浅析从内部控制角度看应收帐款的管理

2011-10-09南京林业大学经济管理学院陈琰

财经界(学术版) 2011年8期

南京林业大学经济管理学院陈琰

所谓的内部控制，是单位为了实现经营目标，保护资产的完全整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。而应收帐款则是指该账户核算企业因销售商品、材料、提供劳务等，应向购货单位收取的款项，以及代垫运杂费和承兑到期而未能收到款的商业承兑汇票。应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权。因此，应收账款的确认与收入的确认密切相关。通常在确认收入的同时，确认应收账款。该账户按不同的购货或接受劳务的单位设置明细账户进行明细核算。想要从内部控制角度看应收帐款的管理，必须要有一套可行的管理方法。

一、应收账款管理的主要内容

应收帐款管理的内容主要有：

(一)限额和时间

限额和货款收回的时间控制应收帐款的两大要素，同时，为了更进一步，吸引客户，提高竞争能力，企业会以赊销手段来扩大市场占有率，这是借助商业信用来增加销售收入。通过实现销售，取得货币资金，是企业用来补偿生产经营中的各种耗费，以确保企业营运资金的循环周转，因此控制应收帐款的额度和期限是非常关键的。

(二)成本和风险

应收的帐款的持有成本和风险是要做好充分准备，采用信用政策，这就意味着企业要放弃一定的资金时间价值，信用规模越大，期限越长，失去资金时间价值就越多，变现的不确切性风险就会越来越大，可能出现的坏帐就越来越多，代价也就越来越高。

(三)催收帐款

对于快到期和逾期应收帐款要进行催收，避免企业资金流失。企业在回收应收帐款的过程中遇到的困难，又或者是应收帐款的可能变成坏帐损失时，要立即上诉法律，主动争取法律的保护。

二、应收帐款内部控制的方法

(一)职务分离制度

销售过程中可能出现一些违法乱纪，让企业利益受到损害，可以进行不相容职务分离。换句话说，客户接单的人不可以同时负责该笔定单的核准付款以及客户信用调查的工作；制定销货通知的人不可以同时进行商品发货；开发票的人不可以负责审核发票；应收帐款摘记的人不可以同时进行货款的收取和退款工作；会计人员不可以进行销售业务。

(二)建立授权批准制度

企业经营管理就像是一个系统工程，合理授权是为保证系统的正常运行的基础。对应收帐款而言，企业的销售人员在未经授权的情况下，是不能擅自作主赊销某商品。要严格明确各项授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施等。

(三)制定科学的应收帐款信用政策及现金折扣政策

应收帐款效果的如何，全依赖于企业本身的信用政策。信用期太短，无法扩大销售，无法吸引客户。信用期过长，所取得的利润收益会被相应增长的收帐成本所抵消，使得坏帐风险越来越大。企业内部一定要慎重，对不同的客户要采用不用的信用标准，对于赊销的对象要做好摸底工作，对其资信进行调查，减少不必要的损失。对长期合作的客户可以采取一定的优惠政策，合作达到一定程度进行相应的现金折扣等，来稳定老客户，吸引新客户。

(四)建立坏帐损失责任追究制度

对于赊销业务所造成损失要制定一个坏帐损失责任追究制度，企业内部控制制度健全，将会给企业带来不必要的损失。谁赊谁清收，这样可以调动相关人员对赊账业务的关注及赊账清理的积极性，可以及时的催收账款。

(五)建立规范的应收帐款对帐制度

企业应建立定期或不定期地与客户的对帐制度，及时了解其财务状况并将相关信息通报给销售部门，以便及时采取有效措施，减少坏帐损失。规范的对帐工作应由独立于销售部门的财会部门操作，定期对帐，如有异常，应随时与客户核对。核对时采用标准对帐单，履行各种手续，确保法律效力。

(六)建立严格的应收帐款收账监督制度

一般而言，客户逾期拖欠账款时间越长，账款催收的难度越大，成为坏账损失的可能性也就越高。应收帐款发生后，企业应采取各种措施，尽量争取按期收回款项。为此，企业必须要做好应收账款的账龄分析，密切注意应收账款的回收进度和出现的变化。通过账龄分，企业可以了解到以下信息：有多少欠款尚在信用期内；有多少欠款超过了信用期；有多少应收账款，可能会成为坏账，从而制定出经济可行的收账政策，根据帐龄的长短，采取不同的催收方式。

(七)科学的应收帐款会计管理制度

在账务上，企业要指定专人具体负责赊销业务的明细管理，按赊销单位全称及经办人设立台账，详细、序时地记载赊销商品的数量和金额。定期编制应收帐款余额核对表，寄送客户核实，编制该表的人不能同时担任记录和调整应收帐款的工作。同时，账务管理者还要密切关注每批商品的赊销时间，并勤于向企业负责人汇报，避免超诉讼时效账款发生。