，col_index_num为 2时，返回table_array第二列的数值，以此类推.如果col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!；如果col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP 返回错误值#REF!.

（4）range_lookup参数说明

Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配.如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值.也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值.如果lookup_value为FALSE，函数VLOOKUP将查找精确匹配值，如果找不到，则返回错误值#N/A.

1.2 适用范围和使用举例

一般来说，VLOOKUP函数适用在于数据信息条比较多的表格中取数应用.财务部门通常在编制各类表格的时候常用.下面以“产品销售表”举例说明VLOOKUP函数的使用方法.

假设在Sheet1中存放小麦、水稻、玉米、花生等若干农产品的销售单价：

表2 sheet1（产品销售单价表）

sheet2为销售清单，每次填写的清单内容不尽相同：要求在Sheet2中输入农产品名称、数量后，根据Sheet1的数据，自动生成单价和销售额.设表3为 Sheet2：

表3

在D2单元格里输入公式：=C2*B2；

在C2单元格里输入公式：

=VLOOKUP（A2，Sheet1!A2:B100，2，FALSE）.

如用语言来表述，就是：在Sheet1表A2:B100区域的第一列查找Sheet2表单元格A2的值，查到后，返回这一行第2列的值.

这样，当Sheet2表A2单元格里输入的名称改变后，C2里的单价就会自动跟着变化.当然，如Sheet1中的单价值发生变化，Sheet2中相应的数值也会跟着变化.其他单元格的公式，可采用填充的办法写入.

1.3 vlookup函数使用注意事项

通过上述举例，相信大家都可以使用，在使用过程中，需要关注一下几个细节问题

（1）VLOOKUP函数的完整语法中的括号里有四个参数，这些参数都是必需的.最后一个参数range_lookup是个逻辑值，我们常常输入一个0字，或者False；其实也可以输入一个1字，或者true.两者的区别是：前者表示的是完整寻找，找不到就传回错误值#N/A；后者先是找一模一样的，找不到再去找很接近的值，还找不到也只好传回错误值#N/A.

（2）Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数值、文字字符串、或参照地址.我们常常用的是参照地址.用这个参数时，有三点要特别提醒：

A）参照地址的单元格格式类别与去搜寻的单元格格式的类别要一致，否则的话有时明明看到有资料，就是取不过来.特别是当参照地址的值是数字时，最为明显，若搜寻的单元格格式类别为文字，虽然看起来都是123，但是就是取不出东西来的.

B）第二点提醒的，我们在使用参照地址时，有时需要将lookup_value的值固定在一个格子内，而又要使用下拉方式（或复制）将函数添加到新的单元格中去，这里就要用到“$”这个符号了，这是一个起固定作用的符号.比如说我始终想以D5格式来取数据，则可以把D5弄成这样：$D$5，则不论你如何下拉、复制，函数始终都会以D5的值来取数据.

C)用“&”连接若干个单元格的内容作为查找的参数.在查找的数据有类似的情况下可以做到事半功倍.

（3）Table_array是搜寻的范围，col_index_num是范围内的栏数.Col_index_num不能小于1，其实等于1也没有什么实际用的.如果出现一个这样的错误的值#REF!，则可能是col_index_num的值超过范围的总字段数.

2 IF（）函数

2.1 语法规则

if函数含义是执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果.即判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另外一个值.可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测.

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

表4

参数说明：

（1）Logical_test表示计算结果为 TRUE或FALSE的任意值或表达式，也就是说是一个条件表达式.例如，A10==100就是一个逻辑表达式，如果单元格A10中的值等于100，表达式即为TRUE，否则为FALSE.特别说明的是本参数可使用任何比较运算符（一个标记或符号，指定表达式内执行的计算的类型.有数学、比较、逻辑和引用运算符等.）.

（2）Value_if_true表示 logical_test为 TRUE 时返回的值.例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且logical_test参数值为TRUE，则IF函数将显示文本“预算内”.如果logical_test为TRUE而value_if_true为空，则本参数返回0（零）.如果要显示TRUE，则请为本参数使用逻辑值TRUE.value_if_true也可以是其他公式.

（3）Value_if_false表示 logical_test为 FALSE时返回的值.例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且logical_test参数值为FALSE，则IF函数将显示文本“超出预算”.如果logical_test为FALSE且忽略了value_if_false（即value_if_true后没有逗号），则会返回逻辑值FALSE.如果logical_test为FALSE且value_if_false为空（即value_if_true后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回0（零）.VALUE_if_false也可以是其他公式.

2.2 适用范围和使用举例

根据IF函数的概念，可以看出该函数适用范围用于条件判断选择取数的应用.现在先用简单的例子说明这个问题：

表5

若在单元格C2编辑=IF(A2>B2,“超支”,“节余”)；则C2单元格显示“超支”字样；说明：当A2>B2时，C2单元格取数“超支”，否则取数“节余”.

若在单元格C3编辑=IF(A3>B3,“超支”,“节余”)；则C3单元格显示“节余”字样；说明：当A3>B3时，C3单元格取数“超支”，否则取数“节余”.

其他行次可以通过下拉或复制取数显示.

2.3 if函数使用注意事项

（1）函数IF最多可以嵌套七层，用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件.我们可以以2011.9月起新工资薪金个税税率表为依据，核算职工个人所得税为例：

2011.9 月起新工资薪金个税税率如表6.

表6 工资、薪金所得适用

表7 个税核算表

在编辑公式时，可以在C2单元格内编辑=IF(B2<=1500,B2*0.03,IF(B2<=4500,B2*0.1-105,IF(B2<=9000,B2*0.2-555,IF (B2<=35000,B2*0.25-1005,IF (B2<=55000,B2*0.3-2755,IF(B2<=80000,B2*0.35-5505,B2*0.45-13505))))))，则单元格C2会显示36，通过下拉填充或复制的办法，依次可以得出其他职工的个税，C3显示195；C4显示3995，C5显示9245，C6显示 445.

（2）公式中的所有字符必须是英文状态下半角录入，且括号是配对的不能少一个.

综上仅仅介绍了vlookup、if函数在会计数据信息的操作应用，可见通过excel强大的的函数功能，我们可以极大地提高工作效率.当然还有很多函数、甚至函数间的嵌套使用功能.大家可以举一反三进行实务演练，提高excel函数应用能力.

〔1〕宋翔.EXCEL公式与函数大辞典[M].北京:人民邮电出版社,2010.

〔2〕（美）阿代尔.EXCEL在财务管理中的应用[M].北京:中国人民大学出版社,2007.

〔3〕全国人民代表大会常务委员会关于修改《中华人民共和国个人所得税法》的决定[S].2011-6-30.

TP312

A

1673-260X（2011）11-0025-03