国企人事档案管理初探

徐鹏

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据。国企人事案是国家人事档案的重要组成部分，随着国有企业体制改革的不断深入，给国有企业人事档案工作增加了新的挑战。

人事档案管理模式应向开放式管理变革

随着国有企业体制的与时俱进，人力资源制度也相继经历了多次改革，与此相关的人事档案工作，若还按照旧的那一套人事档案管理方式，就无法适应当今企业发展的要求。

一是由于企业人事档案已经减弱了政治化、神秘化的程度，档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多。

二是企业人员的“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要。特别是企业用人人员变动日益频繁，加上用工性质构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织和人力资源部门分开管理。

三是企业的发展离不开人才，无论考核、选拔和任免合格或优秀管理人才、技术人才，还是招聘大学毕业生，都不能忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性。那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

信息技术和互联网络的突飞猛进，改变了企业人事档案管理和服务方式，完全可以实行集中开放式管理模式，将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息能够进行开放的交流。

人事档案管理制度应健全与完善

国有企业人事档案的性质要求人事档案工作必须严格按照规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全人事档案管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。

一是遵循《材料归档制度》。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

二是遵循《检查核对制度》。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，也包括对人事档案保管的环境进行检查。 检查核对一般要定期进行。

三是遵循《转递制度》。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；最后包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

四是遵循《查阅利用制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。对档案材料严禁涂改、圈划、抽取、撤换。

重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

加强人事档案管理队伍建设

人事档案管理队伍要不断提高综合素质，做到知识化、年轻化、专业化。按照与时俱进、科学发展的要求，人事档案管理队伍建设仍存在需要加强和改进的问题。一是人员配备严重不足，有的甚至没有明确的管理人员，或者兼职人员主要精力不在档案管理上。二是人事档案管理队伍整体素质不高，有的档案管理人员在政治上原则性不强，业务不熟悉，工作不踏实，应付了事。三是部分人员工作不安心，缺乏奉献精神，影响了档案管理的质量。为此，我们应该注重加强档案管理队伍建设。

首先，注重在人事档案管理队伍中不断注入新鲜血液。要适时调配或招聘具有相关专业知识、技术和技能的人才充实档案管理队伍。要敢于使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻同志。

其次，注重保持人事档案管理队伍的相对稳定。人事档案工作政策性、保密性和连续性强，因此，从维护人事档案工作的长远利益考虑，加强档案人员的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作，以维护队伍的稳定。

最后，要重视对人事档案人员的继续教育。一是注重实用性。应结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，讲究实效。二是拓宽知识面。为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本业务最新发展的动态。

（作者单位：河南煤业化工集团鹤煤十矿组干科）